Wspólny przepływ pracy

Przepływ pracy zespołowej to konwergencja oprogramowania społecznościowego z oprogramowaniem do zarządzania usługami (przepływ pracy). Jak sugeruje definicja, wspólny przepływ pracy wywodzi się zarówno z oprogramowania do obsługi przepływu pracy , jak i oprogramowania społecznościowego, takiego jak czat, komunikatory i współpraca nad dokumentami.

Definiowanie

Aby zdefiniować wspólny przepływ pracy , możemy przeanalizować definicje jego składników: przepływu pracy i obiektów współpracy.

Przepływ pracy

Przepływ pracy to zestaw działań (zgłoszenia serwisowe, zadania) oraz reguł rządzących ich zachowaniem, gdy przemieszczają się od jednego usługodawcy do drugiego, aż do zakończenia projektu.

Obiekty współpracy

Obiekty współpracy obejmują spotkania internetowe, komunikatory, wiki zarządzania wiedzą, dokumenty (ECM) i współdzielone kalendarze.

Bramka

Celem wspólnego przepływu pracy jest zapewnienie synergicznego wzrostu wydajności jego składnikom (komunikacja społeczna i zarządzanie usługami) poprzez:

  • Poprawa efektywności wspólnych zadań poprzez usuwanie barier komunikacyjnych pomiędzy członkami zespołu
  • Minimalizowanie granic organizacyjnych i silosów informacyjnych
  • Umożliwienie, aby interakcje społecznościowe online były zorientowane na cel, ustrukturyzowane i mierzone

W idealnej sytuacji wspólny przepływ pracy jest zbiorem równoległych i następujących po sobie zadań, które polegają na komunikacji i koordynacji w celu osiągnięcia pożądanego rezultatu.

Historia

Centrum danych

Przed 1980 rokiem wszystkie operacje informatyczne były wykonywane w centrum danych. Centrum danych, często postrzegane jako pozbawione twarzy i monolityczne, było oddziałem korporacyjnym, w którym znajdowały się pola komputerów typu mainframe, które cicho szumiały w zamkniętych pomieszczeniach z podniesionymi podłogami. Pracownicy uważali tę izolowaną, klimatyzowaną salę komputerową za niereagującą wieżę z kości słoniowej, rządzoną przez korporacyjnych strażników informacji.

Komputer IBM

Wprowadzenie IBM PC na początku lat 80. XX wieku zapoczątkowało renesans w informatyce. Komputer osobisty zapoczątkował przeniesienie władzy z centrum danych do pracowników wiedzy (ludzi, którzy wykorzystywali dane do świadczenia usług w całej firmie). Ta radykalna zmiana doprowadziła do demokratyzacji informatyki, ale na krótką metę doprowadziła do okresu chaosu. [ potrzebne źródło ]

Demokratyzacja komputerów

Demokratyzacja zasobów obliczeniowych i wzmocnienie pozycji pracowników wiedzy były ekscytującym wydarzeniem i początkowo niewiele uwagi poświęcano spustoszeniu, jakie powodowało w miejscu pracy. Nowy model nie spełniał standardów, był pełen prób i błędów oraz wymagał coraz większego wsparcia. Wsparcie to pochodziło nie tylko od działu komputerowego, ale coraz częściej od innych członków zespołu. Wsparcie ze strony rówieśników, choć nie zostało wyraźnie ukazane w sprawozdaniach finansowych, doprowadziło do alarmującego spadku produktywności pracowników. [ potrzebne źródło ]

Pomoc techniczna

Na początku lat 90. badania opublikowane przez szanowane grupy konsultingowe dowiodły, że organizacje wydają szokujące kwoty na nieformalne i partnerskie wsparcie techniczne — około trzy razy więcej niż na sprzęt (kiedy typowy IBM PC kosztował około 5000 USD). Wielu menedżerów uważało, że rewolucja komputerowa wymknęła się spod kontroli. [ potrzebne źródło ]

Biuro pomocy

Na tym tle, a zwłaszcza gdy firmy zaczęły wdrażać sieci lokalne, narodził się nowoczesny help desk. Korporacyjne centrum danych zniknęło i powstała próżnia energetyczna musiała zostać wypełniona. Wiele korporacji rozwiązało problemy związane z zarządzaniem danymi poprzez standaryzację i automatyzację procesów.

W Wielkiej Brytanii Office of Government Commerce stworzyło ITIL . ITIL promował standardowe praktyki wdrażania i zarządzania zasobami IT.

Proste modele przepływu pracy

Wczesne stanowiska pomocy technicznej z lat 80. obejmowały proste modele przepływu pracy: problemy były zgłaszane, wysyłane, kierowane do technika, rozwiązywane, a następnie zamykane. Wraz z dojrzewaniem zdecentralizowanego przetwarzania, niestandardowe rozwiązania do zarządzania przepływem pracy, takie jak zarządzanie zmianami, zarządzanie konfiguracją i zarządzanie problemami, umożliwiły działowi IT skupienie się na jego głównych celach – rozwiązywaniu problemów i wdrażaniu nowych aplikacji szybciej, bardziej niezawodnie iz większą łatwością.

Aplikacje przepływu pracy wniosły do ​​nowoczesnego przedsiębiorstwa to, co linia montażowa Henry'ego Forda wniosła do produkcji: lepszą wydajność, jednolite wyniki i większą przepustowość.

Pojawienie się oprogramowania społecznościowego i oprogramowania do współpracy społecznej

Podobnie jak w przypadku wszystkich nowych technologii, oprogramowanie społecznościowe przeszło przez długi okres dojrzewania. Jeszcze przed upowszechnieniem się Internetu oprogramowanie społecznościowe dojrzewało i zdobywało przyczółek dzięki firmom takim jak CompuServe i America Online. Wkrótce ludzie współtworzyli grupy zainteresowań, korzystali z poczty elektronicznej i tablic ogłoszeniowych oraz spędzali czas na czatach.

Najnowsza generacja decydentów przyjęła media komunikacji społecznej i współpracy, które wyrosły z popularnych rozwiązań, takich jak grupy interesu i Wikipedia. Z tego powodu przedsiębiorstwa dostrzegły wartość współpracy oprogramowania społecznościowego i zaczęły go używać w swoich istniejących strukturach IT.

Atrybuty wspólnego systemu zarządzania przepływem pracy

Atrybuty wspólnego systemu zarządzania przepływem pracy obejmują:

  • Współpraca w celu osiągnięcia określonych celów lub zadań
  • Zarządzanie wspólnym celem, zadaniem lub projektem od początku do końca
  • Integracja obiektów współpracy i przepływu pracy w bezpiecznym środowisku dla aplikacji korporacyjnych
  • Infrastruktura projektowo-zadaniowa umożliwiająca pracę w zorganizowany sposób (w przeciwieństwie do oprogramowania społecznościowego typu pure-play)
  • Przydzielanie zadań w oparciu o umiejętności zespołom lub poszczególnym osobom
  • Projekty ad hoc, które wykraczają poza granice organizacji i minimalizują silosy informacyjne

Różnice między oprogramowaniem do współpracy społecznościowej a oprogramowaniem do pracy zespołowej

Podstawowa różnica między oprogramowaniem do współpracy społecznościowej a oprogramowaniem do pracy zespołowej polega na tym, że praca zespołowa charakteryzuje się dobrze zdefiniowanymi celami, działaniami i wynikami. Przepływ pracy oparty na współpracy, obejmujący wiele narzędzi składających się na współpracę społeczną, opiera się również na:

  • Infrastruktury projektów i zadań
  • Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC)
  • Reguły biznesowe kontrolujące możliwości przepływu pracy

Jak to działa

Przepływ pracy zespołowej obejmuje:

  • Integracja obiektów współpracy (oprogramowanie społecznościowe) z zarządzaniem przepływem pracy
  • Przekazywanie informacji, dokumentów, zadań lub obiektów z jednego etapu do drugiego
  • Wielu uczestników pracuje nad określonym celem, zarówno równolegle, jak i sekwencyjnie
  • Współpraca ponad granicami organizacji
  • Współpraca zorientowana na projekty i zadania

W miejscu pracy

Dzięki wspólnemu przepływowi pracy menedżerowie mogą nadzorować cały projekt zarówno przy użyciu tradycyjnych metod (projektowanie projektu, raporty i pulpity nawigacyjne), jak i narzędzi do współpracy (czat internetowy, komunikatory, zarządzanie dokumentami, alerty i współdzielone kalendarze). Wspierane przez kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC), zespoły ad hoc mogą współpracować nad specjalnymi projektami w ramach tradycyjnych struktur działowych. [ potrzebne źródło ]

Fazy ​​wdrożenia

Fazy ​​wdrażania wspólnych przepływów pracy obejmują:

  • Planowanie i konfiguracja
  • Instancja projektu/zadania
  • Wykonanie

Planowanie i konfiguracja

  • Zaprojektuj model hierarchii organizacyjnej
  • Przypisz członków do zespołów umiejętności (prawdopodobnie ponad granicami organizacji)
  • Użyj kontroli dostępu opartej na rolach (RBAC), aby określić, kto może uzyskiwać dostęp do której części systemu iw jakim zakresie
  • Opracuj foldery kolejek oparte na umiejętnościach, aby ułatwić przekazywanie pracy, tak aby odpowiedni członkowie zespołu mieli do niej dostęp i wykonywali wymagane zadania
  • Korzystaj z wielozadaniowych szablonów projektów, takich jak procedury wdrażania pracowników, aby ułatwić szybkie tworzenie instancji standardowych procesów, unikając jednocześnie odkrywania koła na nowo i promując jednolite wyniki
  • Zastosuj reguły biznesowe do regulowania przepływu pracy, tworząc alerty, inicjując automatyczne zmiany przepływu pracy i wysyłając komunikaty w odpowiedzi na wcześniej zdefiniowane warunki

Instancja projektu/zadania

  • Utwórz instancję projektu/zadania ręcznie z szablonu lub automatycznie za pomocą reguły biznesowej
  • Określ wymagane wyniki i ustal priorytety
  • W oparciu o wymagane umiejętności skieruj zadania do odpowiednich folderów w kolejce do przetworzenia

Wykonanie

  • Pracuj nad zadaniem, rejestrując działania związane z zadaniem
  • Oznaczaj dokumenty, dodawaj je do zadania, sprawdzaj i aktualizuj w razie potrzeby
  • W razie potrzeby planuj spotkania i spotkania zespołu związane z zadaniami, tak aby treść i wyniki stanowiły część historii dokumentacji zadania

Członkowie zespołu komunikują się ze sobą online za pośrednictwem oprogramowania społecznościowego, korzystając z funkcji zarządzania dokumentami i wspólnego kalendarza.

ROI dla oprogramowania do współpracy społecznościowej

Narzędzia oprogramowania do współpracy społecznościowej jeszcze nie udowodniły swojej wartości, ponieważ nie są ustrukturyzowane ani zorientowane na cel. Potrzebują ograniczeń określonych celów, zobowiązań, harmonogramów i pomiarów wydajności, aby mogli dostosować się do celów produktywności komponentów przepływu pracy. Dopóki te ograniczenia nie zostaną przyjęte na poziomie przedsiębiorstwa, korzyści płynące z mediów społecznościowych pozostaną niepotwierdzone. [ potrzebne źródło ]

Świat jako Service Desk

Gospodarki uprzemysłowione mają ogromny komponent sektora usług. Każdego roku lista firm usługowych z listy Fortune 500 stale rośnie, podczas gdy lista firm produkcyjnych maleje.

Firmy produkcyjne utrzymują obecnie duże komponenty usług, takie jak marketing, obsługa klienta, obsługa techniczna i wsparcie prawne. Firmy produkują rzeczy fizyczne za granicą i rozwijają usługi w kraju. Łącząc usługi z produktami, firmy osiągnęły ogromne zyski, oferując pakiety, takie jak plany ochrony telewizorów czy dwuletnie umowy telefoniczne, które są dostarczane z bezpłatnymi smartfonami. Konsumenci wyrażali mieszane opinie na temat wartości tych usług wiązanych.

W każdym sezonie politycznym dużo słyszymy o przywróceniu produkcji do Ameryki. Niezależnie od retoryki, wyższa wartość dodana nie występuje już w produktach, ale w usługach (z wyjątkiem wysoce wyspecjalizowanej i technicznej produkcji). W związku z tym organizacje zyskają przewagę konkurencyjną, kontynuując produkcję na morzu, jednocześnie świadcząc usługi uzupełniające w kraju.

Ostatecznie wszystkie organizacje są dla siebie usługodawcami. Aby uzyskać i utrzymać globalną przewagę konkurencyjną, firmy muszą świadczyć lepsze usługi, które kosztują mniej. W świecie złożonym technologicznie oznacza to stosowanie zarówno narzędzi do współpracy, jak i ram proceduralnych w celu zapewnienia większej wartości po konkurencyjnej cenie.

Aby zapewnić skuteczność, rozwiązanie do współpracy w przedsiębiorstwie powinno obejmować:

  • Zorientowany na cel system wsparcia projektów i zadań
  • Sieć bezpieczeństwa, która umożliwia ludziom współpracę ponad granicami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zachowaniu poufności
  • Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) zapewniająca członkom zespołu dostęp do określonych zadań, dokumentów i elementów kalendarza
  • Narzędzia komunikacyjne promujące pracę zespołową w ramach infrastruktury projektu/zadania
  • Zarządzanie dokumentami umożliwiające wielu użytkownikom koordynację zadań i przepływu pracy
  • Komunikacja przez LAN, WAN, Internet i urządzenia mobilne

Przepływ pracy oparty na współpracy obiecuje usprawnienie procesów biznesowych poprzez integrację narzędzi do współpracy. Stosowany właściwie, ma potencjał do poprawy usług, produktywności i wydajności poprzez redukcję silosów informacyjnych i zmniejszenie konwencjonalnych punktów tarcia w biznesie, takich jak czas, przestrzeń i struktura organizacyjna.

Zobacz też

  1. ^ Turner, Amy-Mae (12 sierpnia 2011). „Komputery osobiste: historia sprzętu, który zmienił świat” . Mieszalny .
  2. ^ „CEITON - Przedstawiamy przepływ pracy” .
  3. ^ „CEITON - Profil” .
  4. ^ Russell, Duncan J.; Peter M. Dew; Karim Djemame (2007). „Bezpieczny system przepływu pracy oparty na usługach” . International Journal of Business Process Integration and Management . 2 (3): 230–244. doi : 10.1504/IJBPIM.2007.015497 .
  5. ^ Igal Hauer (maj 2012). Przepływ pracy zespołowej: oprogramowanie społecznościowe w misji
  6. Bibliografia _ i in. (2007). "Sieć". Międzynarodowa konferencja na temat współbieżnej przedsiębiorczości .

Dalsza lektura

  • Trzymany, Marcus; Wolfganga Blochingera (2009). „Ustrukturyzowany projekt przepływu pracy zespołowej” . Systemy komputerowe przyszłej generacji . 25 (6): 638–653. doi : 10.1016/j.future.2008.12.005 .
  • Ling, Zhang (2009). „Projektowanie systemu przepływu pracy opartego na modelu stanu UML”. Międzynarodowe Forum Technologii i Zastosowań Informatyki : 235–238.
  • Zhao, J. Leon; Henry H. Bi; Hsinchun Chen (23 czerwca 2003). „Wspólne zarządzanie przepływem pracy w analizie przestępczości międzyagencyjnej” . Wywiad i bezpieczeństwo Informatyka Pierwsze sympozjum NSFNIJ ISI 2003 Tucson AZ USA 23 czerwca 2003 Proceedings : 958.
  •   Schmidt, Rainer; Selmin Nurcan (2009). „BPM i oprogramowanie społecznościowe” . Warsztaty zarządzania procesami biznesowymi . Notatki z wykładów w zakresie przetwarzania informacji biznesowych. 17 : 649–658. doi : 10.1007/978-3-642-00328-8_65 . ISBN 978-3-642-00327-1 .
Pobrano z „ https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Collaborative_workflow&oldid=1136651396 ”