Odprawa pacjenta
Odprawa pacjenta to proces, w którym pacjenci meldują się, aby rozpocząć rejestrację w placówce opieki zdrowotnej za pomocą schowka, tabletu elektronicznego, ekranu dotykowego, kiosku lub innej metody, czasem samoobsługowej. Przyjmowanie pacjentów rozpoczęło się już w czasach rzymskich, kiedy to pacjenci czekali na specjalne usługi w specjalnie do tego celu zbudowanych szpitalach. Rzymianie jako pierwsi mieli szpitale z lekarzami wyznaczonymi do konsultacji i obserwacji pacjentów. Przed Rzymianami wiele kultur, takich jak Grecy, polegało na świątyniach i bogach, aby leczyć za pomocą sił nadprzyrodzonych. Ponieważ usługi dla pacjentów stały się bardziej dostępne, pojawiła się potrzeba posiadania jakiejś metody śledzenia pacjentów w momencie ich przybycia.
Historia
Przez wiele lat i do dziś rejestracja pacjentów odbywała się głównie za pomocą papieru, notatnika i ołówka. Następnie, 21 sierpnia 1996 r., prezydent Clinton podpisał ustawę HIPAA, która zawierała zasadę prywatności mającą na celu ochronę prywatności pacjentów. Zasada prywatności weszła w życie 14 kwietnia 2003 r., zmieniając sposób, w jaki szpitale, gabinety lekarskie, ambulatoryjne ośrodki opieki ambulatoryjnej, kliniki i ośrodki chirurgiczne myślały o gromadzeniu, udostępnianiu i świadomym ujawnianiu chronionych informacji zdrowotnych (PHI). Ponadto komputery zaczęły ewoluować, dzięki czemu instytucje stały się bardziej przystępne cenowo na zakup niezbędnego sprzętu do elektronicznego systemu odprawy, który zastąpił tradycyjne papierowe arkusze wpisów. W późniejszych latach tablety i urządzenia z ekranem dotykowym nadal rosły pod względem funkcjonalności i akcesoriów, stając się jednocześnie łatwiej dostępne i niedrogie.
Technologia dzisiaj
Placówki opieki zdrowotnej zdają sobie sprawę, że zgodność z ustawą HIPAA i wydajność nie są już opcjonalne, jeśli chcą zapewnić wysokiej jakości opiekę zdrowotną i uniknąć wysokich opłat i kar. Rejestracja pacjentów jest jednym z tych obszarów usprawnień dla organizacji opieki zdrowotnej motywowanych projektami HIPAA , Meaningful Use i Lean/ Six Sigma . Opieka zdrowotna wreszcie zaczyna wdrażać technologie, które inne branże wdrażały i na których polegały od wielu lat. Jak odkryły linie lotnicze, hotele, kina, wypożyczalnie filmów i sklepy spożywcze, opcje samoobsługi zapewniają wyższą przepustowość, zmniejszają liczbę błędów i poprawiają zadowolenie klientów. Podsumowując, sprawiają, że organizacja jest bardziej wydajna, a tym samym bardziej opłacalna. Szpitale i kliniki zdają sobie sprawę, że mogą po prostu zastąpić papierowe formularze rejestracyjne tabletem lub kioskiem montowanym na ścianie lub na podłodze, aby uzyskać ogromny wzrost wydajności.
Obawy
Utrata osobistego kontaktu – wprowadzając samoobsługowy proces meldunkowy, jednym z nieporozumień jest ryzyko utraty osobistego kontaktu z pacjentem. Prawda jest taka, że system meldunkowy oddziela osoby rejestrujące się od rozmów chronionych przez ustawę HIPAA między personelem gabinetu a pacjentami przy oknie. Ponadto pacjent szybciej się loguje, ponieważ system znajduje się bliżej drzwi. Chociaż pokonuje cele odprawy, niektóre organizacje łagodzą to, zapewniając powitanie konsjerża, aby powitać pacjentów i pomóc im. Oczywiście jest to dodatkowy koszt dla urzędu. Inne sprawiają, że jest to całkowicie opcjonalne, więc pacjenci, którzy lubią kontakt z żywą osobą lub czują się onieśmieleni technologią, nadal mogą mieć możliwość skorzystania z tradycyjnego procesu osobistego lub papierowego. Korzystając z przyjaznego konsjerża lub opcjonując elektroniczną odprawę, organizacja może nadal korzystać z ulepszonego przepływu pracy, obsługiwać tych, którzy nie mogą korzystać z technologii, przy jednoczesnym zachowaniu osobistego kontaktu i wysokiego poziomu obsługi pacjenta.
Kradzież – znikające tablety i pagery są dużym problemem dla wielu organizacji inwestujących w sprzęt. Najlepszym sposobem na złagodzenie tego jest prawidłowy montaż sprzętu za pomocą kiosków montowanych na blacie, ścianie lub podłodze z elementami zabezpieczającymi (śruby gwiaździste i zamki na klucz). Jeśli używany jest niezamontowany tablet stołowy lub kiosk, kradzież można wyeliminować, umieszczając urządzenia blisko personelu – najlepiej na tym samym blacie, na którym poprzednio znajdowała się papierowa karta logowania. Jeśli tablety, pagery lub urządzenia są rozdawane pacjentom w celu odczytania i zebrania różnych danych, dobrą praktyką może być zebranie minimalnej ilości danych, takich jak imię i nazwisko, data urodzenia i zdjęcie, aby zapewnić odpowiedzialność, a następnie przypisanie aktywów do osobę, aby można było ją śledzić. Kolejną dodatkową zaletą wielu nowszych tabletów jest możliwość przejścia w tryb blokady, posuwając się nawet do przechwytywania informacji GPS, a następnie zgłaszania tego, gdy połączenie jest dostępne. Systemy te zapewniają niedrogi sposób ochrony inwestycji, jeśli kradzież nadal stanowi problem.
Akceptacja pacjenta – wiele organizacji uważa, że osoby starsze lub osoby niekomfortowe z technologią mogą mieć trudności z korzystaniem z elektronicznej rejestracji pacjentów. Jednak ekran o odpowiednim rozmiarze w połączeniu z odprawą w stylu kreatora wymagającym minimalnej liczby wpisów może znacznie poprawić współczynnik akceptacji pacjentów. Ponadto oferowanie monitów i pytań w wielu językach może jeszcze bardziej poprawić akceptację użytkowników. Inną metodą, która może poprawić akceptację pacjentów, jest powiązanie kiosków z personelem powitalnym lub konsjerżem, który może pomóc pacjentom przejść przez proces, wyjaśnić proces, pomóc im w odprawie, zaproponować napój i wskazać im miejsce. Ta usługa może być często oferowana przez wolontariuszy.
Złożoność - Pierwsza myśl to mieć kiosk, który sprawi, że pacjenci będą weryfikować swoje dane osobowe, aktualizować historię medyczną, sprawdzać ubezpieczenie, pobierać współpłacenie, drukować paragon. podpisać zrzeczenie się, a następnie zapytać, jakie mają objawy. A wszystko to, zanim zobaczą kogokolwiek w biurze. Chociaż są to świetne pomysły, weź pod uwagę wady skomplikowanego kiosku. Integracja z innymi systemami oznacza koszty i personel techniczny. Ile czasu zajmie pacjentowi, który nigdy nie widział systemu? Ponieważ trwa to dłużej, ile kiosków będzie potrzebnych? Czy każdy pacjent musi przechodzić przez ten sam proces? Co się dzieje, gdy pacjentowi nie zależy na dokładności?
Z drugiej strony, niektóre systemy rejestracji pacjentów są proste, szybkie i bardziej ekonomiczne. Zamiast próbować zastąpić personel gabinetu, proste systemy uzupełniają istniejący EMR i dają personelowi narzędzie do organizowania pacjentów. Proste systemy zazwyczaj zbierają tylko imię i nazwisko, przyczynę wizyty i znacznik czasu. Zaletą, jaką zapewniają, jest organizacja i prywatność.
Operacje i zastosowania
Proste systemy są zwykle tańsze i łatwiejsze dla pacjenta. Wiele z tych systemów jest opartych na tabletach i korzysta z niedrogiego sprzętu, takiego jak Apple iPad lub tablet z systemem Android. Medical Check In jest jednym z najtańszych na rynku i korzysta z iPada. Pyta o nazwisko pacjenta i powód wizyty, a następnie przekazuje te informacje do komputerów w gabinecie. System nie jest zintegrowany i nie jest przeznaczony do akwizycji danych.
Oprócz kiosku na miejscu, dokumentację pacjenta można uzupełnić zdalnie przed wizytą pacjenta, skracając czas oczekiwania pacjenta, co jest jedną z głównych zalet korzystania z systemu bezpapierowego w recepcji. Wraz z wprowadzeniem w ostatnich latach technologii chmury, gabinety mogą teraz w łatwy sposób zarządzać dokumentacją pacjentów bez konieczności spędzania godzin na ręcznym skanowaniu formularzy i duplikowaniu wpisów w systemie.
Samoobsługowe kioski poza zwykłym pytaniem o imię i nazwisko pacjenta, tak jak to miało miejsce w przypadku papierowych kart rejestracyjnych, mogą gromadzić znacznie więcej informacji ułatwiających rejestrację. Rozwiązanie Savance Health oferuje integrację z urządzeniami skanującymi licencje, dowody osobiste, karty kredytowe i ubezpieczeniowe, umożliwiając pacjentowi szybką i dokładną identyfikację przy niewielkiej lub zerowej obsłudze klawiatury. Używając dwustronnego skanera ID/karty ubezpieczeniowej z czytnikiem pasków magnetycznych, organizacje opieki zdrowotnej mogą uzyskać zeskanowany cyfrowo obraz przedniej i tylnej strony prawa jazdy pacjenta i karty ubezpieczeniowej, aby automatycznie przechowywać go w aktach (na przykład w formacie PDF). Ponadto można podłączyć czytnik kart kredytowych typu magnetic card swipe (MSR), aby można było zbierać i przetwarzać współpłacone lub otwarte salda przed zaoferowaniem usług. Sprawdzanie uprawnień może być również oferowane automatycznie za pośrednictwem usług takich jak kwalifikowalnośćapi.com za niewielkie opłaty transakcyjne. Inną powszechną funkcją podczas odprawy jest weryfikacja przez pacjenta ubezpieczenia i danych adresowych, które znajdują się w aktach. Zmiany mogą być wprowadzane i weryfikowane przez pacjenta, a nie personel, eliminując typowe błędy wynikające z literówek, które ostatecznie prowadzą do niedokładnych danych.
Oprócz weryfikacji danych, skupienie się na bezpieczeństwie pacjenta i kontroli zakażeń można również zarządzać, zadając proste pytania, takie jak: „Czy grozi ci upadek?” oraz „Czy masz lub ostatnio miałeś kaszel, temperaturę lub objawy grypopodobne?”. Na podstawie udzielonych odpowiedzi personel może odpowiednio zająć się pacjentem lub kiosk może poinstruować pacjenta, aby założył maskę. Inne często zadawane pytanie brzmi: „Czy potrzebujesz tłumacza?” umożliwienie automatycznego wysłania odpowiedniego personelu ze służb tłumaczy ustnych lub podobnych.
Praktycznie każde pytanie lub dane, które organizacje mogą teraz gromadzić, można zebrać w samoobsługowym kiosku do odprawy. Łącząc to z pagerami, alertami tekstowymi i wyświetlaczami w poczekalni, zadowolenie pacjentów i wyniki Hcap mogą mieć duży wpływ.
Powiązane usługi
Śledzenie pacjenta — przemieszczanie się pacjenta przez izbę przyjęć, centrum chirurgiczne, ambulatorium, ambulatorium lub przez cały szpital jest często nękane wąskimi gardłami, nieefektywnością i słabym przekazywaniem. Pacjent jest często tym, który cierpi. Po wdrożeniu elektronicznego procesu rejestracji pacjentów śledzenie pacjenta może rozpocząć się natychmiast po wejściu pacjenta do budynku. Stamtąd można właściwie skontaktować się z odpowiednim personelem. W miarę jak pacjent postępuje na ścieżce opieki, na przykład w centrum chirurgicznym, pacjenci mogą mieć pewność, że otrzymają najszybszą usługę, jeśli personel skutecznie się komunikuje. Ponadto śledzenie pacjenta zapewnia stały pomiar za pomocą elektronicznych znaczników czasu, umożliwiając automatyczną, dokładną i stałą informację zwrotną na temat wydajności.
Optymalizacja poczekalni – ponieważ odprawa pacjenta zazwyczaj rozpoczyna proces dla klienta, optymalizacja obsługi poczekalni może znacząco poprawić ocenę zadowolenia klienta. Na przykład korzystanie z pagerów podobnych do tych używanych w branży restauracyjnej może pozwolić pacjentom na swobodne poruszanie się po szpitalu i pozostawanie w stałym kontakcie z recepcją.
Dane dotyczące badania wykorzystania czasu – tego rodzaju dane są tradycyjnie zbierane ręcznie poprzez wyrywkowe kontrole. Personel zazwyczaj musi dokumentować czas każdego etapu procesu dla określonej grupy pacjentów lub wszystkich pacjentów w danym dniu. Następnie dane te są ręcznie zestawiane w tabelach w celu zidentyfikowania wąskich gardeł. Następnie można zidentyfikować ulepszenia i stworzyć plan działania. Po wdrożeniu planu działania personel ponownie powtarza proces, aby zmierzyć i ocenić poprawę.
Co-Pay i Open Balance Collections – przejście na prywatne ubezpieczenia i wzrost współpłacenia ma wielu pacjentów z równowagą. Ponadto współpłacenie stanowi wyższy procent całkowitego odszkodowania niż kiedyś, co sprawia, że pobieranie współpłacenia jest ważniejszą częścią procesu opieki zdrowotnej.
Formularze elektroniczne i przechwytywanie podpisów – formularze przyjmowania pacjentów, formularze nowych pacjentów, formularze zgody, formularze historii zdrowia, formularze przenoszenia HIPAA i inne formularze oparte na danych lub rejestrowane podpisami są powszechne w dzisiejszych organizacjach opieki zdrowotnej. Niestety, w chwili pisania tego artykułu większość z nich ma formę papierową. Rejestracja pacjentów może dać organizacjom opieki zdrowotnej szansę na wprowadzenie danych elektronicznych do ich operacji z nowszym EMR lub bez niego.
Weryfikacja kwalifikowalności – aby zapewnić, że organizacja opieki zdrowotnej otrzyma wynagrodzenie za świadczone usługi, pracownicy często dokonują weryfikacji kwalifikowalności przez telefon lub za pośrednictwem interaktywnej strony internetowej. Może to zapewnić najbardziej aktualną weryfikację, aby upewnić się, że organizacja opieki zdrowotnej otrzyma zapłatę od przewoźnika, takiego jak Medicaid, Medicare lub ubezpieczyciel, za usługi zaplanowane na dany dzień.
Integracja z EMR – odczytywanie danych demograficznych, danych dotyczących terminów, zamówień i rozliczeń z EMR może pomóc usprawnić ogólny przepływ pracy wokół systemów rejestracji pacjentów poprzez skrócenie czasu poświęcanego na tworzenie wykresów wszelkich danych wprowadzanych do systemu rejestracji pacjentów. HL7 to podstawowa metoda integracji z systemami EMR.
Komunikacja – kilka ulepszeń komunikacji można zrealizować za pomocą elektronicznego systemu meldowania pacjentów. Na przykład w gabinecie stomatologicznym, jeśli pacjent pojawi się na sprzątaniu, a higienistka już na niego czeka, natychmiast po przybyciu higienistka może zostać o tym poinformowana za pomocą wiadomości e-mail, SMS-a, a także wyskakującego okienka na komputerze. Zapewnia to najszybszą możliwą obsługę, a jednocześnie pozwala pozostałym członkom personelu zoptymalizować czas oczekiwania na przybycie pacjentów. W tym przykładzie obejmuje to zarówno kierownika biura, jak i higienistkę. To samo dotyczy większej organizacji, takiej jak szpital. Kiedy pacjent wchodzi do głównego wejścia do szpitala, osoba witająca może pomóc mu w procesie rejestracji. W tym momencie system może automatycznie rozpoznać usługi, po które przyszedł lub kiosk/personel może zebrać te informacje. System może następnie powiadomić oddział, że jego pacjent jest w drodze na górę, aby był w pełni przygotowany na przybycie pacjenta. Podobnie, jeśli pacjent musi przejść z obrazowania medycznego do laboratoriów, komunikacja elektroniczna, śledzenie i ostrzeganie mogą pomóc w dalszym przekazywaniu pacjenta, umożliwiając personelowi przygotowanie się na przybycie pacjenta.