Archiwa stanowe Queensland

Archiwa stanowe Queensland

Przegląd agencji
Poprzednia agencja	Biblioteka stanowa Queensland
Jurysdykcja	Rząd Queenslandu
Siedziba	Runcorn , Brisbane , Queensland
Pracownicy	86 (2016)
Dyrektor agencji	Louise Howard, archiwista stanu Queensland
Dział macierzysty	Departament Społeczności, Mieszkalnictwa i Gospodarki Cyfrowej
Strona internetowa	https://www.qld.gov.au/recreation/arts/heritage/archives

Queensland State Archives jest wiodącą agencją zajmującą się prowadzeniem akt publicznych w Queensland w Australii. Jest kustoszem największej i najważniejszej kolekcji dziedzictwa dokumentalnego o Queensland.

Założone w 1959 roku Archiwa Państwowe Queensland promują wdrażanie odpowiednich zasad i praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji przez władze publiczne oraz regulują przechowywanie i usuwanie rejestrów publicznych.

Archiwa stanowe Queensland opracowują politykę prowadzenia dokumentacji i doradzają władzom publicznym w zakresie zarządzania rejestrami publicznymi oraz ułatwiają mieszkańcom Queensland dostęp do informacji o rządzie.

Zgodnie z artykułami 24 i 25 ustawy o rejestrach publicznych z 2002 r. Archiwa stanowe Queensland mają szereg funkcji i uprawnień, w tym możliwość:

• Wydawaj standardy regulujące tworzenie, zarządzanie, usuwanie, przechowywanie i konserwację rejestrów rządowych
• Przeprowadzaj badania i doradzaj władzom publicznym w zakresie tworzenia, zarządzania i przechowywania rejestrów publicznych
• Wydawaj zasady, standardy i wytyczne, aby osiągnąć zgodność z ramami polityki legislacyjnej w zakresie zarządzania dokumentacją najlepszych praktyk
• Upewnij się, że kolekcja archiwalna jest dostępna dla rządu i mieszkańców Queensland
• Zidentyfikować i chronić rejestry publiczne o trwałej wartości jako archiwa państwowe
• Zapewnij klimatyzowane pomieszczenia do przechowywania trwałych akt archiwalnych.

Historia

Prowadzenie dokumentacji w Queensland to nie tylko nowoczesna lub nowa działalność. Już w listopadzie 1861 roku wyciąg z Brisbane Courier wspomina o przechowywaniu cennych dokumentów historycznych dotyczących wczesnej historii osady. W 1917 roku Królewskie Towarzystwo Historyczne Queensland wezwało do „właściwego systemu postępowania z archiwami Queensland”. Później, w 1932 roku gubernator Queensland , Sir Leslie Wilson napisał do premiera Queensland , Williama Forgana Smitha w sprawie Centralnego Urzędu Akt, wyrażając zaniepokojenie nieodpowiednim przechowywaniem i późniejszym niszczeniem wielu cennych rejestrów publicznych. W 1939 r. Sir Raphael Cilento (były wiceprezes Królewskiego Towarzystwa Historycznego w Queensland) stwierdził, że należy utworzyć Departament Archiwów.

Ustawa o bibliotekach z 1943 r

Kiedy rząd Queensland uchwalił ustawę o bibliotekach z 1943 r., Część IV ustawy dotyczyła rejestrów publicznych. Jednak w części IV znalazł się zapis o odroczeniu jej wdrożenia, a prawodawstwo archiwalne nie zostało wdrożone przez kolejne 15 lat. W 1953 r. Rząd stwierdził, że „nie było możliwe wykonanie tej części ustawy z powodu powstałych trudności, z których głównym był brak odpowiedniego miejsca do przechowywania i eksponowania tych dokumentów”.

Chociaż niektóre akta zostały przekazane do Biblioteki Stanowej Queensland w celu zachowania, dopiero 31 lipca 1958 r. Ogłoszono i wprowadzono w życie część IV Ustawy o bibliotekach 1943–1949. W 1959 roku Robert Sharman został mianowany pierwszym archiwistą w Bibliotece Państwowej, a Archiwum Państwowe w Queensland rozpoczęło swoją działalność.

Ustawa przekazała władzę archiwalną w ręce bibliotekarza stanowego i nałożyła na Radę Biblioteczną Queensland odpowiedzialność za niszczenie akt. Oficjalne stanowisko Archiwisty Państwowego powstało dopiero ponad 20 lat później, we wrześniu 1981 r.

Zainteresowania genealogiczne i związane z nimi wyzwania

Członkowie Bundaberg Surf Life Saving Club, Nielson Park, Burnett Shire, ok. 1931 r

Pod koniec lat siedemdziesiątych i na początku lat osiemdziesiątych gwałtowny wzrost badań genealogicznych i historii rodziny stworzył duże zapotrzebowanie na usługi referencyjne i dostęp do akt. Publiczny pokój wyszukiwania archiwów stanowych Queensland został powiększony, aby pomieścić więcej klientów, aw 1983 r. Nabyto nowoczesny magazyn w Acacia Ridge . Ówczesny archiwista stanowy Paul Wilson skupił się na roli archiwów stanowych Queensland w zarządzaniu aktami półaktualnymi , w tym przygotowanie szerokiego zakresu harmonogramów przechowywania i usuwania.

W 1986 roku Archiwum Stanowe Queensland otrzymało status Oddziału Biblioteki Stanowej Queensland i opracowało propozycję nowego, specjalnie wybudowanego obiektu. Ustawa o bibliotekach i archiwach z 1988 r. określiła rolę i funkcje archiwów stanowych w Queensland oraz zapewniła dodatkową ochronę rejestrom publicznym poprzez zwiększenie uprawnień archiwisty państwowego. Rozszerzyła również definicję rejestrów publicznych, tak aby obejmowała zapisy komputerowe.

Ustawa o rejestrach publicznych z 2002 r

Rząd Queensland wprowadził ustawę o rejestrach publicznych z 2002 r. W lipcu 2002 r. Zastąpiła ona część 7 (sekcje 56–67) ustawy o bibliotekach i archiwach z 1988 r. oraz przepisy dotyczące bibliotek i archiwów z 1990 r. Nowym statutem poświęconym konkretnie zarządzaniu rejestrami publicznymi. Ustawa zapewniła współczesne ramy zarządzania rejestrami publicznymi, a także wyznaczyła zmieniającą się rolę archiwów państwowych Queensland.

Archiwa Państwowe Queensland zostały utworzone na mocy sekcji 21 Ustawy o rejestrach publicznych z 2002 r. (Ustawa) jako państwowy organ zarządzający archiwami i aktami. Wraz z wprowadzeniem ustawy Archiwa Stanowe Queensland stały się wiodącą agencją zajmującą się prowadzeniem dokumentacji władz stanowych i lokalnych w Queensland. Ustawa i towarzyszące jej Standardy prowadzenia dokumentacji umożliwiają Archiwum Stanowe Queensland opracowanie i wdrożenie kompleksowych ram polityki prowadzenia dokumentacji w celu zapewnienia spójnego podejścia do tworzenia, zarządzania, usuwania, przechowywania, ochrony i wyszukiwania informacji rządowych.

Powiązane przepisy

Władze publiczne są zobowiązane do prowadzenia „kompletnych i dokładnych rejestrów” zgodnie z ustawą o rejestrach publicznych z 2002 r. (ustawa). Aby pomóc władzom publicznym w osiągnięciu tego celu, Archiwa Państwowe Queensland opracowały w 2002 r. Standard informacyjny 40: Prowadzenie dokumentacji (IS40). Niniejszy standard informacyjny ma na celu wspieranie najlepszych praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji w sektorze publicznym w Queensland. Celem najlepszych praktyk w zakresie prowadzenia dokumentacji jest ustanowienie jej jako systematycznej części podstawowej działalności biznesowej wszystkich organów publicznych, tak aby rejestry były identyfikowane, gromadzone i przechowywane w dostępnych i użytecznych formatach, które zachowują integralność dowodową tych rejestrów tak długo, jak długo są wymagane.

Budynki Archiwum Stanowego Queensland

Wraz z mianowaniem archiwisty w 1959 r., początkowo przydzielono miejsce w Commissariat Store przy William Street w Brisbane, ale budynek ten był pełny do marca 1962 r. Dodatkowe miejsce w budynku rządowym Anzac Square i starym szpitalu Lady Bowen również szybko się zapełniły.

Archiwa stanowe Queensland, Dutton Park, lipiec 1968 w trakcie budowy

W lipcu 1968 roku Archiwa Państwowe Queensland zostały przeniesione do specjalnie wybudowanego obiektu w Dutton Park . W budynku Dutton Park położono nowy nacisk na ochronę, instalując komory fumigacyjne do zwalczania szkodników i pleśni. Przechowywanie dokumentacji podlegało surowszym kontrolom środowiskowym. Nastąpił wzrost liczby i złożoności zapytań referencyjnych oraz wprowadzono nowe usługi reprograficzne. W 1971 roku zakupiono aparat do mikrofilmów i zbudowano skarbiec do przechowywania mikrofilmów. Wykorzystanie mikrofilmów zapewniło dostęp do często używanych akt przy jednoczesnym zachowaniu oryginalnych dokumentów. Przestrzeń była ponownie problemem do 1974 roku, aw 1978 roku budynek przy ul West End w Brisbane został przejęty do użytku jako zdalna pamięć masowa. Zaproponowano nowy budynek i wybrano miejsce w Runcorn.

Obecny budynek w Runcorn powstał w 1992 roku. Oficjalnie otwarty w 1993 roku, był nominowany do nagrody architektonicznej i jako finalista otrzymał wyróżnienie.

Ciągły wzrost liczby archiwalnych akt publicznych doprowadził do budowy nowego budynku przylegającego i połączonego z istniejącym budynkiem Archiwum Państwowego Queensland. Rozbudowany obiekt został otwarty 10 listopada 2008 r., zwiększając całkowitą powierzchnię Archiwum Stanowego Queensland do 23 322 m ² a całkowita pojemność do około 90 kilometrów bieżących. Rozszerzenie obejmuje dodatkowe repozytoria, które pozwolą Archiwom Stanowym Queensland przechowywać akta przekazane przez ponad 600 władz publicznych Queensland przez następne 10 do 15 lat. Nowy budynek Archiwum Stanowego Queensland został zaprojektowany tak, aby uzupełniał wygląd oryginalnego budynku i nadal zapewniał bezpieczne, specjalnie zaprojektowane środowisko, które pomoże w długoterminowej ochronie dziedzictwa dokumentalnego Queensland.

Rozszerzony projekt obiektu obejmuje inicjatywy zrównoważone środowiskowo, w tym zbieranie wody z dachów i powierzchni parkingów w celu ponownego wykorzystania do nawadniania; recykling wody z chłodni kominowych i wydajne usługi klimatyzacyjne, w tym specjalnie zbudowany zbiornik wody lodowej o pojemności trzech milionów litrów na energię elektryczną poza szczytem. Tam, gdzie było to możliwe, w konstrukcji wykorzystano materiały i tkaniny pochodzące z recyklingu lub nadające się do recyklingu.

Dostęp do akt

Otwarte akta będące w posiadaniu Archiwum Stanowego Queensland można przeglądać na miejscu w Publicznym Pokoju Poszukiwań. Informacje o posiadanych aktach można znaleźć za pomocą bazy danych ArchivesSearch Archiwum Stanowego Queensland. Ta baza danych zawiera szczegóły akt i inne informacje dotyczące agencji rządowych i samorządowych. Wyszukiwanie może zlokalizować odniesienia do akt rządu Queensland przechowywanych przez Archiwa Stanowe Queensland. Archiwa stanowe Queensland zapewniają również usługi referencyjne użytkownikom zdalnym.

Dyrektorów i Archiwistów Państwowych

• Robert Sharman (1960–1970)
• Paul Wilson (1972–1986)
• Lee MacGregor (1986–2000)
• Janet Prowse (2001–2014)
• Darren Crombie (aktorstwo, 2014–2015)
• Mike Summerell (marzec 2016 - marzec 2021)
• Louise Howard (sierpień 2021 – obecnie)

Źródła

• Kurier z Brisbane, listopad 1861
• Journal of Historical Society of Queensland, tom 1, nr 3, sierpień 1917, s. 107
• Queensland State Archives Pozycja ID 863104, Korespondencja - Główny Sekretarz i Departament Premiera, W liście 6841, 15 grudnia 1932
• Journal of Royal Historical Society of Queensland, tom XIII, nr 8, listopad 1988 r. Głosy i postępowanie, 13 października 1953 r.
• Archiwa stanowe Queensland: pierwsze trzydzieści lat , Library Board of Qld, 1989

Linki zewnętrzne

• Oficjalna strona
• Ustawa o rejestrach publicznych z 2002 r