Oprogramowanie do zarządzania umowami
Oprogramowanie do zarządzania umowami to zakres programów komputerowych, bibliotek i danych wykorzystywanych do wspierania zarządzania umowami , zarządzania cyklem życia umów i zarządzania wykonawcami w projektach. Może być używany z oprogramowaniem do zarządzania projektami .
Zalety i kluczowe funkcje
Większość skomplikowanych projektów z udziałem wykonawców korzysta obecnie z oprogramowania do zarządzania umowami, zamiast polegać na ręcznym zarządzaniu umowami w formie papierowej. Stał się niezbędnym narzędziem do śledzenia wielu działań mających wpływ na koszty i może być szczególnie pomocny w automatyzacji administracji, zapewnianiu zgodności, monitorowaniu ryzyka, generowaniu raportów i wyzwalaniu alertów. Oprócz tego typu funkcji systemy oprogramowania do zarządzania umowami zapewniają pracownikom scentralizowane repozytorium umożliwiające szybki dostęp do wszystkich umów na całym świecie w jednym miejscu. Przechowywanie umów w wielu lokalizacjach może opóźniać i przerywać proces zawierania umów.
Oprogramowanie do zarządzania umowami jest produkowane przez wiele firm, działa w różnych skalach i oferuje różne stopnie dostosowywania. Podstawowe funkcje powinny obejmować możliwość przechowywania dokumentów kontraktowych, śledzenia zmian w dokumentach kontraktowych , wyszukiwania dokumentów pod kątem określonego kryterium, wysyłania alertów kluczowych dat oraz raportowania wymaganych aspektów kontraktu. Inne funkcje obejmują zarządzanie wnioskiem o nową umowę, przechwytywanie powiązanych danych, śledzenie dokumentu w procesie przeglądu i zatwierdzania oraz zbieranie podpisów cyfrowych .
Oprogramowanie do zarządzania umowami może być również pomocne w zarządzaniu portfelem projektów i analizie wydatków , a także może monitorować KPI . Wiodące oprogramowanie do zarządzania umowami zapewnia widoczność umów, monitorowanie i zgodność, aby zautomatyzować i usprawnić cyklu życia umowy .
Scentralizowane repozytorium zapewnia krytyczną zaletę, umożliwiając przechowywanie wszystkich dokumentów kontraktowych w jednym miejscu. Przechowywanie umów w wielu lokalizacjach może opóźniać i przerywać proces zawierania umów.
Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem kontraktowym (CRMS) dla projektów kapitałowych
Bardzo duże przedsięwzięcia, takie jak projekty inwestycyjne (capex), angażują wiele stron i wiążą się z wysokim ryzykiem i niepewnością. Różnią się one od tradycyjnych umów operacyjnych tym, że w wyjątkowych sytuacjach podlegają wspólnym terminom. Wraz ze wzrostem złożoności tych unikalnych projektów relacje między stronami stają się coraz ważniejsze. Wymaga to, aby oprogramowanie do zarządzania umowami lub oprogramowanie do zarządzania ryzykiem kontraktowym (CRMS) stało się bardziej dynamiczne i responsywne.
Warunki tych umów inwestycyjnych z konieczności obejmują założenia na początku procesu i prawdopodobnie będą się zmieniać w trakcie cyklu życia projektu . Z tego powodu CRMS musi być w stanie rejestrować pojedynczy przypadek uzgodnionych zmian warunków umowy i uwzględniać te zmiany w możliwy do skontrolowania i prawnie solidny sposób. Przy zaangażowaniu wielu decydentów CRMS powinien również uczynić rozliczalność bardziej przejrzystą i umożliwić szybsze podejmowanie decyzji w sprawie propozycji zmian.
Zarządzanie umowami w ramach zgodności z RODO UE
RODO wymaga dodatkowego wysiłku w zakresie zarządzania umowami. Każdy podmiot odpowiedzialny za dane jest zobowiązany do podpisania umów o przetwarzaniu danych (DPA) z różnymi dostawcami, którzy przetwarzają dane osobowe w imieniu podmiotu odpowiedzialnego. Umowy ochrony danych muszą być regularnie kontrolowane, dostosowywane i odnawiane, co oznacza dodatkową umowę z takimi dostawcami lub co najmniej dodatkowy aneks dotyczący ochrony danych do każdej umowy.