System zarządzania dostawcami
System zarządzania dostawcami ( VMS ) to działająca w Internecie , często oparta na sieci Web aplikacja, która działa jako mechanizm dla przedsiębiorstw do zarządzania i pozyskiwania usług kadrowych – tymczasowych, a w niektórych przypadkach usług stałego pośrednictwa pracy – jak również zewnętrznych kontraktów lub praca warunkowa. Typowe cechy aplikacji VMS obejmują dystrybucję zamówień, skonsolidowane fakturowanie i znaczne ulepszenia możliwości raportowania, które przewyższają ręczne systemy i procesy.
W branży finansowej, ze względu na ostatnie regulacje (patrz FRB SR13-19; OCC 2013-29 i CFPB 2012-03), zarządzanie dostawcami oznacza spójną klasyfikację ryzyka i należytą staranność w celu zarządzania ryzykiem strony trzeciej. Wiele instytucji przeklasyfikowało lub zmieniło nazwy swoich programów na Zarządzanie ryzykiem strony trzeciej (TPRM), aby dostosować się do słownictwa używanego przez agencje regulacyjne.
Definicje
Siła robocza warunkowa to tymczasowa grupa pracowników, którzy pracują dla organizacji na czas nieokreślony, znani również jako freelancerzy , niezależni specjaliści, pracownicy kontraktowi tymczasowi, niezależni kontrahenci lub konsultanci. VMS jest rodzajem zarządzania warunkową siłą roboczą . Istnieje kilka innych terminów związanych z VMS, które są istotne dla pracowników tymczasowych lub branży kadrowej.
Dostawca to osoba lub organizacja, która sprzedaje lub sprzedaje pracę warunkową . W szczególności sprzedawcą może być niezależny konsultant, firma konsultingowa lub firma rekrutacyjna (którą można również nazwać dostawcą – ponieważ dostarczają siłę roboczą lub wiedzę fachową, a nie bezpośrednio ją sprzedają).
VOP lub Vendor On Premises to dostawca , który otwiera sklep w siedzibie klienta. Zajmują się zaspokojeniem potrzeb pracowniczych i wymagań klienta. VOP robi to albo pozyskując siłę roboczą bezpośrednio od siebie, albo od innych dostawców, z którymi może konkurować. Ponadto VOP zarządza i koordynuje tę pracę dla klienta.
MSP lub Managed Service Provider zarządza dostawcami i mierzy ich skuteczność w rekrutacji zgodnie ze standardami i wymaganiami klienta. MSP na ogół nie rekrutują bezpośrednio, ale starają się znaleźć najlepszych dostawców dostawców zgodnie z wymaganiami klienta. Zasadniczo sprawia to, że MSP jest bardziej neutralny niż VOP w poszukiwaniu talentów, ponieważ sami nie zapewniają siły roboczej.,
VMS to narzędzie, w szczególności program komputerowy , które rozdziela wymagania dotyczące pracy do firm rekrutacyjnych, firm rekrutacyjnych, firm konsultingowych i innych dostawców (tj. Niezależnych konsultantów). Ułatwia proces rozmowy kwalifikacyjnej i zatrudnienia, a także zatwierdzanie i rozliczanie czasu pracy.
CSM lub system zarządzania usługami kontraktowymi to narzędzie, które łączy się z systemami kontroli dostępu dużych rafinerii, zakładów i zakładów produkcyjnych oraz systemem ERP w celu przechwytywania godzin/danych w czasie rzeczywistym między kontrahentami a klientem . Ten typ systemu zwykle wymaga współpracy między wykonawcą a właścicielem obiektu w celu uproszczenia procesu pomiaru czasu i poprawy widoczności kosztów projektu.
EOR , czyli Zarejestrowany Pracodawca, ma na celu ułatwienie wszystkich elementów zarządzania niezależnymi wykonawcami, w tym klasyfikacji, audytów i przeglądów zgodności . Employer of Records pomaga obniżyć ryzyko współzatrudnienia i umożliwia przedsiębiorstwom zatrudnianie niezależnych wykonawców i zarządzanie nimi bez stresu związanego z audytami rządowymi lub zobowiązaniami podatkowymi.
Historia i ewolucja VMS
VMS (Vendor Management System) to stosunkowo niedawny postęp w zarządzaniu wydatkami na pracę warunkową. [ potrzebne źródło ] VMS to ewolucja koncepcji Master Service Provider (MSP) / Vendor-On-Premises (VOP), która stała się bardziej rozpowszechniona od późnych lat 80. do połowy lat 90., kiedy większe przedsiębiorstwa zaczęły szukać sposobów na zmniejszenie koszty outsourcingu. [ potrzebne źródło ] MSP lub VOP był zasadniczo głównym dostawcą, który jest odpowiedzialny za zarządzanie na miejscu potrzebami klienta w zakresie tymczasowej pomocy / pracownika kontraktowego. Zgodnie z koncepcją BPO (Business Process Outsourcing), dostawca główny zawiera umowy podwykonawcze z zatwierdzonymi agencjami pracy. [ potrzebne źródło ]
Warto wspomnieć, że VMS naprawdę zaczął ewoluować mniej więcej w czasie, gdy książka Reengineering the Corporation Michaela Hammera i Jamesa Champy'ego stała się bestsellerem. [ potrzebne źródło ] Duże przedsiębiorstwa szukały sposobów na konkurowanie w globalnej gospodarce. Główną korzyścią dla amerykańskich firm w tym okresie było to, że ich działy zakupów były w stanie skierować zapotrzebowanie na nowy personel kontraktowy do jednego źródła – VOP – i z kolei obniżyć koszty zaopatrzenia poprzez uproszczenie procesu płatności. [ potrzebne źródło ] W efekcie musieli wypisać czek tylko jednemu sprzedawcy w porównaniu z setkami dostawców.
Wraz z Internetem pojawiły się nowe sposoby prowadzenia działalności gospodarczej, w tym płatności elektroniczne. Według Staffing Industry Analysts, Inc. [ kto? ] pojawienie się e-biznesu, B2B, e-zamówień i in. był katalizatorem, który zapoczątkował branżę VMS. [ potrzebne źródło ]
Gdy firmy zaczęły integrować tę koncepcję e-biznesu, zaczęły pojawiać się aukcje internetowe. Twierdzili, że proponowana wartość polega na tym, że mogą zmniejszyć wydatki na zakup dostawców biurowych, dostawców przemysłowych i innych towarów, wystawiając te zamówienia na licytację za pośrednictwem aukcji internetowej. [ potrzebne źródło ]
Pionierzy
W 1993 roku jedna z takich firm uznała niszę zarządzania wydatkami na pracę warunkową za ogromną szansę – Geometric Results Inc. (GRI). [ potrzebne źródło ] Na początku GRI była spółką zależną należącą w całości do Ford Motor Company i to właśnie GRI opracowało jedną z pierwszych znaczących aplikacji VMS w branży, PeopleNet. [ potrzebne źródło ] Początkowo był to proces ręczny, ale w 1995 roku wprowadzono pewną automatyzację systemu. [ potrzebne źródło ] Rok później PeopleNet stał się zautomatyzowanym systemem VMS. Ogólnie rzecz biorąc, GRI zarządzał wydatkami w firmie Ford o wartości prawie 200 milionów dolarów. [ potrzebne źródło ] W 1997 roku firma MSX International zakupiła GRI i kontynuowała swój rozwój na rynku, oferując neutralny dla dostawców VMS dla przemysłu motoryzacyjnego. [ potrzebne źródło ]
MSXI uruchomiło później nowe, zastrzeżone oprogramowanie internetowe - b2bBuyer, a program nadal się rozwijał wraz z ekspansją europejskich operacji MSXI. Ich sukces jest osiągany dzięki najlepszym w swojej klasie procesom i technologii wspieranym przez model neutralny dla dostawcy. [ Potrzebne źródło ] MSXI utworzyło również spółkę zależną należącą do mniejszości 51/49 i przepakowało swoją aplikację internetową jako „TechCentral”, aby obsługiwać byłego dostawcę części GM, Delphi Corporation. Obecnie The Bartech Group — należący do mniejszości dostawca usług kadrowych i nowy MSP — przejęła Delphi VMS w 2006 roku i obecnie obsługuje program przy użyciu Fieldglass Platforma VMS.
dla dostawców rozwiązanie VMS do zarządzania kapitałem ludzkim . tego towaru. Firma ProcureStaff Technologies wdrożyła model neutralny dla dostawców dla swojego pierwszego klienta, globalnej firmy telekomunikacyjnej, ponieważ promowała konkurencję poprzez otwieranie zamówień dla większej liczby wstępnie wykwalifikowanych dostawców personelu bez uprzedzeń i faworyzowania. Korzyści osiągnięte dla klienta obejmowały skrócenie czasu cyklu i niższe ogólne wydatki na robociznę warunkową. [ potrzebne źródło ]
Niedługo po tym czasie do walki weszły inne firmy, chcące wykorzystać rozwijający się rynek. Chociaż firma Chimes była spółką zależną w całości należącą do Computer Horizons Corp., kluczowym wyróżnikiem między nią a innymi pojawiającymi się dostawcami VMS było to, że stała się „neutralnym dostawcą” dostawcy usług Business Process Outsourcing (BPO), a nie tylko firma technologiczna, która licencjonowała swoje oprogramowanie VMS. Propozycja wartości firmy Chimes polegała na utworzeniu i obsadzeniu biura programowego (PO), które zintegrowałoby się z procesami zakupowymi, kadrowymi i księgowymi firmy klienta. Oznacza to, że firma Chimes zdała sobie sprawę, że samo udzielanie klientom licencji na oprogramowanie było strategią, która nie mogła zagwarantować pomyślnego wdrożenia i wykorzystania korzyści płynących z koncepcji VMS. W lutym 2007 r. firma Axium International kupiła Chimes, Inc. od swojej spółki macierzystej (CHC) i połączyła ją z Ensemble Workforce Solutions. [ potrzebne źródło ] Firmy wspólnie tworzą ECG (Ensemble Chimes Global), największego dostawcę VMS na świecie. Nieprawidłowości fiskalne doprowadziły do nieoczekiwanej implozji Chimes (ECG) i jej spółki macierzystej Axium na początku 2008 r. W styczniu 2008 r. Axium International Inc., matka Ensemble Chimes Global, złożyła wniosek o upadłość na podstawie rozdziału 7 w Los Angeles i obie firmy Axium International i Ensemble Chimes Global zaprzestały działalności. [ potrzebne źródło ] 24 stycznia 2008 r. Beeline , jednostka biznesowa ds. MPS Group , Inc. ogłosiła, że wygrała przetarg na aktywa Chimes. [ potrzebne źródło ]
Aberdeen Group , niezależna organizacja badawcza, stwierdziła, że mniej niż 17% firm, które wdrożyły program zarządzania pracownikami tymczasowymi, odnotowało poprawę wskaźników wydatków i wydajności od źródła do cyklu. Potwierdza to twierdzenie firmy Chimes, że najlepsze wdrożenia to takie, które kładą nacisk na usprawnienie procesów biznesowych, a nie tylko sprzedaż narzędzia klientowi.
Korzyści dla amerykańskich firm
Do 2002 roku było ponad 50 dostawców rozwiązań VMS. Oprogramowanie było teraz oparte na sieci, więc interesariusze — menedżerowie ds. zatrudniania klientów, pracownicy biura programu VMS i dostawcy — mogli uzyskiwać dostęp do systemu z Internetu. Typowe korzyści obejmowały:
- Usprawniony przepływ pracy zatwierdzania zapotrzebowania
- Skrócony czas cyklu napełniania
- Uproszczone zarządzanie dostawcami
- Standaryzacja / zarządzanie stawkami rachunków
- Optymalizacja bazy dostawców
- Fakturowanie skonsolidowane
- Udoskonalone zarządzanie bezpieczeństwem i zasobami
- Dostępność wskaźników wydajności dostawców
- Widoczność i kontrola kosztów nad indywidualnymi wydatkami
- 10-20% redukcja wydatków na pracę warunkową
Trendy VMS
Szybki wzrost i dojrzałość
Według badań Aberdeen, 72% amerykańskich firm posiada jeden program zarządzania pracownikami kontraktowymi oraz pozyskiwaniem i zaopatrzeniem w usługi profesjonalne. To niesamowite rozpowszechnienie, ponieważ oprogramowanie VMS istnieje dopiero od około dziesięciu lat. Dowodzi to, podobnie jak wszystko inne w świecie łączy szerokopasmowych, że przemysłowy (dojrzały) cykl życia rynku VMS przyspieszył.
Chociaż branża wciąż znajduje się w końcowej fazie wzrostu, dostawcy powinni być świadomi symptomów wskazujących na nadejście schyłku w branży, na przykład gdy: A) presja konkurencji zmusza do osłabienia marż MSP/VMS; B) następuje gwałtowna konsolidacja konkurencji poprzez fuzję, przejęcie lub porzucenie; C) ekspansja sprzedaży w ramach istniejącej bazy klientów jest drastycznie ograniczona; oraz D) spadek wolumenu sprzedaży do nowych klientów w USA.
Kiedy klienci zdadzą sobie sprawę z początkowych korzyści płynących z przejęcia kontroli i zarządzania swoją siłą roboczą, będą podejmowane wysiłki na rzecz ciągłego doskonalenia — w tym redukcji kosztów, a także analizy innych kategorii wydatków pośrednich, które można rozszerzyć. Możliwości dla dostawców VMS obejmują między innymi wydatki oparte na projektach, niezależnych wykonawców i profesjonalne usługi.
Zwiększenie kontroli u dostawców
W Stanach Zjednoczonych agencje takie jak Consumer Financial Protection Bureau (CFBP), Federal Financial Institution Examination Council (FFIEC) i Federal Reserve Board (FRB) coraz bardziej angażują się w ocenę zgodności instytucji finansowych z przepisami. Zwiększona koncentracja oznacza, że organizacje zastanawiają się, w jaki sposób wybierają swoich dostawców.
Nacisk na pomiar cyberryzyka
Szybka analiza naruszeń i ujawnień danych od 2014 roku wskazuje, że naruszenia te stały się częstsze i miały większą skalę niż kiedykolwiek. Ponieważ znacznie więcej danych jest generowanych i przechowywanych w chmurze, złośliwi aktorzy są zainteresowani wykorzystywaniem systemów, które są nieprawidłowo skonfigurowane. Hakerzy uzyskują dostęp do danych, wykorzystując luki w zabezpieczeniach dostawcy. Jednym z wyzwań związanych z pomiarem ryzyka cybernetycznego dostawcy jest to, że konwencjonalny sposób pomiaru dostawcy za pomocą kwestionariusza jest przestarzały i niewystarczająco kompleksowy.