Zarządzanie wykonawcami
Zarządzanie wykonawcami to zarządzanie pracą zleconą na zewnątrz wykonywaną dla pojedynczej firmy. Zarządzanie wykonawcami wdraża system, który zarządza informacjami dotyczącymi zdrowia i bezpieczeństwa wykonawców, informacjami o ubezpieczeniach, programami szkoleniowymi i określonymi dokumentami, które dotyczą wykonawcy i klienta właściciela. Większość nowoczesnych umów wymaga efektywnego wykorzystania oprogramowania do zarządzania umowami w celu ułatwienia administrowania między wieloma stronami.
Ryzyko i kontrola
Ryzyko wzrasta wraz z utratą kontroli w wyniku outsourcingu pracy . Utrzymanie pracy w firmie daje Właścicielowi Klientowi pełną kontrolę nad produkcją lub świadczonymi usługami, w tym nad jakością, trwałością i spójnością. Outsourcing pracy zmniejsza zakres kontroli sprawowanej nad tymi aspektami. Podczas gdy umowy i porozumienia mogą być zawierane w celu kontrolowania produktu końcowego, Właściciel-Klient nie może mieć całkowitej pewności, że jego wymagania są spełnione.
Przy ciągłym outsourcingu produkcji firmy walczą o standaryzację procesów zarządzania wykonawcami. Wymagania i przepisy Amerykańskiej Administracji ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy oraz innych organów stale się zmieniają. Firmy muszą mieć pełny wgląd w jakość pracy, którą zatrudniali ich podwykonawcy wykonywali w przeszłości i wykonują teraz, a to często okazuje się trudne.
Istnieją narzędzia, które mogą mierzyć poziom wykonania wykonawcy. Na przykład wiele dużych rafinerii zintegrowało swój system kontroli dostępu do bram z oprogramowaniem do zarządzania umowami. Zapewnia to dostęp w czasie rzeczywistym do wydajności siły roboczej wykonawcy w rafinerii.
składniki
Skuteczne zarządzanie wykonawcami opiera się przede wszystkim na ustandaryzowanym formularzu prekwalifikacji (PRK). [ Potrzebne źródło ] Formularz wstępnej kwalifikacji jakości pozwoli również na dostosowanie funkcjonalności w razie potrzeby. Formularz wstępnej kwalifikacji zapewnia, że podjęto niezbędne kroki, aby wykonawca mógł bezpiecznie i w sposób zrównoważony pracować przed zawarciem umowy lub zezwoleniem dostawcy na przybycie na miejsce.
Formularz wstępnej kwalifikacji (lub wyjaśnienie wymagań) jest dostarczany przed złożeniem oferty lub wyceną, aby zapewnić i uwzględnić wymagania w planach pracy i budżetach.
W szczególności formularz wstępnej kwalifikacji umożliwi organizacji śledzenie najważniejszego aspektu zarządzania wykonawcami – wstępnej kwalifikacji wykonawcy w ramach następujących podstawowych dynamiki:
- Stabilność finansowa
- Historia cytowań przepisów
- Statystyki i programy dotyczące bezpieczeństwa i zdrowia
- Programy ochrony środowiska
- Kontrole w tle i programy bezpieczeństwa
- Tło i programy dotyczące zrównoważonego rozwoju / odpowiedzialności społecznej, w tym praw człowieka.
- Wymagania specyficzne dla miejsca (w razie potrzeby)
- Większe zrealizowane projekty, w tym referencje
- Czas prowadzenia działalności przez wykonawcę
- Wykonane usługi oraz ranking ryzyka na podstawie branży kontrahenta
- Zakres i limity ubezpieczenia, dodatkowe ubezpieczenie i rezygnacja z subrogacji
Szczegółowy formularz wstępnej kwalifikacji każdego z tych elementów służy do weryfikacji częstości występowania i zapewnia, że certyfikat ubezpieczenia wykonawcy jest zgodny z wymaganiami firmy.
Formularz wstępnej kwalifikacji jest następnie przeglądany pod kątem dzienników OSHA i ocen modyfikacji doświadczenia (EMR), aby wykryć wszelkie niespójności i zweryfikować status licencji wykonawcy. Na koniec kontaktuje się z referencjami w celu przedstawienia faktycznej historii pracy i doświadczenia w celu dalszego poświadczenia, że wykonawca jest wstępnie zakwalifikowany do wykonywania pracy w tej lokalizacji.
Audyt
Po wypełnieniu formularza wstępnej kwalifikacji wykonawca musi być monitorowany pod kątem zgodności, jest to istotna część zarządzania wykonawcami. Audyt przeprowadzany jest na podstawie usług, które są wykonywane przez wykonawcę oraz ryzyka związanego z tą usługą.
W przypadku wykonawców wykonujących zawody o podwyższonym ryzyku (np. elektryków, pracowników zajmujących się lokautami i przestrzeniami zamkniętymi ) audyt jest istotną częścią przeglądu programu bezpieczeństwa wykonawcy. Wielu z tych pracowników wysokiego ryzyka jest zaangażowanych w sytuacje potencjalnie zagrażające życiu i musi wykazać się umiejętnością ochrony pracowników i klientów przed szkodliwymi sytuacjami.
W celu ustalenia, czy wykonawca posiada odpowiednią wiedzę zarówno na temat prac, które mają być wykonane, jak i norm bezpieczeństwa, których należy przestrzegać, zadawane są następujące pytania:
- Czy obecnie obowiązujący Program Bezpieczeństwa jest odpowiedni?
- Czy napisany program Program Bezpieczeństwa został wdrożony?
- Czy przeprowadzana jest kontrola krytycznych elementów wyposażenia?
- Czy program pozwala na dostosowanie programu w oparciu o ryzyko?
- Czy Program Bezpieczeństwa jest specyficzny dla wykonawcy i świadczonych usług?
- Czy uwzględniono podstawowe programy w oparciu o usługi, które będą wykonywane?
- Czy istnieje metoda zapewniająca prowadzenie szkoleń opartych na pisemnych programach?
- Czy stosowane i dokumentowane są analizy zagrożeń w miejscu pracy (JHA), inspekcje w miejscu pracy i inne techniki identyfikacji/łagodzenia zagrożeń?
Pytania te są następnie wykorzystywane jako wskaźniki do określenia poziomu wydajności wykonawcy. Audyt zapewnia, że wykonawca przygotował i egzekwuje wytyczne dotyczące bezpieczeństwa w swoich codziennych działaniach. Zasadniczo audyt zapewnia potwierdzenie przez stronę trzecią, że informacje podane w formularzu wstępnej kwalifikacji są zarówno dokładne, jak i aktualne.
Baza danych
Baza danych może służyć do rejestrowania i uzyskiwania dostępu do danych dostawców w ramach programu do zarządzania wykonawcami. Baza danych musi być regularnie aktualizowana, aby zapewnić, że wszystkie zainteresowane strony są na bieżąco informowane o wszelkich zmianach, zwłaszcza jeśli program zarządzania wykonawcami jest wykorzystywany do eliminowania wykonawców o niskiej jakości. Korzystanie z internetowej bazy danych do zarządzania kontrahentami ułatwia udostępnianie danych kontrahentów w bezpiecznym formacie wszystkim niezbędnym użytkownikom, z wykorzystaniem dostępności 24/7/365.
Korzyści
Celem programu zarządzania wykonawcami jest lepsza centralizacja, kwalifikacja i monitorowanie pracowników tymczasowych. W wyniku wdrożenia programu zarządzania wykonawcami organizacja może spodziewać się niektórych lub wszystkich następujących korzyści:
- Oszczędność kosztów
- Lepsze relacje dostawca/klient
- Wyższa jakość wykonawców i dostawców
- Mniej formalności zarówno dla właścicieli, jak i wykonawców. Niektóre programy do zarządzania wykonawcami to oparte na chmurze platformy oprogramowania, które umożliwiają wykonawcom zarządzanie własnymi pozwoleniami, licencjami, szkoleniami, rejestrami szkoleń i innymi kwestiami, które ułatwiają zachowanie zgodności organizacyjnej i regulacyjnej.
- Natychmiastowe udostępnianie informacji i wiecznie zielone kwalifikacje
- Zmniejszone ryzyko – ciągłe doskonalenie kontroli strat
- Przechodzenie w kierunku stosowania wskaźników wiodących w stosunku do wskaźników opóźnionych
- Świadomość wykonawców w zakresie przepisów i najlepszych praktyk, takich jak VPP i PSM
Korzyści te są zarówno natychmiastowe, jak i długoterminowe. Kompleksowy internetowy program do zarządzania kontrahentami renomowanej firmy może stanowić wiarygodną podstawę do wstępnej kwalifikacji wykonawców, dostawców i innych dostawców towarów i usług.
Ograniczanie ryzyka
Podczas zarządzania wykonawcami należy wziąć pod uwagę dwie główne kwestie. Pierwszym z nich jest podjęcie decyzji w sprawie kryteriów oceny, a drugim opracowanie skutecznego procesu zarządzania w celu oceny tych kryteriów. Istnieje szereg kryteriów, na podstawie których można ocenić bezpieczeństwo wykonawcy, takich jak informacje o trendach historycznych i przyszłych.