Zarządzanie cyklem życia informacji

Zarządzanie cyklem życia informacji ( ILM ) odnosi się do strategii administrowania systemami pamięci masowej na urządzeniach komputerowych .

ILM to praktyka stosowania określonych zasad efektywnego zarządzania informacjami. Praktyka ta miała swoje podstawy w zarządzaniu informacją w postaci papierowej lub innej fizycznej postaci ( mikrofilmy , negatywy, fotografie, nagrania audio lub wideo i inne aktywa).

ILM obejmuje każdą fazę „rekordu” od początku do końca. I chociaż jest to ogólnie stosowane do informacji, które wznoszą się do klasycznej definicji rekordu (a więc związane z zarządzaniem rekordami ), ma zastosowanie do wszystkich zasobów informacyjnych. W czasie swojego istnienia informacja może stać się zapisem, identyfikując ją jako dokumentującą transakcję biznesową lub zaspokajającą potrzebę biznesową. W tym sensie ILM jest częścią ogólnego podejścia do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie .

Jednak w bardziej ogólnej perspektywie termin „biznes” musi być rozumiany w szerokim znaczeniu, a nie na siłę związany z bezpośrednim kontekstem komercyjnym lub korporacyjnym. Chociaż uważa się, że większość rekordów ma związek z działalnością korporacyjną, nie wszystkie. Wiele zapisanych informacji służy do udokumentowania wydarzenia lub krytycznego momentu w historii. Przykładami takich dokumentów są dane dotyczące narodzin, śmierci, dokumentacji medycznej/zdrowotnej i edukacyjnej. e-nauka to obszar, w którym ILM stał się istotny.

W 2004 roku stowarzyszenie Storage Networking Industry Association w imieniu branży technologii informacyjnej (IT) i pamięci masowych podjęło próbę nadania nowej, szerszej definicji zarządzaniu cyklem życia informacji (ILM). Często cytowane [ przez kogo? ] opublikowana w październiku na konferencji Storage Networking World w Orlando na Florydzie, stwierdzono, że „ILM składa się z zasad, procesów, praktyk i narzędzi używanych do dostosowania wartości biznesowej informacji do najbardziej odpowiednich i opłacalnych rozwiązań IT infrastruktura od momentu powstania informacji do jej ostatecznego rozdysponowania.” W tym ujęciu informacje są dostosowywane do procesów biznesowych poprzez zasady zarządzania i poziomy usług związane z aplikacjami, metadanymi, informacjami i danymi.

Polityka

Zasady ILM składają się z nadrzędnych zasad przechowywania i informacji, które napędzają procesy zarządzania. Zasady są podyktowane celami biznesowymi i czynnikami napędzającymi. W związku z tym zasady ogólnie wiążą się z ramami ogólnego ładu i zarządzania IT ; procesy kontroli zmian ; wymagania dotyczące dostępności systemu i czasów przywracania; i umowy o poziomie usług (SLA).

Operacyjny

Aspekty operacyjne ILM obejmują tworzenie kopii zapasowych i ochronę danych; odzyskiwanie po awarii , przywracanie i ponowne uruchamianie; archiwizacja i długoterminowe przechowywanie; replikacja danych; oraz codzienne procesy i procedury niezbędne do zarządzania architekturą pamięci masowej.

Infrastruktura

Aspekty infrastruktury ILM obejmują architekturę logiczną i fizyczną; aplikacje zależne od platform pamięci masowej; bezpieczeństwo przechowywania; i centrum danych . W dziedzinie aplikacji relacje między aplikacjami a wymaganiami produkcyjnymi, testowymi i programistycznymi są na ogół najbardziej istotne dla ILM.

Funkcjonalność

Dla celów dokumentacji biznesowej wyróżnia się pięć faz [ przez kogo? ] jako część kontinuum cyklu życia wraz z jednym wyjątkiem. To są:

  • Stworzenie i odbiór
  • Dystrybucja
  • Używać
  • Konserwacja
  • Usposobienie

Creation and Receipt zajmuje się zapisami od momentu ich powstania. Może to obejmować ich tworzenie przez członka organizacji na różnych poziomach lub otrzymywanie informacji z zewnętrznego źródła. Obejmuje korespondencję, formularze, raporty, rysunki, komputerowe dane wejściowe/wyjściowe lub inne źródła.

Dystrybucja to proces zarządzania informacjami po ich utworzeniu lub otrzymaniu. Obejmuje to zarówno dystrybucję wewnętrzną, jak i zewnętrzną, ponieważ informacje opuszczające organizację stają się zapisem transakcji z innymi.

Wykorzystanie ma miejsce po wewnętrznej dystrybucji informacji i może generować decyzje biznesowe, dokumentować dalsze działania lub służyć innym celom.

Konserwacja to zarządzanie informacją. Może to obejmować takie procesy, jak składanie, pobieranie i przenoszenie. Podczas gdy konotacja „składania” zakłada umieszczenie informacji w wyznaczonym pojemniku i pozostawienie ich tam, jest o wiele więcej. Archiwizacja jest w rzeczywistości procesem porządkowania informacji w określonej kolejności i tworzenia systemu do zarządzania nimi w celu ich użytecznego istnienia w organizacji. Brak solidnej metody archiwizacji informacji sprawia, że ​​ich odzyskiwanie i wykorzystywanie jest prawie niemożliwe. Przekazywanie informacji odnosi się do procesu odpowiadania na żądania, pobierania z akt oraz udostępniania użytkownikom upoważnionym przez organizację do dostępu do informacji. Po usunięciu z plików informacje są śledzone przy użyciu różnych procesów w celu zapewnienia ich zwrotu i/lub udostępnienia innym osobom, które mogą potrzebować do nich dostępu.

Dyspozycja to praktyka polegająca na przetwarzaniu informacji, do których dostęp jest rzadszy lub do których dotrzymano wyznaczonych okresów przechowywania. Można rozważyć przeniesienie rzadziej używanych akt do „nieaktywnego magazynu”, dopóki nie osiągną wyznaczonego im okresu przechowywania. „Chociaż niewielki procent informacji organizacyjnych nigdy nie traci na wartości, wartość większości informacji ma tendencję do zmniejszania się z upływem czasu, aż do momentu, gdy nie ma już żadnej wartości dla nikogo. Wartość prawie wszystkich informacji biznesowych jest największa wkrótce po ich utworzeniu i na ogół pozostaje aktywny tylko przez krótki czas - od jednego do trzech lat lub więcej - po czym jego znaczenie i wykorzystanie spada. Następnie rekord przechodzi w swój cykl życia do stanu półaktywnego i ostatecznie do stanu nieaktywnego. Okresy przechowywania opierają się na stworzeniu specyficznego dla organizacji harmonogramu przechowywania, opartego na badaniu wymagań regulacyjnych, ustawowych i prawnych dotyczących zarządzania informacjami dla branży, w której działa organizacja. Dodatkowe elementy, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu okresu przechowywania, to wszelkie potrzeby biznesowe, które mogą wykraczać poza te wymagania, oraz rozważenie potencjalnej historycznej, wewnętrznej lub trwałej wartości informacji. Jeżeli informacje spełniły wszystkie te potrzeby i nie są już uważane za wartościowe, należy je usunąć w sposób odpowiedni do ich treści. Może to obejmować zapewnienie, że inne osoby nie będą mogły uzyskać dostępu do nieaktualnych lub przestarzałych informacji, a także środki ochrony prywatności i poufności”.

Dokumenty długoterminowe to takie, które są zidentyfikowane jako mające stałą wartość dla organizacji. W oparciu o okres wyznaczony w harmonogramie przechowywania, mogą one być przechowywane przez okres 25 lat lub dłuższy, a nawet mogą mieć przypisany okres przechowywania „bezterminowy” lub „stały”. Termin „stały” jest używany znacznie rzadziej poza rządem federalnym, ponieważ nie jest możliwe ustanowienie wymogu takiego okresu przechowywania. Istnieje potrzeba zapewnienia, że ​​zapisy o ciągłej wartości są zarządzane przy użyciu metod zapewniających stały dostęp do nich przez okres ich przechowywania. Chociaż jest to stosunkowo łatwe do osiągnięcia w przypadku dokumentacji papierowej lub mikrofilmowej poprzez zapewnienie odpowiednich warunków środowiskowych i odpowiedniej ochrony przed potencjalnymi zagrożeniami, jest to trudniejsze w przypadku dokumentacji w formacie elektronicznym. Istnieją wyjątkowe obawy związane z zapewnieniem, że format, w którym są generowane/przechwytywane, pozostaje wykonalny, a nośniki, na których są przechowywane, pozostają dostępne. Media podlegają zarówno degradacji, jak i starzeniu się przez cały okres ich użytkowania, dlatego należy ustanowić zasady i procedury dotyczące okresowej konwersji i migracji informacji przechowywanych w formie elektronicznej, aby zapewnić ich dostępność przez wymagane okresy przechowywania.

Wyjątki występują w przypadku jednorazowych problemów wykraczających poza normalną codzienną działalność. Jednym z przykładów jest blokada prawna, blokada sądowa lub prawne zamrożenie wymagane przez adwokata. Co za tym idzie, zarządca dokumentacji umieści blokadę prawną w aplikacji do zarządzania dokumentacją, która uniemożliwi umieszczanie plików w kolejce do dyspozycji.

Zobacz też

przypisy

Stephens, David O. Zarządzanie rekordami: przejście z papieru na elektroniczny . Overland Park, KS: ARMA International, 2007.

Linki zewnętrzne

Pobrano z „ https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Information_lifecycle_management&oldid=1115658121 ”