Adopcja etapowa

Etapowa adopcja to strategia wdrażania innowacji (tj. systemów informatycznych , nowych technologii, procesów itp.) w organizacji w sposób etapowy, tak aby różne części organizacji były wdrażane w różnych kolejnych przedziałach czasowych. Inne stosowane koncepcje to: wdrażanie etapowe, konwersja etapowa, podejście etapowe, strategia etapowa, wprowadzanie etapowe i konwersja etapowa.

Przegląd

Technologia informacyjna zrewolucjonizowała sposób pracy w organizacjach. Wraz z wprowadzeniem zaawansowanych technologicznie planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), systemów zarządzania treścią (CMS), systemów zarządzania relacjami z klientami i dostawcami (CRM i SRM), pojawiło się zadanie wdrożenia tych systemów w organizacjach, które mają z nich korzystać. Poniższy wpis omówi tylko niewielki ułamek tego, co trzeba lub można zrobić przy wdrażaniu takiego systemu w organizacji.

Podejście etapowe obejmuje konwersję krok po kroku. Wdrożenie wymaga dokładnie przemyślanego scenariusza rozpoczęcia użytkowania nowego systemu. A przy każdym kamieniu milowym trzeba poinstruować pracowników i innych użytkowników. Stary system jest przejmowany przez nowy system w z góry określonych krokach, aż do całkowitego wyczerpania. Właściwa instalacja nowego systemu zostanie przeprowadzona na kilka sposobów, dla modułu lub produktu i można przeprowadzić kilka instancji. Można tego dokonać wprowadzając niektóre funkcjonalności systemu przed pozostałymi lub wprowadzając pewne funkcjonalności określonym użytkownikom przed udostępnieniem ich wszystkim użytkownikom. Daje to użytkownikom czas na poradzenie sobie ze zmianami powodowanymi przez system.

Powszechne jest organizowanie zespołu wdrożeniowego, który przechodzi z działu do działu. Przeprowadzając się, zespół uczy się, a tym samym zdobywa doświadczenie i wiedzę, dzięki czemu każde kolejne wdrożenie będzie dużo szybsze od pierwszego.

Diagram danych procesowych

Rysunek 1: Etapowy proces adopcji

Technika wizualizacji zastosowana w tym wpisie jest techniką opracowaną przez grupę O&I z Uniwersytetu w Utrechcie . Technika ta jest opisana w następującej Wiki: Technika metamodelowania .

Jak widać na rysunku 1, adopcja etapowa ma w sobie pętlę. Każdy dział, który ma zostać podłączony do systemu, przechodzi ten sam proces. Najpierw na podstawie poprzednich szkoleń ustalane są poziomy bezpieczeństwa (patrz ITIL ). W ten sposób każdy unikalny użytkownik ma swój własny profil, który opisuje, które części systemu są widoczne i/lub użyteczne dla tego konkretnego użytkownika. Następnie dokument i zasady są dokumentowane. Wszystkie procesy i procedury są opisane w opisach procesów, mogą być w formie papierowej lub w intranecie. Następnie przedstawiona jest rzeczywista konwersja. Jak opisano w powyższym tekście, niektóre działy i/lub części organizacji mogą być wdrażane w różnych przedziałach czasowych. Na rysunku 1 przedstawiono to poprzez wdrożenie dodatkowego modułu lub nawet całego produktu. HRM potrzebuje innych modułów systemu ERP niż Finanse (moduł) lub Finanse mogą potrzebować dodatkowego pakietu oprogramowania księgowego (Produkt). Strojenie systemu następuje w celu rozwiązania istniejących problemów. Po rozmowie w pewnym dziale pętla zaczyna się od nowa i można rozmawiać z innym działem lub grupą użytkowników. Jeśli wszystkie działy lub części organizacji są ze sobą połączone i system jest w pełni wdrożony, system zostaje oficjalnie dostarczony do organizacji, a zespół wdrożeniowy może zostać rozwiązany.

Stopniowa adopcja umożliwia wprowadzanie gotowych modułów podczas programowania innych przyszłych modułów. To sprawia, że scenariusz implementacji jest bardziej krytyczny, ponieważ niektóre moduły są od siebie zależne. W celu rozwiązania tych problemów można zastosować techniki zarządzania projektami. Zobacz sekcję dotyczącą technik poniżej.

Jednak faktyczna adopcja systemu przez użytkowników może być bardziej problematyczna. System może działać dobrze, ale jeśli nie jest używany, jest bezwartościowy. Użytkownicy opierają swój stosunek do systemu na pierwszym doświadczeniu. Ponieważ powoduje to dodatkowy nacisk na pierwszą interakcję, osoby wdrażające powinny zadbać o to, aby pierwsza interakcja była szczególnie przyjemna.

W technice zastosowanej w tym haśle każde POJĘCIE wymaga odpowiedniej definicji, najlepiej skopiowanej ze standardowego glosariusza, którego źródło jest podane, jeśli ma to zastosowanie. Wszystkie nazwy KONCEPCJI w tekście pisane są dużymi literami. W tabeli 1 przedstawiono listę definicji pojęć.

Tabela 1: Diagram koncepcyjny

Pojęcie	Definicja
Raport decyzji zarządczych	Opis wyboru procesu przeprowadzonego przed faktycznym rozpoczęciem wdrożenia nowego systemu znajduje się w tym miejscu. Decyzje i wymagania są również opisane w raporcie.
Krytyczne czynniki implementacji	Czynniki, które wzięły górę przy wyborze systemu i są krytyczne podczas procesu wdrożenia.
Specyfikacje sprzętowe	Konfiguracja i specyfikacja używanego sprzętu używanego przez dotychczasowy system i do uruchamiania nowego systemu.
Raport z testu sprzętu	Wyniki testowanego sprzętu na miejscu.
Specyfikacja oprogramowania	Konfiguracja i specyfikacja istniejącego oprogramowania, tj. starszego systemu i przyszłego nowego systemu.
Raport z testu oprogramowania	Testy oprogramowania badają cały system oprogramowania. ( ISO 9000 )
Dziennik szkolenia użytkownika	Dziennik dotyczący szkoleń pracowników zaangażowanych w nowy system
Raport z ćwiczeń pilotażowych	Sprawozdanie z ćwiczenia pilotażowego przeprowadzonego z nowo zainstalowanym systemem w kontrolowanym pojedynczym środowisku.
Wynik testu	Testuje wyniki znajomości systemu przez użytkowników. Prawdziwi użytkownicy walczą z prototypem wystarczająco długo, aby dokładnie się z nim zapoznać, uważnie monitorując i monitorując wyniki. ( Słownik dziedzictwa amerykańskiego języka angielskiego , wydanie czwarte, 2000)
Ustalenia dotyczące przypadków biznesowych	Zespół projektowy tworzy szkieletowe środowisko do testowania przypadków biznesowych, które obejmuje procesy biznesowe od początku, gdy zamówienie klienta jest przyjmowane, do końca, gdy zamówienie klienta jest wysyłane. Wyniki związane z tym testem są rejestrowane i raportowane.
Raport poziomu bezpieczeństwa	Po zakończeniu fazy szkolenia konieczne jest ustawienie poziomów bezpieczeństwa i uprawnień, aby każdy miał dostęp do potrzebnych informacji.
Dokumentacja	Zorganizowany zbiór zapisów opisujących strukturę, cel, działanie, konserwację i wymagania dotyczące danych dla programu komputerowego, systemu operacyjnego lub urządzenia. (Słownik dziedzictwa amerykańskiego języka angielskiego, wydanie czwarte, 2000)
Scenariusz konwersji	Przedefiniowany skrypt wdrożenia z uwzględnieniem zgodności z wymaganiami. Ponadto scenariusz konwersji składa się z planu obejścia i wycofania. Scenariusz konwersji jest planem projektu wdrożeniowego. (Rooijmans, 2003)
Plan wdrożenia modułu	Tutaj opisany jest plan wdrożenia konkretnego modułu w system procesów organizacji. (Słownik dziedzictwa amerykańskiego języka angielskiego, wydanie czwarte, 2000)
Plan wdrożenia produktu	Opisano plan wdrożenia konkretnego produktu systemu w procesy organizacji. (Słownik dziedzictwa amerykańskiego języka angielskiego, wydanie czwarte, 2000)
Raport strojenia	W trakcie wdrożenia wdrażający mogą chcieć zmienić system ze względu na ustalenia w krokach wdrożenia.
Akceptacja systemu	System zostaje zaakceptowany przez organizację.
Nadrobić zaległości	Podejście lub strategia mająca na celu przezwyciężenie niekorzystnej sytuacji lub przewagi (Słownik dziedzictwa amerykańskiego języka angielskiego, wydanie czwarte, 2000)

Zalety, wady i zagrożenia stopniowej adopcji

Metoda stopniowej adopcji ma pewne zalety, wady i zagrożenia

Plusy:

Konwersja zostanie wykonana w częściach. Jest czas na poprawki
Negatywne wpływy, które pojawiają się na początku, są mniej krytyczne
Nie jest potrzebny żaden okres „nadrabiania zaległości”.
Czas na dostosowanie się użytkowników jest dłuższy
Personel techniczny może skoncentrować się na części systemu lub wybranych użytkownikach.

Cons:

Potrzebnych jest kilka korekt
Sesje szkoleniowe są mylące dla użytkowników, ponieważ są proszeni o pracę z nowym i starym systemem
Kilka zmian w dokumentacji
Czas trwania projektu
Kamień milowy w dostarczaniu systemu jest niejasny
Poprawność i kompletność zbioru danych musi być wielokrotnie sprawdzana
„Powrót” do starego systemu staje się coraz trudniejszy z każdą nową fazą.
Wdrożenie może wydawać się niejasne dla pracowników i innych użytkowników.

Ryzyka:

Złożoność wdrożenia
Skłonny do popełniania błędów
Powrót niemożliwy w późniejszych fazach

Instalacja sprzętu i oprogramowania

Rysunek 3: Instalacja sprzętu i oprogramowania

Poniższe sekcje stanowią uzupełnienie wpisu dotyczącego adopcji (implementacji oprogramowania) i dotyczą adopcji etapowej:

Konfiguracja i specyfikacja używanego sprzętu używanego przez dotychczasowy system i do uruchamiania nowego systemu są zawarte w specyfikacjach sprzętu. Konfiguracja sprzętowa jest testowana w celu zapewnienia prawidłowego działania. Jest to zgłaszane w raporcie konfiguracji sprzętu. Konfiguracja i specyfikacja istniejącego oprogramowania, tj. starszego systemu i przyszłego nowego systemu, jest jasna, aby zapewnić prawidłowe działanie po zainstalowaniu systemu. Czynność określenia już zainstalowanego systemu jest kluczem do wdrożenia. Które części, a nawet całe systemy zostaną przejęte przez nowy system? Wszystko to jest opisane w raportach dotyczących instalacji oprogramowania i testów oprogramowania. Właściwa instalacja oprogramowania nowego systemu odbywa się również tutaj, w ograniczonej przestrzeni, w celu wsparcia sesji szkoleniowych opisanych w następnej sekcji.

Szkolenie

Rysunek 4: Proces szkolenia

Szkolenie systemowe nauczy użytkowników naciśnięć klawiszy i transakcji wymaganych do uruchomienia systemu. Pilot ćwiczy systemy i sprawdza zrozumienie systemu przez użytkowników. Zespół projektowy tworzy szkieletowe środowisko do testowania przypadków biznesowych, które obejmuje procesy biznesowe od początku, gdy zamówienie klienta jest przyjmowane, do końca, gdy zamówienie klienta jest wysyłane. Samo szkolenie nie wystarczy do wdrożenia systemu informatycznego. Użytkownicy mają potrzeby edukacyjne. Znane potrzeby uczenia się są wskazówkami emocjonalnymi. Użytkownicy muszą wykonać emocjonalne kroki, aby wykonać kroki poznawcze. Jeśli boją się systemu ze względu na jego trudną obsługę, mogą nie być w stanie zrozumieć kroków poznawczych niezbędnych do pomyślnego wykonania zadań.

Techniki

W dziedzinie wdrożeń stosuje się kilka technik. Dobrze znaną metodą, szczególnie zorientowaną na dziedzinę implementacji, jest metoda Regatta autorstwa Sogeti . Inne techniki to metoda SAP Implementation, która jest dostosowana do wdrażania systemów SAP . Systemy są instalowane na kilka różnych sposobów. Różne organizacje mogą mieć własne metody. Wdrażanie systemu jest traktowane jako projekt i dlatego musi być traktowane jako takie. W tej dziedzinie stosowane są dobrze znane teorie i metody, takie jak PRINCE2 ze wszystkimi leżącymi u jej podstaw technikami, takimi jak PERT diagram, wykres Gantta i metody ścieżki krytycznej .

Przykład

Wdrożenie EMR w University Physicians Group (UPG) na Staten Island i Brooklynie w Nowym Jorku .

University Physicians Group w Nowym Jorku przeprowadziła kompletną techniczną instalację pakietu oprogramowania EMR (Electronic Medical Record). UPG stwierdziło, że niektórzy dostawcy pakietu EMR zalecali wdrożenie, które byłoby wykonywane w całości, zwane także Wielkim Wybuchem. Ale dowiedzieli się, że Wielki Wybuch przytłoczyłby lekarzy i personel z powodu następujących czynników:

Ciągłe obciążenie pracą podczas kluczowych lekcji nie pozwalało im w pełni skupić uwagi.
Pilna potrzeba uzupełnienia niektórych zapisów spowodowała powrót użytkowników do starego systemu
Przeciążenie informacyjne po stronie lekarzy.
Nie ma czasu na zabawę z systemem.
Sprzedawca nie zapewnił 100% dostępności.

W związku z tym wybrali podejście etapowe: „ Dlatego wdrożenie etapowe dawało nam największą szansę na sukces, przyjęcie personelu i szansę na oczekiwany zwrot z inwestycji po całkowitym wdrożeniu systemu. ” (J. Hyman, lekarz medycyny)

Była też grupa, która była nieco niechętna jakimkolwiek nowym systemom. Przedstawiając system niektórym wczesnym użytkownikom, późna większość byłaby w stanie poznać system. Jak to zostało wprowadzone etapami przez organizację. Na pętlę (patrz rysunek 5, A) UPG został wprowadzony do systemu.

Zobacz też

Dalsza lektura

Gallivan, MJ, (1996) Strategie wdrażania nowych procesów oprogramowania: ocena ram awaryjnych, SIGCPR / SIGMIS '96, Denver Colorado
Rooimans, R., Theye, M. de i Koop, R. (2003). Regatta: ICT-implementaties als uitdaging voor een vier-met-stuurman. Haga: Ten Hagen en Stam Uitgevers.