Aktywne zarządzanie polityką

Aktywne zarządzanie zasadami to zorientowane biznesowo oprogramowanie korporacyjne , które zapewnia podejście do wydajnego i skutecznego reagowania na wiele zagrożeń związanych z komunikacją elektroniczną. Wraz z wykładniczym wzrostem wykorzystania komunikacji elektronicznej wiele firm jest codziennie narażonych na znaczne ryzyko. Zagrożenia te obejmują nieprzestrzeganie różnych przepisów, wyciek własności intelektualnej oraz niewłaściwe lub obraźliwe zachowanie pracowników. Active Policy Management umożliwia firmie dokładne wykrywanie naruszeń, podejmowanie odpowiednich działań (nawet blokowanie wysłania wiadomości) oraz szybkie znajdowanie i przeglądanie naruszeń w celu zareagowania na sytuację i zapobieżenia dalszym szkodom.

Istnieje wiele kanałów komunikacji elektronicznej, w tym poczta elektroniczna , poczta internetowa , komunikatory internetowe , wiadomości wysyłane z terminala Bloomberg , poczta mobilna wysyłana z urządzenia przenośnego, takiego jak BlackBerry , ogólne korzystanie z przeglądarki internetowej , ftp, kopiowanie plików (np. pendrive) i wiele innych.

Polityka komunikacji elektronicznej

Kluczem do skutecznego wykrywania naruszeń w komunikacji elektronicznej jest polityka. Polityka komunikacji elektronicznej określa, kto i do kogo może wysyłać wiadomości, aw przypadku wykrycia naruszenia, jakie działania należy podjąć. Polityka ma na celu rozwiązanie konkretnego problemu lub ryzyka. Przykłady obejmują:

Niektórych raportów nie można wysłać na zewnątrz bez odpowiedniego zastrzeżenia
Niektórzy pracownicy nie mogą komunikować się w sprawach biznesowych z innymi pracownikami
Dokumentów przeznaczonych wyłącznie do użytku wewnętrznego nie wolno przesyłać do odbiorcy niebędącego pracownikiem firmy

Polityka może być skuteczna w identyfikowaniu naruszeń tylko wtedy, gdy może zrozumieć prawdziwy zamiar wiadomości. Zasady oparte tylko na liście słów lub leksykonie generalnie nie mogą wykonać tego zadania.

Aby każde rozwiązanie APM było skuteczne, musi mieć sprawdzoną technologię definiowania i wdrażania dokładnych zasad. A mówiąc „sprawdzone”, zainteresowana strona powinna zapytać, czy dane rozwiązanie zostało pomyślnie zainstalowane u jednego lub większej liczby klientów.

Obszary zastosowania

APM ma trzy główne obszary zastosowań. Zapobieganie w czasie rzeczywistym, inteligentny przegląd i inteligentne tagowanie.

Zapobieganie w czasie rzeczywistym może wykrywać naruszenia w komunikacji elektronicznej, zanim wiadomość zostanie wysłana (i zanim zostanie dostarczona do zamierzonego odbiorcy). W ten sposób zapobiega się wystąpieniu naruszenia. A w przypadku korzystania z oprogramowania do archiwizacji wiadomość, która nie została wysłana, nie zostanie przetworzona przez archiwum ani nie będzie można jej odzyskać w późniejszym terminie.

Intelligent Review może wykrywać naruszenia w komunikacji elektronicznej już po wysłaniu wiadomości. Intelligent Review tworzy również bardzo ukierunkowane kolejki wiadomości, które z dużym prawdopodobieństwem naruszyły ważną politykę korporacyjną lub regulacyjną. Recenzent lub przełożony może łatwo uzyskać dostęp do tych istotnych komunikatów w celu ich dokładnego audytu. Audyt może obejmować oznaczanie, eksportowanie, zatwierdzanie, odrzucanie i eskalację wiadomości.

Inteligentne tagowanie analizuje wiadomości i przypisuje je do jednej lub kilku kategorii. Ta kategoryzacja może być wykorzystana do selektywnego archiwizowania wiadomości, przechowywania wiadomości na podstawie ich treści oraz do usprawnienia wyszukiwania wiadomości do celów dochodzeniowych.

Znaczenie dla branży

Praktycznie wszystkie przedsiębiorstwa korzystają z komunikacji elektronicznej i są narażone na związane z nią zagrożenia. Niektóre firmy są narażone na większe ryzyko niż inne. Silnie regulowane branże, takie jak usługi finansowe, mają bardzo duże zapotrzebowanie na APM. Branże, w których firmy posiadają wiele własności intelektualnej w formie cyfrowej, odniosłyby korzyści z ochrony tych aktywów za pomocą APM. Inne branże, które odniosłyby korzyści z zastosowania APM, to te, w których firmy zajmują się zachowaniem korporacyjnym i ładem korporacyjnym oraz te, które używają do archiwizacji do przechowywania wiadomości przez długi czas, często przez co najmniej 3 lata.

Zobacz też