Certyfikowana kopia
Uwierzytelniona kopia to kopia (często kserokopia ) dokumentu pierwotnego, na której znajduje się adnotacja lub zaświadczenie, że jest to wierna kopia dokumentu podstawowego. Nie poświadcza autentyczności dokumentu głównego, a jedynie, że jest to wierna kopia dokumentu głównego.
Poświadczona kopia jest często używana w anglojęzycznych krajach prawa zwyczajowego jako wygodny sposób dostarczania kopii dokumentów. Zwykle jest niedrogi w uzyskaniu. Uwierzytelniona kopia może być wymagana do oficjalnych celów rządowych lub sądowych oraz do celów komercyjnych. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której właściciel ważnych dokumentów (zwłaszcza dokumentów tożsamości ) rezygnuje z posiadania tych dokumentów, co może wiązać się z ryzykiem ich utraty lub uszkodzenia.
Ma pewne podobieństwa do kopii poświadczonej notarialnie, która jest formą używaną w niektórych krajach, a zwłaszcza w niektórych stanach USA. Notarialnie poświadczona kopia jest podpisana przez notariusza ( nie mylić z notariuszem w kraju prawa cywilnego ).
Uwierzytelniona kopia jest podpisana przez osobę wskazaną przez osobę lub agencję, która się o to zwróci. Zazwyczaj osoba jest określana jako osoba upoważniona. Osoba upoważniona do podpisania certyfikatu różni się w zależności od kraju. Czasami dana osoba jest do tego upoważniona przez prawo (na przykład urzędnik sądowy , radca prawny lub notariusz ), ale nie zawsze tak jest. W niektórych krajach, na przykład w Wielkiej Brytanii i RPA, dokumenty tożsamości mogą być również poświadczane przez upoważnionych pracowników poczty.
Kopia dokumentu pierwotnego, który ma być używany na arenie międzynarodowej, może wymagać formy kopii poświadczonej notarialnie, a nie kopii uwierzytelnionej. Uzyskanie kopii notarialnej może być droższe. Kopia dokumentu, który ma być używany na arenie międzynarodowej, może również podlegać specjalnym zasadom — Konwencji haskiej o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych .
Jeśli podstawowy dokument wymaga przetłumaczenia, zwykle wymagany jest dodatkowy certyfikat. Zazwyczaj dokument musi być profesjonalnie przetłumaczony i mieć załączony certyfikat rzetelności tłumaczenia wraz z kopią dokumentu pierwotnego. Następnie dokument pierwotny, tłumaczenie i poświadczenie zgodności są kserowane w formie uwierzytelnionej kopii. Na przykład rosyjski akt urodzenia używany w kraju anglojęzycznym, wymagana będzie notarialna kopia.
Australia
W Australii uwierzytelnione kopie są wyłącznie tworem praktyki administracyjnej. Nie ma szczegółowych przepisów na szczeblu federalnym, stanowym ani terytorialnym.
Poświadczone kopie od dawna są używane do nadania okleinie autentyczności kserokopii dokumentu pierwotnego. W praktyce są one bardzo łatwe do uzyskania prawie bez żadnych kosztów innych niż kserokopia i są wykorzystywane w wielu sytuacjach, zwłaszcza w przypadku dokumentów tożsamości.
W praktyce i wyłącznie dla wygody kopia może być zwykle poświadczona przez osobę, która jest w stanie być świadkiem ustawowej deklaracji na mocy przepisów federalnych dotyczących ustawowych deklaracji . Kategorie osób są wymienione w załączniku 2 do regulaminu deklaracji ustawowych z 1993 r. (Cth). Załącznik 2 stanowi, że kręgarze, dentyści, prawnicy, lekarze, pielęgniarki, optometryści, rzecznicy patentowi, farmaceuci, fizjoterapeuci, psychologowie, rzecznicy ds. znaków towarowych i lekarze weterynarii mogą poświadczać kopie. Część 2 wykazu wymienia różne inne zawody i stanowiska, których członkowie lub osoby zajmujące mogą również poświadczać kopie (na przykład sędziowie, policjanci i posłowie).
Typowy certyfikat potwierdzony na kserokopiach, często pisany maszynowo lub stemplowany z wyjątkiem podpisu:
POŚWIADCZONA KOPIA ORYGINAŁU Poświadczam, że jest to zgodna z oryginałem kopia oryginalnego dokumentu. Podpisano: Data: Upoważnienie do podpisania: Numer telefonu:
Poświadczone kopie mogą być dość podstawowe w Australii ze względu na brak przepisów. Osoba lub agencja często wymaga więcej szczegółów. Czasami osoba lub agencja skontaktuje się z osobą poświadczającą kopię, aby ograniczyć możliwość fałszywej kopii.
W niektórych stanach i terytoriach komisariaty policji i biblioteki dysponują rozwiązaniami umożliwiającymi poświadczenie dokumentów lub poświadczenie ich przez sędziego pokoju . Ta usługa jest bezpłatna.
Botswana
Kserokopie można bezpłatnie poświadczyć na posterunku policji. Poświadczone kopie, na przykład państwowego dowodu tożsamości „Omang”, są szeroko stosowane i często są wymagane przy podawaniu o pracę itp.
Indie
W Indiach, zgodnie z sekcją 2 (j) (ii) Ustawy o prawie do informacji z 2005 r., Urzędnik ds. Informacji Publicznej (PIO) jest obowiązkowo „obowiązany do dostarczenia wnoszącemu odwołanie „uwierzytelnionych kopii dokumentów lub akt”. W takim przypadku , JRP poświadcza jedynie, że kopie dokumentów lub akt są zgodne z oryginałem kopii znajdujących się na stronie „X” akt „X” Organu Publicznego, niezależnie od ich pierwotnego źródła.
Sri Lanka
Na Sri Lance uwierzytelniona kopia lub poświadczona kopia oryginalnego dokumentu może być poświadczona przez adwokata , notariusza lub sędziego pokoju .
Stany Zjednoczone
Uwierzytelnione kopie aktów urzędowych, takich jak akty urodzenia i małżeństwa, należy uzyskać w urzędzie, w którym przechowywany jest akt.
W większości stanów i terytoriów USA notariusze są upoważnieni do poświadczania kopii wszelkich dokumentów, które nie są rejestrami publicznymi. Na przykład mogą poświadczać kopie paszportów, dowodów osobistych, praw jazdy, oświadczeń i umów. W takim przypadku notariusz podpisuje oświadczenie bezpośrednio poświadczające zgodność kopii z oryginałem. W innych stanach notariusze nie są upoważnieni do poświadczania kopii lub mogą poświadczać kopie tylko kilku rodzajów dokumentów, takich jak ich własne dzienniki notarialne. W przypadku, gdy notariusz nie jest uprawniony do poświadczenia odpisu, możliwe jest przeprowadzenie procedury alternatywnej zwanej „poświadczeniem odpisu przez kustosza dokumentu”, w której posiadacz dokumentu podpisuje oświadczenie o zgodności odpisu, a notariusz zaświadcza jedynie, że posiadacz podpisał i potwierdził to oświadczenie.
Aby poświadczyć zgodność kopii, niektóre stany wymagają, aby notariusz osobiście wykonał lub nadzorował proces kserowania, podczas gdy inne pozwalają notariuszowi na wizualne porównanie kopii przedstawionej przez wnioskodawcę z oryginałem dokumentu.
| Jurysdykcja | Dokumenty, których kopie mogą być poświadczone przez notariuszy (inne niż rejestry publiczne) | Kserokopia musi być sporządzona lub nadzorowana przez notariusza |
|---|---|---|
| Alabama | Dziennik notariusza | NIE |
| Alaska | Nic | — |
| Samoa Amerykańskie | Każdy | Tak |
| Arizona | Każdy | Tak |
| Arkansas | Każdy | Tak |
| Kalifornia | Pełnomocnictwa i dziennik notarialny | NIE |
| Kolorado | Każdy | NIE |
| Connecticut | Każdy | Tak |
| Delaware | Każdy | NIE |
| Dystrykt Kolumbii | Każdy | NIE |
| Floryda | Każdy | Tak |
| Gruzja | Każdy | Tak |
| Guam | Każdy | NIE |
| Hawaje | Protesty i dziennik notarialny | NIE |
| Idaho | Każdy | Tak |
| Illinois | Nic | — |
| Indiana | Każdy | Tak |
| Iowa | Każdy | Tak |
| Kansas | Każdy | NIE |
| Kentucky | Każdy | NIE |
| Luizjana | Akty wydane przez tego samego notariusza i załączniki do nich | NIE |
| Maine | Nic | — |
| Maryland | Każdy | NIE |
| Massachusetts | Każdy | Tak |
| Michigan | Nic | — |
| Minnesota | Każdy | NIE |
| Missisipi | Nic | — |
| Missouri | Każdy | NIE |
| Montana | Każdy | NIE |
| Nebraska | Nic | — |
| Nevada | Każdy | Tak |
| New Hampshire | Każdy | NIE |
| New Jersey | Każdy | NIE |
| Nowy Meksyk | Każdy | Tak |
| Nowy Jork | Nic | — |
| Karolina Północna | Nic | — |
| Północna Dakota | Każdy | NIE |
| Mariany Północne | Każdy | NIE |
| Ohio | Nic | — |
| Oklahoma | Każdy | NIE |
| Oregon | Każdy | Tak |
| Pensylwania | Każdy | NIE |
| Portoryko | Każdy | NIE |
| Rhode Island | Każdy | Tak |
| Karolina Południowa | Nic | — |
| Południowa Dakota | Nic | — |
| Tennessee | Nic | — |
| Teksas | Każdy | NIE |
| Wyspy Dziewicze Stanów Zjednoczonych | Każdy | NIE |
| Utah | Każdy | NIE |
| Vermont | Każdy | NIE |
| Wirginia | Każdy | Tak |
| Waszyngton | Każdy | NIE |
| Wirginia Zachodnia | Każdy | NIE |
| Wisconsin | Każdy | NIE |
| Wyoming | Każdy | NIE |
Przykład poświadczenia kopii przez notariusza:
Stan ________________, hrabstwo __________________ Oświadczam, że jest to wierna i poprawna kopia akt znajdujących się w posiadaniu ________________________________. Z dnia _________________________________ ______________________________________________ (pieczęć notarialna zawierająca imię i nazwisko, tytuł (notariusza) i termin ważności prowizji)
Przykład poświadczenia kopii przez opiekuna dokumentu:
Ja, _______________________________, niniejszym oświadczam, że załączona reprodukcja _______________________________ jest wierną i poprawną kopią oryginalnego dokumentu. _______________________________ (opiekun dokumentu) Stan ________________, hrabstwo ________________ Podpisano i zaprzysiężono (lub potwierdzono) przede mną w dniu __________________ przez ______________________________. _______________________________ (pieczęć notarialna zawierająca imię i nazwisko, tytuł (notariusza) i datę ważności prowizji)
Wietnam
W Wietnamie poświadczona kopia lub poświadczona kopia oryginalnego dokumentu może zostać poświadczona przez Komitet Ludowy Okręgu / Okręgu lub wyższego szczebla lub Kancelarię Notarialną, nie tylko wietnamskie dokumenty urzędowe, ale także dokumenty zagraniczne.