Kierownik wycieczki
Kierownik trasy (lub kierownik trasy koncertowej ) to osoba, która pomaga zorganizować administrację harmonogramem występów grupy muzycznej (zespołu) lub artysty w sekwencji miejsc ( trasa koncertowa ). Generalnie zarządcy dróg zajmują się szczegółami tras koncertowych dla ich konkretnego zespołu, podczas gdy menedżerowie tras są wykorzystywani do nadzorowania logistyki, finansów i komunikacji podczas tras jako całości. Tak więc na każdej trasie możesz mieć kierowników tras opiekujących się każdym zespołem, a także kierownika trasy odpowiedzialnego za opiekę nad całą trasą. Bardzo często Tour Manager jest także kierownikiem trasy koncertowej zespołu.
Występy na trasie koncertowej są rezerwowane przez agenta ds. rezerwacji aktu , który współpracuje z promotorami koncertów w celu umieszczenia aktu w odpowiednich miejscach i na festiwalach w ramach czasowych i na terytorium uzgodnionym z kierownictwem aktu . Poszczególni promotorzy koncertów negocjują wymagania finansowe, techniczne i gościnność artysty oraz składają ofertę agentowi rezerwacji na koncert. Ogłoszenie trasy i sprzedaż biletów następuje po uzgodnieniu dat tras. Ponieważ współczesne trasy koncertowe wiążą się ze złożonymi ustaleniami finansowymi, prawnymi i technicznymi, agent rezerwacji lub kierownik artysty zatrudnia kierownika wycieczki do zorganizowania logistyki, personelu, komunikacji i harmonogramu. Menedżerowie tras koncertowych to zazwyczaj freelancerzy pracujący na zasadzie tour-by-tour.
Obowiązki
Kierownik wycieczki otrzymuje plan wycieczki od agenta rezerwacji lub menedżera artysty. Pracując z tego planu podróży, kierownik wycieczki zajmuje się następującymi czynnościami.
Budżetowy
Plan podróży zawiera informacje o potencjalnych dochodach z biletów (opłatach) za każdy pokaz. Korzystając z tych informacji, kierownik wycieczki może opracować budżet wycieczki, obliczając koszty wynagrodzeń załogi, diet , zakwaterowania, transportu, sprzętu nagłaśniającego, oświetleniowego i wideo, wiz i pozwoleń na pracę, prób i innych wydatków, takich jak prowizje agenta rezerwacji. Cotygodniowe raporty są przesyłane do kierownika firmy.
Postęp
Awans to proces kontaktowania się z każdym promotorem i miejscem w celu zapewnienia spełnienia wymagań technicznych i gościnności artysty ( jeźdźca ) oraz rozwiązania wszelkich problemów, które organizator lub miejsce może przewidzieć. Jeździec artysty obejmuje catering, produkcję (nagłośnienie, oświetlenie, potrzebni pomocnicy), bezpieczeństwo, pokaz ogólny i kwestie prawne. Podczas procesu awansu kierownik wycieczki sprawdza nazwiska i adresy osób kontaktowych, godziny przybycia, czasy ładowania sprzętu, czasy prób dźwięku i występów, wszelkie występy wspierające / otwierające oraz godziny policyjne z muzyką na żywo.
Informacje te są zbierane w „książce tras koncertowych”, która jest wydawana zespołowi i ekipie. Obecnie jest to zazwyczaj oglądane online.
Na drodze
Kierownik trasy podróżuje z zespołem na trasie. Praca na drodze różni się w zależności od rodzaju i stopnia powodzenia aktu. Codzienne obciążenie pracą kierownika wycieczki może obejmować:
- Nadzór nad punktualnymi wyjazdami z hoteli
- Rozliczanie rachunków za zakwaterowanie
- Nadzorowanie organizacji podróży; tj. zespół i ekipa do autobusu lub na lotnisko w odpowiednim czasie
- Płacenie diet zespołowi/artyście i ekipie
- Nadzorowanie przybycia na miejsce - podwójne sprawdzanie gościnności i ustaleń technicznych
- Uzgadnianie aktualnego porządku z miejscem i promotorem
- Nadzór nad działaniami promocyjnymi; tj. wywiady telewizyjne, radiowe i prasowe na miejscu lub w innych miejscach
- Nadzorowanie operacji konfiguracyjnych
- Nadzorowanie wszelkich aktów wspierających lub otwierających
- Zapewnienie, że miejsce jest gotowe do otwarcia na czas poprzez nadzorowanie czasów prób dźwiękowych
- Współpraca z działem transportu w sprawie wyjazdów na kolejne dni
- Dopilnowanie, aby wszystkie czynności zostały wykonane na czas i w wyznaczonym czasie
- Rozliczenie opłaty za wyniki z promotorem i odzyskanie należnej gotówki
- Zapewnienie, że cały sprzęt turystyczny zostanie przepakowany i załadowany z powrotem do środka transportu turystycznego
- Przygotowywanie grafików zespołu i ekipy na następny dzień
- Nadzorowanie zespołu i załogi w odpowiednim nocnym transporcie lub do następnego hotelu
- Zgłaszanie danych dotyczących frekwencji tego programu do kierownictwa i agenta ds. rezerwacji
- Rozwiązywanie nieprzewidzianych problemów i sytuacji awaryjnych
- Zamawianie jedzenia po koncercie dla zespołu i ekipy
- Przygotowanie dokładnego budżetu wycieczki do zatwierdzenia przez kierownika i kierownika biznesowego
- Codzienne rozliczanie wycieczek, jeśli nie ma księgowego wycieczek
- Przygotowanie książki wycieczki (trasy), która zawiera informacje takie jak szczegóły miejsca, hotelu, organizatora, harmonogram pokazów i szczegóły dziennej podróży
- Zatrudnienie ekipy drogowej (roadies)
- Nadzoruje tworzenie przepustek za kulisy wycieczek
- Koordynuje wynajem sprzętu (nagłośnienie, światła, backline) z kierownikiem produkcji
- Koordynuje wszelkie wizy i pozwolenia na pracę potrzebne do zwiedzania świty
- Zajmuje się odliczeniami podatkowymi zagranicznych artystów (jeśli dotyczy) z menedżerem biznesowym i promotorem
- W razie potrzeby aktualizuje klauzulę kontraktu z artystą
- W razie potrzeby koordynuje ładunki lotnicze, morskie i lądowe
- Koordynuje zamawianie materiałów koncertowych (struny do gitary, pałeczki perkusyjne, baterie itp.) w razie potrzeby
- W razie potrzeby koordynuje tworzenie pokazów scenicznych, takich jak tła i siatki
- W razie potrzeby przygotowuje karnety na sprzęt z firmami spedycyjnymi
- W razie potrzeby nadzoruje tworzenie wykresów scenicznych i wykresów wejściowych z ekipą sceniczną i dodaje je do jeźdźca
- Uzupełnia codzienną listę gości dla zespołu i ekipy
- Wspiera handlowca w razie potrzeby