Rejestruje cykl życia
Cykl życia akt w zarządzaniu dokumentacją odnosi się do następujących etapów „czasu życia” akt: od ich utworzenia do przechowywania (w archiwum) lub utylizacji. Chociaż istnieją różne modele cyklu życia dokumentacji, wszystkie obejmują tworzenie lub odbiór, wykorzystanie i dysponowanie.
Przegląd
Faza zarządzania dokumentacją w cyklu życia dokumentacji składa się z tworzenia, klasyfikacji, utrzymywania i usuwania. Tworzenie następuje w trakcie otrzymywania informacji w postaci zapisów. Zapisy lub zawarte w nich informacje są klasyfikowane w jakimś logicznym systemie. W miarę użytkowania zapisy wymagają konserwacji. Dysponowanie obejmuje zniszczenie lub przeniesienie do archiwum w celu wykorzystania w przyszłości.
Następnie następuje drugi etap, archiwalny, polegający na selekcji lub przejęciu akt przez archiwum, opisie akt w inwentarzach, pomocach archiwalnych itp. oraz utrwaleniu akt lub ewentualnie informacji w nich . nagrania. Badacze i uczeni mogą w dalszym ciągu odwoływać się do informacji zawartych w dokumentach i wykorzystywać je.
Model kontinuum
W latach trzydziestych XX wieku Emmett Leahy z Archiwów Narodowych Stanów Zjednoczonych odegrał kluczową rolę w opracowaniu programu definiującego cykl życia akt od utworzenia i wykorzystania, aż po ostateczne zniszczenie lub archiwizację. Richard Berner z Uniwersytetu Waszyngtońskiego zaproponował jeden cel zarządzania dokumentacją i archiwami: „odpowiedzialne wykorzystanie dokumentacji i administrowanie nią, prowadzące do autoryzowanego zniszczenia lub przechowywania i administrowania archiwami”.
Zawody związane z zarządzaniem dokumentacją i archiwami, choć odrębne, z pewnością mają ten sam cel: skuteczne zarządzanie zarejestrowanymi informacjami na wszystkich etapach kontinuum, od utworzenia do utylizacji. Efektywne zarządzanie zarejestrowanymi informacjami (co Berner nazywa „odpowiedzialnym użytkowaniem i administrowaniem dokumentacją”) wymaga ciągłej współpracy pomiędzy menadżerem dokumentacji a archiwistą w celu:
- zapewnić utworzenie właściwych rejestrów, zawierających właściwe informacje, we właściwym formacie;
- porządkować zapisy oraz analizować ich zawartość i znaczenie, aby ułatwić ich dostępność;
- udostępnij je niezwłocznie osobom (administratorom i badaczom), które mają prawo i obowiązek wglądu do nich;
- systematycznie pozbywać się dokumentacji, która nie jest już potrzebna; I
- chronić i przechowywać informacje tak długo, jak mogą być potrzebne (jeśli to konieczne, na zawsze).
Ważny późniejszy wkład wniósł Frank Upward i jego rozwój modelu Records Continuum .
Zobacz też
Dalsza lektura
- Atherton, J. (1985). „Od cyklu życia do kontinuum. Kilka przemyśleń na temat relacji zarządzanie dokumentacją – archiwa” . Archiwaria . 21 : 43–51.
- Berner, R. (1983). Teoria i praktyka archiwalna w Stanach Zjednoczonych: analiza historyczna . Seattle i Londynu.