Oryginalne zamówienie

Nie należy mylić z pierwszego rzędu .

Oryginalna kolejność to koncepcja w teorii archiwów , zgodnie z którą grupa akt powinna być utrzymywana w takim samym porządku, w jakim zostały umieszczone przez twórcę akt. Oryginalna kolejność, obok pochodzenia , jest podstawową zasadą archiwistycznej koncepcji „respect des fonds” . Podstawowym celem przechowywania akt w ich oryginalnej kolejności jest zachowanie dodatkowych informacji kontekstowych o twórcy akt i środowisku ich tworzenia. Oryginalna kolejność zachęca także archiwistę do zachowania neutralności i unikania jakiejkolwiek interpretacji akt.

Zasada

Towarzystwo Amerykańskich Archiwistów Glossary of Archival and Records Terminology nazywa pierwotny porządek „fundamentalną zasadą archiwów” i stawia dwa główne cele: zachowanie „relacji i znaczenia dowodowego” akt oraz ułatwienie korzystania z akt poprzez zachowanie „mechanizmów twórcy akt w celu dostęp". Definicja SAA określa, że ​​pierwotny porządek niekoniecznie jest porządkiem akt w momencie ich dostarczenia do archiwum; jeśli coś zostanie odebrane przez archiwum wyraźnie poza kolejnością, oczekuje się, że archiwum zwróci element do pierwotnej lokalizacji. Jeśli akta są odbierane bez dostrzegalnego systemu organizacji, archiwista może wymagać stworzenia oryginalnego porządku.

Kolejność tworzenia akt może dostarczać ważnych informacji o intencjach twórcy akt. Oryginalna kolejność pomaga zachować nienaruszony kontekst rekordów, a niektóre rekordy zależą od ich oryginalnego kontekstu, aby opowiedzieć całą historię. Badacze mogą wykorzystać ten kontekst, aby lepiej zrozumieć relacje między dokumentami, ich twórcę lub sposób, w jaki były przechowywane, wykorzystywane lub przekazywane przed otrzymaniem ich przez archiwa.

Inną korzyścią wynikającą z zachowania pierwotnego porządku jest skrócenie czasu, jaki archiwiści muszą poświęcić na przetwarzanie i porządkowanie nowych akt w miarę ich przyjmowania do kolekcji. Zamiast tworzyć nowy system organizacyjny, opracowywać nowe metadane lub pisać nowe opisy, archiwiści mogą korzystać z systemów i opisów już opracowanych przez twórcę, jak opisano w przełomowym artykule „ Więcej produktów, mniej procesów ”.

Oryginalna kolejność jest ściśle związana, ale nie tożsama z proweniencją , która odnosi się do pochodzenia zapisu lub jego własności. Oprócz przechowywania w oryginalnej kolejności, najlepsze praktyki nakazują grupowanie akt zgodnie z ich pochodzeniem; akta utworzone przez różne osoby lub organizacje nie powinny być ze sobą mieszane, nawet jeśli omawiają ten sam temat.

Historia

Max Lehmann jest często uznawany za pierwszego archiwistę, który napisał o zasadzie pierwotnego porządku, kiedy opracował wytyczne dla pruskich Tajnych Archiwów Państwowych w 1881 roku . systemy ewidencji Archiwów Państwowych. Wcześniej wiele archiwów organizowało swoje akta według formatu, treści lub chronologii. Wiele rozbudowanych rejestrów chronologicznych, zasadniczo sekwencyjna lista rekordów, która rosła w miarę dodawania ich do archiwum. Często utrudniało to archiwistom przetwarzanie i opisywanie akt, zwłaszcza w dużych zbiorach lub gdy mieli do czynienia z porządkowaniem niedatowanych dokumentów.

Pierwsze godne uwagi wyartykułowanie praktyki porządku pierwotnego zostało przedstawione w Podręczniku porządkowania i opisu archiwów (zwanym także Podręcznikiem holenderskim ) z 1898 r., gdzie w rozdziale dotyczącym porządkowania dokumentów archiwalnych w punkcie #16 czytamy: „System uporządkowania musi opierać się na pierwotnej organizacji zbiorów archiwalnych, która w głównej mierze odpowiada organizacji organu administracyjnego, który je wytworzył”.

Zasady te nie miały zastosowania do dokumentów osobistych, ponieważ Holenderski Podręcznik nie uważał zbioru dokumentów osobistych danej osoby za archiwum. W pierwszym anglojęzycznym podręczniku administrowania archiwami, opublikowanym w 1937 r., Sir Hillary Jenkinson argumentował, że tylko „dokumenty, które stanowiły część oficjalnej transakcji i zostały zachowane do oficjalnego wglądu”, kwalifikują się jako archiwa. Jednak wielu, choć nie wszyscy, współczesnych archiwistów zmieniło sposób myślenia i postrzega dokumenty osobiste jako archiwa zasługujące na takie samo traktowanie jak akta rządowe lub organizacyjne.

Krytyka

Wielu archiwistów krytykowało zasadę pierwotnego porządku. TR Schellenberg argumentowali, że zasada ta wywodzi się z krajów, w których istnieje system ewidencji opieki nad archiwami, w którym sekretarze odgrywają ważną rolę jako pośrednicy między agencją lub instytucją tworzącą akta a archiwum, które je pozyskuje i przechowuje. Narzucenie porządku przez tych rejestratorów zapewniło logiczną i spójną organizację akt przed ich dostarczeniem do archiwum. W latach sześćdziesiątych ta funkcja rejestratora już nie istniała, a akta były często dostarczane do archiwum, w którym nie było żadnego spójnego ani zrozumiałego systemu organizacji. Schellenberg argumentował, że „zwykle [archiwista] powinien starać się zrozumieć system uporządkowania, który został pierwotnie nałożony na akta, zamiast narzucać swoje preferencje. rejestrować w nich pozycje, jeśli czyniąc to, może sprawić, że zapisy będą bardziej zrozumiałe i bardziej użyteczne”. Podobnie Frank Boles zauważył, że trzymanie się pierwotnej kolejności oznacza nadanie priorytetu rozmieszczeniu rekordów przez twórców nad systemem, który najlepiej odpowiada przyszłym użytkownikom i badaczom, co może czasami ograniczać możliwość dostępu badaczy do zapisów.

Inni krytycy wskazywali, że nawet przywrócenie domniemanego pierwotnego porządku może grozić usunięciem dowodów zarządzania grupą akt po ich pierwotnym utworzeniu i uporządkowaniu. Plastyczny charakter dużych organizacji, w których grupy akt mogą przechodzić przez wielu opiekunów przed przekazaniem ich do archiwum, może utrudniać identyfikację pierwotnego zamówienia. Tom Nesmith dalej argumentował, że pierwotny porządek niekoniecznie jest trwały przez cały okres istnienia płyty; ponieważ akta przechodzą od jednego kustosza do drugiego, zanim trafią do archiwum, prawdopodobnie kolejność zostanie zmieniona w taki sposób, że archiwum nie będzie już otrzymywać akt w kolejności, w jakiej zostały utworzone. Dalsze korzystanie ze zbiorów archiwalnych i trwające przetwarzanie lub rearanżacja mogą również wpływać na wyobrażenia o tym, co stanowi „oryginalny” porządek i jakie informacje kontekstowe są traktowane priorytetowo do zachowania.

Niektórzy archiwiści uważają, że oryginalna kolejność może mieć mniejsze zastosowanie do dokumentów osobistych, ponieważ jest bardziej prawdopodobne, że twórca tych akt nie stworzył ani nie przechowywał ich w znaczący sposób. Na przykład Jennifer Meehan argumentuje, że „archiwiści muszą inaczej postrzegać pierwotny porządek, aby odpowiednio rozumieć i umieszczać akta osobiste w kontekście: zamiast myśleć o tym jako o celu, który należy osiągnąć, może lepiej służyć celom archiwalnym, myśląc o nim jako o środku do wykonanie aranżacji i opisu.” Inni twierdzą, że przechowywanie akt osobowych w ich oryginalnej kolejności dostarcza ważnych informacji kontekstowych na temat osobowości lub stanu psychicznego twórcy.

W archiwach cyfrowych

W dzisiejszych czasach obfitość zdigitalizowanych zapisów stworzyła nowe wyzwania dla zrozumienia i utrzymania pierwotnego porządku.

Inskrypcja, sposób, w jaki pliki cyfrowe są zapisywane na dysku lub dysku, zwykle przechowuje bity danych w kolejności niesekwencyjnej, w zależności od dostępnego miejsca. Bity muszą być zebrane razem i połączone w plik, który ma znaczenie dla użytkownika. Dodatkowo, przy każdym dostępie do pliku elektronicznego następuje jego zmiana. Te nowe informacje, takie jak data „ostatniego zapisu” lub pliki tymczasowe utworzone przez automatyczne zapisywanie oprogramowania funkcja, jest również zapisywana w nowych miejscach na dysku. Istnieje większe prawdopodobieństwo, że zapisy cyfrowe będą miały wiele wersji w ciągu swojego życia niż zapisy fizyczne — więcej nawet niż twórca może być świadomy — co może utrudniać identyfikację pierwotnej kolejności.

Opierając się na studiach przypadków zdigitalizowanych i urodzonych w formie cyfrowej zapisów, Jane Zhang opisała kilka kluczowych ustaleń dotyczących pojęcia pierwotnego porządku w archiwach cyfrowych. Ustalenia te obejmują fakt, że dokumenty elektroniczne mogą mieć wiele odmian pierwotnej kolejności, ponieważ nie mają stałego systemu organizacji; można je zreorganizować na podstawie dowolnej liczby metadanych jednym kliknięciem przycisku. Dodatkowo metadane stosowane do akt elektronicznych przez twórcę znacznie ułatwiają automatyczne przetwarzanie i mogą być stosowane na niższych poziomach organizacji hierarchicznej w aktach elektronicznych, umożliwiając odnalezienie poszczególnych pozycji niezależnie od tego, czy zachowane są w pierwotnej kolejności ich powstania.

Ponieważ koncepcja oryginalnego porządku w archiwach cyfrowych jest tak złożona, niektórzy archiwiści zaproponowali opracowanie nowych wytycznych, które miałyby zastosowanie do dokumentacji elektronicznej, przy jednoczesnym poszanowaniu zasad właściwych dla szacunku de fonds . Jinfang Niu argumentował, że „uporządkowanie zapisów cyfrowych polega znacznie mniej na utrzymaniu fizycznego porządku nośników pamięci, a raczej na utrzymaniu koncepcyjnych relacji między zapisami elektronicznymi, ponieważ fizyczny porządek zapisów cyfrowych często wymaga zmiany w celu ich przechowywania i celów konserwatorskich”.