Ogólnie przyjęte zasady prowadzenia dokumentacji
Ogólnie przyjęte zasady prowadzenia dokumentacji ( Zasady) zostały stworzone przez ARMA International jako wspólny zbiór zasad opisujących warunki, w jakich należy przechowywać dokumentację biznesową i powiązane informacje.
Zasady
Osiem zasad ma na celu zidentyfikowanie głównych cech skutecznego zarządzania informacjami , ale nie jest zgodne z numeryczną hierarchią ważności.
- Zasada odpowiedzialności
- Zasada przejrzystości
- Zasada integralności
- Zasada ochrony
- Zasada zgodności
- Zasada dostępności
- Zasada retencji
- Zasada dyspozycji
Listę zasad można przypomnieć za pomocą Mnemonicznej „ KARTY WSKAZÓWEK” lub „KWASOWEJ PUŁAPKI”, która służy dwóm celom, ponieważ sugeruje, że zasady są wskazówkami dotyczącymi skutecznego prowadzenia dokumentacji.
Międzynarodowy Model Dojrzałości ARiMR dla Zarządzania Informacją
Informacja jest jednym z najważniejszych, strategicznych zasobów posiadanych przez organizacje. Zależą od informacji, aby opracowywać produkty i usługi, podejmować kluczowe decyzje strategiczne, chronić prawa własności, napędzać marketing, zarządzać projektami, przetwarzać transakcje, obsługiwać klientów i generować przychody. Te krytyczne informacje są zawarte w dokumentacji biznesowej organizacji. Nie zawsze łatwo było opisać, jak wygląda „dobre prowadzenie dokumentacji”. Jednak to pytanie zyskuje na znaczeniu, ponieważ organy regulacyjne, akcjonariusze i klienci są coraz bardziej zaniepokojeni praktykami biznesowymi organizacji.
ARMA International uznała, że jasne sformułowanie „Ogólnie przyjętych zasad prowadzenia dokumentacji®” (Zasady) poprowadzi:
- CEO w określaniu, jak chronić swoje organizacje w korzystaniu z zasobów informacyjnych;
- Ustawodawcy w tworzeniu przepisów mających na celu pociągnięcie organizacji do odpowiedzialności; I
- Specjaliści ds. zarządzania dokumentacją w projektowaniu kompleksowych i skutecznych programów zarządzania dokumentacją.
Zasady identyfikują krytyczne cechy zarządzania informacjami, które Gartner opisuje jako ramy odpowiedzialności, które „obejmują procesy, role, standardy i wskaźniki, które zapewniają skuteczne i wydajne wykorzystanie informacji w celu umożliwienia organizacji osiągnięcia jej celów”. Jako takie, mają zastosowanie do organizacji każdej wielkości, we wszystkich rodzajach branż oraz zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Organizacje międzynarodowe mogą również korzystać z Zasad w celu ustanowienia spójnych praktyk w różnych jednostkach biznesowych.
Obraz skutecznego zarządzania informacją
Model dojrzałości zarządzania informacjami zaczyna malować pełniejszy obraz tego, jak wygląda skuteczne zarządzanie informacjami. Opiera się na ośmiu zasadach, a także na fundamencie standardów, najlepszych praktyk i wymogów prawnych/regulacyjnych. Model dojrzałości wykracza poza zwykłe określenie zasad, zaczynając definiować cechy charakterystyczne różnych poziomów programów ewidencjonowania. Dla każdej zasady model dojrzałości łączy różne cechy charakterystyczne dla każdego z pięciu poziomów w modelu:
- Poziom 1 (Poniżej standardu): Ten poziom opisuje środowisko, w którym kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji albo nie są w ogóle uwzględniane, albo są uwzględniane w bardzo doraźny sposób. Organizacje, które identyfikują się przede wszystkim z tymi opisami, powinny obawiać się, że ich programy nie zostaną poddane kontroli prawnej lub regulacyjnej.
- Poziom 2 (w fazie rozwoju): Ten poziom opisuje środowisko, w którym rozwija się uznanie, że prowadzenie dokumentacji wpływa na organizację i że organizacja może odnieść korzyści z bardziej zdefiniowanego programu ładu informacyjnego. Jednak na poziomie 2 organizacja nadal jest podatna na kontrolę prawną lub regulacyjną, ponieważ praktyki są źle zdefiniowane i nadal mają charakter ad hoc.
- Poziom 3 (Essential): Ten poziom opisuje podstawowe lub minimalne wymagania, które należy spełnić, aby spełnić wymagania prawne i regulacyjne organizacji. Poziom 3 charakteryzuje się zdefiniowanymi zasadami i procedurami oraz bardziej szczegółowymi decyzjami podjętymi w celu poprawy prowadzenia dokumentacji. Jednak organizacje, które identyfikują się przede wszystkim z opisami Poziomu 3, mogą nadal nie mieć znaczących możliwości usprawnienia działalności i kontrolowania kosztów.
- Poziom 4 (Proaktywny): Ten poziom opisuje organizację, która inicjuje ulepszenia programu ładu informacyjnego w całej swojej działalności biznesowej. Kwestie i rozważania związane z zarządzaniem informacjami są rutynowo uwzględniane w decyzjach biznesowych, a organizacja z łatwością spełnia wymagania prawne i regulacyjne. Organizacje, które identyfikują się przede wszystkim z tymi opisami, powinny zacząć rozważać korzyści biznesowe płynące z dostępności informacji w globalnej transformacji swoich organizacji.
- Poziom 5 (transformacyjny): Ten poziom opisuje organizację, która zintegrowała ład informacyjny z ogólną infrastrukturą korporacyjną i procesami biznesowymi w takim stopniu, że zgodność z wymaganiami programu jest rutynowa. Organizacje te uznały, że skuteczne zarządzanie informacjami odgrywa kluczową rolę w ograniczaniu kosztów, przewadze konkurencyjnej i obsłudze klienta.
Jak korzystać z modelu dojrzałości
Model Dojrzałości Zarządzania Informacją pomoże organizacji w przeprowadzeniu wstępnej oceny jej programów i praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji. Przemyślane rozważenie praktyk organizacji powinno umożliwić użytkownikom dokonanie wstępnego określenia dojrzałości zarządzania informacją w ich organizacji. Początkowo nie jest niczym niezwykłym, że organizacja znajduje się na różnych poziomach dojrzałości w zakresie ośmiu zasad. Należy również zauważyć, że model dojrzałości stanowi wstępną ocenę. Aby być najbardziej skutecznym, może być konieczna bardziej dogłębna analiza zasad i praktyk organizacyjnych.
Model dojrzałości będzie najbardziej przydatny dla liderów, którzy chcą osiągnąć maksymalne korzyści ze swoich praktyk ładu informacyjnego. Skuteczne zarządzanie informacją wymaga ciągłego skupienia. Aby jednak zacząć, organizacje mogą wykonać poniższe czynności:
- Zidentyfikuj luki między obecnymi praktykami organizacji a pożądanym poziomem dojrzałości dla każdej zasady.
- Oceń ryzyko dla organizacji na podstawie największych luk.
- Ustal, czy potrzebne są dodatkowe informacje i analizy.
- Opracuj priorytety i przypisz odpowiedzialność za dalszy rozwój programu.