Polityka zasobów ludzkich

Polityki zasobów ludzkich są kontynuacją wytycznych dotyczących podejścia, jakie organizacja zamierza przyjąć w zarządzaniu swoimi ludźmi. Stanowią one konkretne wytyczne dla menedżerów HR w różnych sprawach dotyczących zatrudnienia i wyrażają intencje organizacji w odniesieniu do różnych aspektów zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak rekrutacja , awanse , wynagrodzenia , szkolenia , selekcje itp. Służą zatem jako punkt odniesienia przy zarządzaniu zasobami ludzkimi opracowywane są praktyki lub gdy podejmowane są decyzje dotyczące siły roboczej organizacji.

Dobra polityka kadrowa zawiera uogólnione wskazówki dotyczące podejścia organizacji, a co za tym idzie jej pracowników, do różnych aspektów zatrudnienia. Procedura określa dokładnie, jakie działania należy podjąć zgodnie z polityką.

Każda organizacja ma inny zestaw okoliczności i dlatego opracowuje indywidualny zestaw zasad dotyczących zasobów ludzkich. Lokalizacja, w której działa organizacja, będzie również dyktować treść jej zasad.

Cele

Ustanowienie zasad może pomóc organizacji wykazać, zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz, że spełnia wymagania dotyczące różnorodności, etyki i szkoleń, a także swoje zobowiązania w zakresie regulacji i ładu korporacyjnego swoich pracowników. Na przykład, aby zwolnić pracownika zgodnie z wymogami prawa pracy, oprócz innych względów, zwykle konieczne będzie spełnienie postanowień zawartych w umowach o pracę i układach zbiorowych pracy. Ustanowienie Polityki HR, która określa obowiązki, standardy postępowania i dokumentuje procedury dyscyplinarne, jest obecnie standardowym podejściem do wypełniania tych obowiązków. Polityka HR zapewnia ramy, w ramach których podejmowane są spójne decyzje i promuje równość w sposobie traktowania ludzi.

Polityka HR może być również bardzo skuteczna we wspieraniu i budowaniu pożądanej kultury organizacyjnej . Na przykład polityka rekrutacji i zatrzymywania pracowników może określać sposób, w jaki organizacja ceni sobie elastyczną siłę roboczą, polityka wynagrodzeń może to wspierać, oferując opcję wynagrodzenia 48/52, w ramach której pracownicy mogą wziąć dodatkowe cztery tygodnie urlopu rocznie i otrzymywać niższe wynagrodzenie przez cały rok.

W rzeczywistości zasady i procedury służą kilku celom:

1. Zapewniają jasną komunikację między organizacją a jej pracownikami na temat warunków ich zatrudnienia.
2. Stanowią podstawę sprawiedliwego i równego traktowania wszystkich pracowników.
3. Są zbiorem wskazówek dla przełożonych i kierowników.
4. Stanowią podstawę do opracowania podręcznika pracownika.
5. Stanowią podstawę do regularnego przeglądu ewentualnych zmian dotykających pracowników.
6. Tworzą kontekst dla programów szkoleniowych dla przełożonych i programów orientacyjnych dla pracowników.

Przy opracowywaniu polityk HR powinno być jasne i spójne określenie polityk organizacji dotyczących wszystkich warunków zatrudnienia oraz procedur ich równej i sprawiedliwej realizacji. Aby osiągnąć ten cel, zasady i procedury powinny być:

• Jasne i konkretne, ale zapewniające wystarczającą elastyczność, aby sprostać zmieniającym się warunkom.
• Przestrzegaj wszystkich odpowiednich przepisów prawa i regulacji.
• Spójne między sobą i odzwierciedlające ogólne prawdziwe i rzetelne podejście do wszystkich pracowników.

Polityki HR są opracowywane poprzez podejmowanie decyzji i podejmowanie działań dotyczących codziennych problemów organizacji. Proces tworzenia polityk HR obejmuje ocenę następujących czynników:

1. Zidentyfikuj cel i cele , które organizacja chce osiągnąć w odniesieniu do działu zasobów ludzkich .
2. Analiza wszystkich czynników, pod którymi będzie funkcjonowała polityka kadrowa organizacji.
3. Zbadanie możliwych alternatyw w każdym obszarze, w którym deklaracja polityki kadrowej jest niezbędna.
4. Realizacja polityki poprzez opracowanie procedury wspierającej politykę.
5. Komunikacja polityki i procedur dostosowanych do całej organizacji.
6. Audyt polityki w celu ujawnienia niezbędnych obszarów wymagających zmian.
7. Ciągła rewaluacja i rewizja polityki w celu zaspokojenia bieżących potrzeb organizacji.

Sformułowanie

Zarządzanie zasobami ludzkimi obejmuje celowe działania organizacyjne mające na celu poprawę produktywności pracowników i administrację poprzez takie środki, jak rekrutacja, wynagrodzenia, wydajność, ocena, szkolenie, prowadzenie dokumentacji i zgodność. Polityka HR powinna zostać opracowana dla kluczowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi, obejmując osiem powszechnie akceptowanych obowiązków:

1. Relacje zarządzania pracą
2. Praktyki zatrudnienia i pośrednictwa pracy
3. Różnorodność miejsca pracy
4. Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona
5. Systemy informacji o zasobach ludzkich
6. Badania zasobów ludzkich
7. Trening i rozwój

Przy formułowaniu lub rewizji polityk należy podjąć następujące kroki:

1. Zrozumieć kulturę korporacyjną i jej wspólne wartości
2. Analizuj istniejące zasady: zarówno pisemne, jak i niepisane istniejące zasady.
3. Analizuj wpływy zewnętrzne: polityka kadrowa podlega wpływom wielu przepisów , regulacji i władz , dlatego też należy zapoznać się z kodeksami postępowania wydanymi przez instytucje zawodowe.
4. Oceń obszary, w których potrzebne są nowe polityki lub istniejące polityki są nieodpowiednie.
5. Sprawdź z menedżerami, najlepiej zaczynając od zespołu kierowniczego organizacji, ich opinie na temat polityki HR i obszarów, które ich zdaniem można poprawić.
6. Zbieraj opinie pracowników na temat zasad HR, zwłaszcza w zakresie, w jakim są one z natury sprawiedliwe i sprawiedliwe oraz są wdrażane uczciwie i konsekwentnie.
7. Zasięgnij opinii przedstawicieli związku .
8. Przeanalizuj informacje zachowane w poprzednich krokach i przygotuj projekt polityki.
9. Konsultuj, dyskutuj i uzgadniaj zasady z przedstawicielami kierownictwa i związków zawodowych.

Aby napisać pierwszy projekt zasad zgodnie z krokiem 7, należy uwzględnić następującą treść:

• Nazwa zasady
• Data wejścia w życie polisy i data ewentualnych zmian
• Status zatwierdzenia — na tym etapie powinien mieć status „WERSJA ROBOCZA”
• Referencje — wymień inne polityki lub dokumenty związane z tą polityką
• Cel polityki – co ma promować lub osiągnąć
• Główne oświadczenie dotyczące polityki
• Należy zdefiniować wszelkie kluczowe pojęcia lub terminy wymienione w polityce
• Kwalifikowalność lub zakres — wszystkie zainteresowane strony są objęte polityką
• Jak radzić sobie z potencjalnymi wyjątkami
• Stanowiska w organizacjach odpowiedzialne za wdrażanie i monitorowanie polityki
• Procedury realizacji polisy – najlepiej rozpisane w ponumerowanych krokach

typy

Polityki HR można klasyfikować na podstawie źródeł lub opisu.

Na podstawie źródła

Ze względu na źródło pochodzenia polityki kadrowe można podzielić na:

1. Zasady opracowane — są to zasady zwykle ustanawiane przez kierowników wyższego szczebla w celu kierowania ich podwładnymi .
2. Implicit Policies – Są to zasady, które nie są formalnie wyrażone; są one wywnioskowane z zachowania menedżerów. Są one również znane jako zasady implikowane.
3. Narzucone zasady — zasady są czasami narzucane przedsiębiorstwu przez agencje zewnętrzne, takie jak rząd , stowarzyszenia branżowe i związki zawodowe .
4. Odwołane polisy — Odwołane polisy powstają, ponieważ konkretny przypadek nie jest objęty wcześniejszymi polisami. Aby wiedzieć, jak postępować w niektórych sytuacjach, podwładni mogą prosić lub apelować o sformułowanie określonych zasad.

Na podstawie opisu

Na podstawie opisu zasady mogą być ogólne lub szczegółowe.

1. Zasady ogólne — zasady te nie odnoszą się do żadnej konkretnej kwestii. Zasady ogólne są formułowane przez zespół kierowniczy organizacji. Tego rodzaju zasady nazywane są „ogólnymi”, ponieważ nie odnoszą się do żadnej konkretnej kwestii.
2. Zasady szczegółowe — Zasady te dotyczą konkretnych kwestii, takich jak personel , wynagrodzenia , rokowania zbiorowe itp. Zasady szczegółowe muszą być zgodne ze wzorcem określonym w zasadach ogólnych.

Zalety

Dzięki ustanowieniu zasad HR uzyskuje się następujące korzyści:

1. Pomagają menedżerom na różnych szczeblach decyzyjnych podejmować decyzje bez konsultacji z przełożonymi. Podwładni są bardziej skłonni do przyjęcia odpowiedzialności, ponieważ zasady wskazują, czego się od nich oczekuje, i mogą zacytować pisemną politykę, aby uzasadnić swoje działania.
2. Zapewniają długoterminowy dobrobyt pracowników i przyczyniają się do dobrych relacji pracodawca-pracownik, ponieważ zmniejsza się faworyzowanie i dyskryminacja. Ugruntowane polityki zapewniają jednolite i spójne traktowanie wszystkich pracowników w całej organizacji.
3. Ustanawiają wytyczne realizowane w organizacji, a tym samym minimalizują osobiste uprzedzenia menedżerów.
4. Zapewniają szybkie podejmowanie decyzji, ponieważ polityki służą jako standardy, których należy przestrzegać. Zapobiegają marnowaniu czasu i energii na powtarzane analizy w celu rozwiązania problemów o podobnym charakterze.
5. Ustanawiają spójność w stosowaniu zasad przez pewien okres czasu, tak aby każdy w organizacji był traktowany uczciwie i sprawiedliwie. Pracownicy wiedzą, jakich działań mogą się spodziewać w okolicznościach objętych polisami. Zasady ustalają wzorce zachowań i pozwalają pracownikom pracować z większą pewnością siebie.

Czynniki wpływające

Następujące czynniki będą miały wpływ na politykę HR organizacji:

Prawa kraju

Należy wziąć pod uwagę różne przepisy prawa pracy i przepisy dotyczące pracy. Zasady powinny być zgodne z prawem kraju, stanu i/lub prowincji, w przeciwnym razie mogą powodować problemy dla organizacji.

Wartości społeczne i zwyczaje

Wartości i zwyczaje społeczne muszą być szanowane, aby zachować spójność zachowań w całej organizacji. Przy formułowaniu polityki należy brać pod uwagę wartości i zwyczaje wszystkich społeczności.

Filozofia i wartości zarządzania

Filozofia i wartości zarządzania wpływają na jego działania w sprawach dotyczących pracowników. Dlatego bez jasnej, szerokiej filozofii i ustalonych wartości pracownikom trudno byłoby zrozumieć zarządzanie.

Wpływ finansowy

Polityka kadrowa może wpływać na produktywność i ogólne finanse organizacji, jeśli stwarza niepotrzebne obciążenia lub biurokrację dla pracowników organizacji. Organizacje mogą również rozważyć, na ile realistyczne jest sprawiedliwe egzekwowanie zasad lub aktualizowanie ich, ponieważ mogą one powodować problemy wśród pracowników.

15. HR Tookit (2009): Dokumenty dotyczące procesów HR i zarządzania }