Cyfrowa poczta

Digital mailroom to automatyzacja procesów poczty przychodzącej. Korzystając z skanowania i przechwytywania dokumentów , firmy mogą cyfryzować pocztę przychodzącą oraz automatyzować klasyfikację i dystrybucję poczty w organizacji. Zarówno pocztą papierową, jak i elektroniczną (e-mail) można zarządzać w ramach tego samego procesu, co pozwala firmom na standaryzację wewnętrznych procedur dystrybucji poczty i przestrzeganie firmowych zasad zgodności .

Wiele firm nadal uważa, że ​​są prawnie zobowiązane do archiwizowania niektórych dokumentów w formie papierowej przez określony czas, takich jak dokumenty księgowe czy umowy . Według niedawnej ankiety przeprowadzonej przez AIIM, prawna dopuszczalność zeskanowanych dokumentów jest nadal postrzegana jako problem w ponad jednej czwartej firm. Jednak w rzeczywistości zasady te mają zastosowanie tylko do niewielkiej mniejszości dokumentów. Większość zdigitalizowanych dokumentów jest obecnie prawnie dopuszczalna w sądzie . Nowa norma brytyjska BS 10008 „Waga dowodowa i dopuszczalność prawna informacji elektronicznych” obejmuje to szczegółowo. Kultura „unikania ryzyka za wszelką cenę” zmusza firmy do drukowania i archiwizowania tysięcy dokumentów każdego dnia.

Cyfrowa poczta

Powody wdrożenia

Wolumen poczty nadal rośnie wykładniczo, [ potrzebne źródło ] stymulowany przez rozwój biznesowy i mobilną siłę roboczą . Na przykład firmy średniej wielkości przetwarzają obecnie 100 000 przesyłek pocztowych miesięcznie i obsługują ponad 200 działów. Ponadto korporacyjna kancelaria pocztowa, ważne ogniwo w korporacyjnym systemie informacyjnym, z trudem nadąża za tym obiegiem dokumentów. Tymczasem dzisiejsze organizacje wymagają natychmiastowych, dokładnych informacji; Amerykańskie firmy wydają rocznie ponad 500 miliardów dolarów, przekształcając informacje zawarte w dokumentach, które otrzymują każdego dnia, w przydatne dane, które mogą wykorzystać do prowadzenia działalności.

Konieczność zgodności i odpowiedzialności korporacyjnej zmusiła również duże korporacje do znacznych inwestycji w tworzenie kopii zapasowych informacji, systemy pamięci masowej i rozwiązania zapewniające zgodność. Niektóre korporacyjne biura pocztowe odniosły korzyści z rozwoju szybkiego sprzętu automatyzującego, zaprojektowanego do wydajniejszego przesyłania fizycznej poczty przez system. Wyzwania są jednak zniechęcające, biorąc pod uwagę, że większość działów pocztowych stosuje identyfikację wizualną pojedynczo i ręczne metody sortowania.

Cyfryzacja procesu poczty przychodzącej i indeksowanie dokumentów w locie firmy mogą nie tylko uzyskać wewnętrzną kontrolę nad swoimi procesami pocztowymi (koniec z utratą wydajności , lukami w kontroli dokumentów i utratą cennej poczty), ale będą miały możliwość łączenia formaty poczty elektronicznej (e-mail, faks ) w tym samym obiegu dokumentów. Cyfrowy dział pocztowy zaprojektowany jako centralna platforma informacji umożliwia organizacji racjonalizację przetwarzania poczty oraz znaczny wzrost produktywności i obsługi klienta .

Korzyści

Skrócenie cyklu decyzyjnego

Jedną z głównych zalet przekształcania wszystkich przychodzących listów papierowych w obrazy natychmiast po ich otrzymaniu jest stopień, w jakim skraca to cykl decyzyjny . Pracownicy mogą szybciej uzyskiwać dostęp do obrazów, niezależnie od miejsca fizycznego pozyskania dokumentów. Pliki mogą być następnie przetwarzane bardzo szybko, w zależności od ich pilności. Tak jak cyfrowe biura pocztowe ułatwiają wymianę informacji firmowych, ułatwiają one również koordynację kilku osób wokół tego samego dokumentu. Proces podejmowania decyzji staje się szybszy i dokładniejszy.

Racjonalizacja obiegu informacji

Różne technologie będące sercem cyfrowych kancelarii pomagają firmom zracjonalizować procesy, np. pozwalają firmom zredukować koszty związane z ponownym przesyłaniem dokumentów między lokalizacjami.

Zmniejszenie kosztów papieru

Koszty kancelarii obejmują nie tylko koszty personelu związanego z dystrybucją pism, ale także koszty związane z ponownym wysłaniem, utratą lub pogorszeniem jakości dokumentów. Wdrożenie cyfrowej kancelarii ma bezpośredni wpływ na wszystkie te koszty i staje się kluczowym elementem konkurencyjności firmy . Kolejnym źródłem kosztów papieru jest to, które wiąże się z fizycznym przechowywaniem dokumentów. Zachęcanie pracowników do „obchodzenia się bez papieru” szybko doprowadzi do obniżenia kosztów nadmiernego drukowania i kopiowania dokumentów. Celem nie jest oczywiście wyeliminowanie papieru ze środowiska pracy, ale raczej ustanowienie nowej, spójnej i bezpiecznej organizacji, dzięki której użycie papieru stanie się zbędne.

Zapewnienie śledzenia danych

Zapewnienie śledzenia poczty przychodzącej stało się koniecznością dla większości firm, a regulacja zgodności jest głównym czynnikiem. Im wcześniej dokument zostanie przekształcony w plik obrazu , tym bardziej wiarygodne będzie śledzenie jego cyklu życia. Ponadto zeskanowany dokument staje się dostępny dla wszystkich uprawnionych użytkowników (jako plik PDF, TIFF lub JPEG). Utworzony plik zawiera więcej niż tylko obrazy; odwołuje się do jednego lub kilku dokumentów w bazie danych archiwum i rejestruje wszystkie działania osób odpowiedzialnych za aktę. Bezpieczeństwo procesu gwarantuje autentyczność i integralność dokumentu, co jest zgodne z polityką zarządzania dokumentacją firmy.

Poprawa obsługi klienta

Elektroniczne zarządzanie pocztą przychodzącą usprawnia obsługę dokumentów w firmach i agencjach zorientowanych na usługi . Podnosi jakość usług oferowanych klientom , umożliwiając personelowi natychmiastowy dostęp do akt klientów i natychmiastowe odpowiadanie na pytania. Poprawa obsługi klienta jest przez większość firm uznawana za sprawę o fundamentalnym znaczeniu.

Zmniejsz zależność od fizycznych lokalizacji biur

Cyfryzacja poczty po jej wejściu do organizacji w połączeniu z systemami zarządzania treścią umożliwia kierowanie poczty do odpowiednich pracowników niezależnie od ich fizycznej lokalizacji. Rosnący trend pracy zdalnej zmniejszył ogólne zapotrzebowanie na nieruchomości na kancelarię firmową. Wiele firm decyduje się obecnie na oprogramowanie do obsługi poczty, aby zautomatyzować wszystkie operacje związane z pocztą przychodzącą i wychodzącą.

Technologie

Przechwytywanie dokumentów

„Przechwytywanie dokumentów” to czynność polegająca na skanowaniu dokumentów papierowych, aby można je było zarchiwizować i odzyskać w oryginalnym formacie obrazu. Jest to obecnie najbardziej rozpowszechniona technologia obrazowania wykorzystywana przez firmy. Ulepszenia oprogramowania umożliwiają teraz przechwytywanie dokumentów papierowych podczas importowania plików elektronicznych i przetwarzanie ich razem na tej samej platformie produkcyjnej . Zarówno przychodząca poczta papierowa, jak i elektroniczna mogą być teraz archiwizowane razem w tym samym miejscu przechowywania. Kolejną ważną zmianą jest możliwość skanowania dokumentów ze zdalnych lokalizacji i pobierania ich przez interfejs WWW . Nazywa się to przechwytywaniem rozproszonym i zapewnia wiele korzyści finansowych firmom posiadającym wiele oddziałów lub zdalnie zlokalizowany personel.

Przechwytywania danych

Pierwotnie technologie przetwarzania formularzy były w stanie wyodrębnić i zweryfikować dane tylko z dokumentów strukturalnych, takich jak formularze administracyjne. Udoskonalenia w technologii OCR umożliwiają teraz automatyczne wyodrębnianie wszystkich danych z częściowo ustrukturyzowanych dokumentów (np. faktur) – akronimem technicznym tego procesu jest Intelligent Document Capture (IDC). W przypadku całkowicie nieustrukturyzowanych dokumentów (np. umów prawnych, korespondencji z klientami i białej poczty) nie jest jeszcze możliwe zlokalizowanie i wyodrębnienie wszystkich informacji. Jednak technologie poprawiły się na tyle, aby identyfikować typ dokumentu i automatycznie wyodrębniać kluczowe informacje, które można wykorzystać do indeksowania dokumentu i/lub skierowania dokumentu do właściwego działu lub odbiorcy.

Klasyfikacja dokumentów

Oprogramowanie wykorzystujące podejście graficzne może analizować i klasyfikować mieszane partie dokumentów ustrukturyzowanych lub częściowo ustrukturyzowanych w celu zbudowania biblioteki szablonów. Korzystając z tej automatycznie generowanej biblioteki szablonów, oprogramowanie może następnie identyfikować i wyodrębniać dane z dowolnego zeskanowanego dokumentu w jednym przepływie. Takie podejście do klasyfikacji oparte na obrazie, w połączeniu z analizą pełnotekstową niektórych dokumentów (opartą na wyszukiwaniu słów kluczowych), to główne technologie stosowane obecnie do przetwarzania częściowo ustrukturyzowanych lub nieustrukturyzowanych dokumentów. Te innowacyjne technologie automatycznej klasyfikacji zmniejszają potrzebę wstępnego sortowania dokumentów przed procesem skanowania. W rezultacie firmy otrzymujące duże ilości poczty papierowej mogą co roku dokonywać znacznych redukcji kosztów.

Przepływ pracy

Workflow umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów i informacji wewnątrz firmy. Być może będą musieli zarządzać bardzo złożonymi procesami związanymi z wieloma lokalizacjami ze względu na globalizację firm. Kolejnym istotnym wyzwaniem jest rosnące znaczenie bezpieczeństwa. Jednym z kluczowych zmian w technologiach przepływu pracy jest ujednolicenie procesów firmowych i procesów przepływu pracy w celu uniknięcia zmian organizacyjnych podczas wdrażania tych narzędzi. Chociaż organizacje firm stają się coraz bardziej złożone, te rozwiązania programowe stają się coraz prostsze pod względem implementacji i interfejsów.

Archiwizacja

Ze względu na dużą liczbę dokumentów, które organizacje muszą dziś archiwizować, bardzo ważne jest, aby dokumenty mogły być szybko przechowywane, bezpiecznie zarządzane i szybko pobierane za pośrednictwem wspólnego interfejsu użytkownika. Dokumenty można zazwyczaj archiwizować na różnych elektronicznych nośnikach danych i łatwo odzyskiwać za pośrednictwem interfejsu internetowego (cienki klient). Obecnie na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań do archiwizacji, niektóre jako składnik rozwiązania ECM lub rozwiązania do zarządzania dokumentami, a inne jako samodzielny system zaprojektowany specjalnie do celów archiwizacji dużej ilości danych z dużą szybkością.

Zarządzanie dokumentami i treścią

Dokumentem może być obraz, plik zapisany i skompresowany w elektronicznym formacie wymiany tiff, gif lub jpg albo plik MS Office lub plik PDF (format wymiany Acrobat). Treść ogólnie obejmuje wszystkie powyższe w połączeniu z wszelkimi danymi/informacjami, jak również innymi plikami elektronicznymi, takimi jak e-maile i strony internetowe. Rozwiązania do zarządzania treścią wymagają wewnętrznych repozytoriów lub baz danych (np. Oracle lub MS SQL Server) do przechowywania plików i pobierania danych. W ciągu ostatniej dekady te rozwiązania programowe korzystały z uniwersalnego standardu XML używanego do indeksowania, przechowywania i uzyskiwania dostępu do plików z dowolnego repozytorium. W porównaniu z innymi systemami systemy zarządzania treścią zarządzają bardziej złożonymi regułami administracyjnymi, dostępem i przepływem pracy w odniesieniu do liczby plików i formatów plików, które muszą obsługiwać.

Ewolucja sprzętu

W ciągu ostatnich 10 lat znacznie zwiększyła się gama sprzętu dostępnego do przekształcania dokumentów papierowych w obrazy cyfrowe. Chociaż skanery biurkowe i urządzenia wielofunkcyjne (MFD) są obecnie bardzo przystępne cenowo i dobrze nadają się do skanowania w małych biurach lub oddziałach, zapotrzebowanie na szybkie skanery dokumentów o dużej objętości jest nadal oczywiste. Szybkość, niezawodność i zwiększona funkcjonalność tych wysokiej klasy skanerów może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy.

Obecnie możliwe jest skanowanie dokumentów o różnych wymiarach i formatach w tym samym przepływie, skanowanie dokumentów kolorowych, sortowanie ich fizycznie oraz odczytywanie z nich danych za pomocą technologii OCR i kodów kreskowych podczas procesu skanowania. Szybkość przetwarzania również znacznie wzrosła. Ta ewolucja, wraz z istnieniem maszyn zdolnych do całkowitej automatyzacji przetwarzania poczty – otwierania kopert, usuwania zszywek, skanowania, sortowania – odgrywają znaczącą rolę w rozwoju wielkonakładowego przetwarzania papieru, takiego jak przetwarzanie poczty.

Kolejnym krokiem dla firm jest racjonalizacja przetwarzania poczty, tak aby była jak najbardziej spójna z ich strukturą organizacyjną, np. wybór pomiędzy wdrożeniem scentralizowanej cyfrowej kancelarii a wdrożeniem zdecentralizowanych funkcji skanowania poczty lub połączeniem obu.

Przyjęcie

Według ankiety przeprowadzonej przez AIIM w 2009 r., scentralizowane skanowanie wewnętrzne i skanowanie w biurach pocztowych przewiduje znaczny wzrost popularności w porównaniu do skanowania i przechwytywania zlecanego na zewnątrz. 48% respondentów ankiety korzysta ze scentralizowanej, wewnętrznej usługi skanowania, a jako główne korzyści wymienia lepsze indeksowanie i bliższą integrację z procesem.

Linki zewnętrzne

Pobrano z „ https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Digital_mailroom&oldid=1135353847 ”