Model kontinuum rekordów
Model kontinuum dokumentacji ( RCM) to abstrakcyjny model pojęciowy, który pomaga zrozumieć i zbadać czynności związane z prowadzeniem dokumentacji. Został stworzony w latach 90. XX wieku przez Uniwersytetu Monash, przy wsparciu kolegów Sue McKemmish i Livii Iacovino, w odpowiedzi na zmieniające się dyskusje na temat wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentacją cyfrową i archiwami w dyscyplinie archiwistyka .
RCM zostało po raz pierwszy opublikowane w artykule Upwarda z 1996 r. „Structuring the Records Continuum – Część pierwsza: zasady i właściwości po pozbawieniu wolności”. „W górę” opisuje RCM w szerokim kontekście kontinuum, w którym działania i interakcje przekształcają dokumenty w zapisy, dowody i pamięć, które z biegiem czasu są wykorzystywane do wielu celów. Upward umieszcza RCM w obrębie post-kustodialnej, postmodernistycznej i strukturalnej ramy koncepcyjne. Australijscy naukowcy i praktycy wraz z międzynarodowymi współpracownikami nadal badają, rozwijają i poszerzają teorię RCM i kontinuum rekordów za pośrednictwem Records Continuum Research Group (RCRG) na Uniwersytecie Monash.
Opis
RCM to abstrakcyjny model pojęciowy, który pomaga zrozumieć i zbadać czynności związane z prowadzeniem rejestrów (jako interakcję) w odniesieniu do wielu kontekstów w przestrzeni i czasie ( przestrzenioprzestrzeni ). Czynności związane z prowadzeniem dokumentacji obejmują okres obejmujący wiele struktur działań w ramach prowadzenia dokumentacji, w tym prowadzenie dokumentacji współczesnej, prowadzenie dokumentacji regulacyjnej i prowadzenie dokumentacji historycznej . Dzięki politykom, systemom, organizacjom, procesom, prawom i mandatom społecznym archiwiści i osoby prowadzące dokumentację są w stanie ocenić dokumentację w sposób uwzględniający dokument od okresu poprzedzającego jego utworzenie do jego wykorzystania w bieżących praktykach prowadzenia dokumentacji. W kontinuum procesy prowadzenia rejestrów, takie jak dodawanie metadanych , naprawianie dokumentów, aby umożliwić zarządzanie nimi jako dowodem kontekstowym. Dokumenty uznane za posiadające ciągłą wartość są zachowywane i zarządzane w taki sam sposób, jak zapisy historyczne natomiast ze względu na pochodzenie akta, które nie mają wartości archiwalnej, ulegają zniszczeniu, gdy stracą wartość administracyjną. Konsekwencją podejścia RCM do archiwizacji jest to, że systemy i procesy ustanawiają rekordy zarówno jako aktualne, jak i archiwalne w momencie ich tworzenia.
RCM można wizualizować jako serię 4 koncentrycznych pierścieni lub wymiarów; Tworzenie dokumentów , Przechwytywanie zapisów , Organizacja pamięci korporacyjnej i osobistej oraz Pluralizacja pamięci zbiorowej przecinająca się za pomocą skrzyżowanych osi; transakcyjność, dowodowość, prowadzenie rejestrów i tożsamość. Każda oś jest oznaczona opisem działania lub interakcji zachodzącej na tym przecięciu. Twórz , przechwytuj , organizuj i pluralizuj , jak w skrócie określa się wymiary, reprezentują czynności związane z prowadzeniem rejestrów, które mają miejsce w czasoprzestrzeni. Działania zachodzące w tych wymiarach wzdłuż osi wyjaśniono w poniższej tabeli:
| Wymiar | Transakcyjność | Dowodowość | Ewidencjonowanie | Tożsamość |
|---|---|---|---|---|
| Tworzyć | Transakcja. Tworzony jest dokument. | Namierzać. Dokument powstaje w ramach natychmiastowego i minimalnego procesu informacyjnego. Przechwytywana jest jedynie struktura i treść dokumentu, a także potencjalnie ich kolejność w bezpośrednim kontekście tworzenia. | [Archiwum] Dokument. Tworzony jest dokument, który zostaje zapisany w jakimś systemie informacyjnym. | Aktor(zy). Ktoś (osoba) decyduje się na wykonanie czynności generującej pewnego rodzaju zapisane informacje. |
| Schwytać | Działalność. Zarządzanie rekordami odbywa się w ramach działań wykonywanych przez grupę w organizacji. | Dowód. Zapisy są utrwalane jako dowód działań, które przyczyniły się do ich powstania. | Dokumentacja). Zapisy są wprowadzane do systemu ewidencji. | Jednostka(-y). Zapisy są przechwytywane i dostępne dla grupy osób. |
| Zorganizować | Funkcjonować. Zarządzanie rekordami jest częścią funkcji realizowanej przez organizację. | Pamięć korporacyjna/indywidualna. Dokumenty są organizowane i zarządzane jako dowód ich funkcji i odgrywają rolę pamięci organizacyjnej. | Archiwum. Dokumenty są uporządkowane w archiwum, aby wskazać, że mają ciągłą wartość dla organizacji/grupy/społeczności. | Organizacja . Rejestry są zorganizowane, dostępne i zarządzane zgodnie z kontekstami organizacyjnymi. |
| Zwielokrotniać | Zamiar. Zapisy są zarządzane w ramach ich funkcji otoczenia lub celów społecznych. | Pamięć zbiorowa. Dokumenty są organizowane, zarządzane i przechowywane jako dowód ich zbiorowej pamięci społeczno-prawnej. | Archiwa. Zapisy ulegają pluralizacji poprzez wykazanie ich ciągłej wartości jako pamięci zbiorowej poprzez zapewnienie, że stanowią one część systemów archiwalnych, które przechowują zapisy poza życiem organizacji. | Instytucja. Zapisy są pluralizowane za pośrednictwem instytucji, które zarządzają zapisami z korzyścią dla społeczeństwa. |
Wartość RCM polega na tym, że może pomóc w wizualizacji, gdzie na kontinuum można umieścić działania związane z prowadzeniem rejestrów. Kontinuum można następnie wykorzystać do zbadania założeń koncepcyjnych i praktycznych leżących u podstaw praktyk prowadzenia dokumentacji, w szczególności dualizmów nieodłącznie związanych ze stosowaniem i praktyką terminów „akta” i „archiwa”. Definicja ta nadaje się do liniowego odczytania RCM – zaczynając od Tworzenie i rozwijając się w kierunku pluralizacji zarejestrowanych informacji. Innym linearnym odczytaniem jest rozważenie najpierw projektu – roli, jaką odgrywają systemy pluralizacji i organizacyjna polega na projektowaniu, planowaniu i wdrażaniu prowadzenia rejestrów, a następnie rozważaniu konsekwencji dla tworzenia i przechwytywania . Są to jednak tylko dwa z wielu sposobów interpretacji modelu, ponieważ wymiary i osie reprezentują wiele rzeczywistości występujących w czasoprzestrzeni, z których każda może występować jednocześnie, współbieżnie i sekwencyjnie w środowiskach elektronicznych lub cyfrowych i/lub przestrzeniach fizycznych.
Reprezentując wiele rzeczywistości, RCM artykułuje liczne i różnorodne punkty widzenia, które składają się na dokumentację i archiwa, w tym perspektywy indywidualne, grupowe, społeczne, organizacyjne, instytucjonalne i społeczne. Konteksty te ujawniają potrzebę uwzględnienia różnych interesariuszy i współautorów w odniesieniu do wykorzystania, dostępu i oceny dokumentacji i archiwów. W trakcie istnienia akt różne strony zainteresowane aktami podejmują wiele decyzji, do których zaliczają się między innymi kierownicy akt i archiwiści. Innych interesariuszy można zidentyfikować na różnych wymiarach interakcji, w tym tych zaangażowanych w dostarczanie informacji (nie tylko osoba lub organizacja, która je wyprodukowała lub przejęła), a także ich rodzinę i społeczność. Zapisy nie są zatem po prostu fizycznymi lub cyfrowymi reprezentacjami obiektów fizycznych przechowywanych i zarządzanych w archiwum lub repozytorium, ale stanowią dowód wielu perspektyw, narracji i kontekstów, które przyczyniły się do ich powstania.
Model kontinuum rekordów jest często opisywany jako kontrastujący lub sprzeczny z modelem rekordów cyklu życia . Chociaż RCM obejmuje wiele sposobów konceptualizacji i prowadzenia dokumentacji, w tym podejście oparte na cyklu życia, istnieją pewne znaczące różnice. Podczas gdy podejście oparte na cyklu życia wskazuje wyraźnie wyznaczone fazy zarządzania dokumentacją, podejście ciągłe konceptualizuje te indywidualne elementy jako ciągłe, a nie dostrzegalne części. Po drugie, podejście oparte na cyklu życia wyraźnie identyfikuje koncepcyjne i proceduralne granice między rekordami bieżącymi i nieaktywnymi. Bieżące zapisy są identyfikowane jako „akta”, podczas gdy zapisy nieaktywne lub historyczne są identyfikowane jako „archiwa”. Jednakże podejście kontinuum postrzega zarządzanie dokumentacją jako zintegrowany proces, który przekracza czasoprzestrzeń. Ta bardziej czasowa metoda procesów prowadzenia rejestrów umożliwia ich wykorzystanie w wielu kontekstach i reprezentacjach.
Oznacza to, że zapisy „zawsze stają się...” i są w stanie wnieść nowe konteksty zależne od odmiennego postrzegania i tła historycznego różnych interesariuszy analizujących ich zawartość. Zapisy archiwalne mają zatem nie tylko charakter historyczny lub ustalony, ale można je ponownie interpretować, odtwarzać i umieszczać na nowo w kontekście, zgodnie z ich miejscem i wykorzystaniem w czasoprzestrzeni. W ten sposób instytucje archiwalne są węzłami w sieci zarejestrowanych informacji i ich kontekstów, a nie punktem końcowym na etapie cyklu życia akt, którymi zarządza się jako „relikty”.
Teoria i wpływy
RCM jest reprezentacją tego, co jest powszechnie określane jako teoria kontinuum zapisów, a także australijskie myślenie i/lub podejścia do kontinuum. Idee te rozwinęły się w ramach australijskiego podejścia do zarządzania archiwami, za którym opowiadał się Ian Maclean, główny archiwista Biura Archiwów Wspólnoty Narodów w Australii w latach pięćdziesiątych i sześćdziesiątych XX wieku. Macleana, którego idee i praktyki były przedmiotem pierwszej publikacji RCRG w 1994 r., o której mowa w artykule American Archivist z 1959 r. artykuł do „kontinuum administrowania rejestrami (publicznymi)”, począwszy od efektywności administracyjnej, poprzez prowadzenie rejestrów, aż do bezpiecznego przechowywania „końcowego produktu kulturalnego”. Wizja Macleana kwestionowała podział pomiędzy obecnym prowadzeniem dokumentacji a praktyką archiwalną. Peter Scott, współczesny pracownik Commonwealth Archives Office, jest również uznawany za osobę, która wywarła główny wpływ na teorię kontinuum australijskich akt, dzięki opracowaniu Australian Series System, systemu rejestrów, który pomógł zidentyfikować i udokumentować złożone i liczne „społeczne, funkcjonalne, pochodzenia i relacje dokumentacyjne” zaangażowane w zarządzanie dokumentacją i procesami prowadzenia dokumentacji w czasoprzestrzeni.
Dalszy wpływ na grupę RCRG wywarli specjaliści i badacze archiwów, tacy jak David Bearman i jego praca nad transakcyjnością i myśleniem systemowym, a także idee Terry'ego Cooka dotyczące postopieki i makrooceny. Szerszy wpływ na teorię kontinuum wywarli filozofowie i teoretycy społeczni Jacques Lacan , Michel Foucault , Jacques Derrida i Jean-François Lyotard , a także socjolog Anthony Giddens , przy czym teoria strukturacji jest podstawowym elementem zrozumienia interakcji społecznych w czasoprzestrzeni. Krytyka kanadyjskiego archiwisty Jaya Athertona dotycząca podziału między menedżerami dokumentacji a archiwistami w latach 80. XX wieku oraz użycie terminu „kontinuum dokumentacji” wznowiła rozmowę, którą MacLean rozpoczął w trakcie swojej kariery i pomogła przenieść swoje pomysły i ten termin do australijskiego myślenia o kontinuum dokumentacji. Użycie przez Athertona terminu kontinuum zapisów ma kilka znaczących różnic w koncepcji, zastosowaniu i dziedzictwie w porównaniu z australijskim myśleniem o kontinuum zapisów.
Postpozbawienie wolności jako koncepcja archiwalna odgrywa główną rolę w koncepcji RCM. Termin ten narodził się ze zidentyfikowanej i pilnej potrzeby zajęcia się złożonością technologii komputerowych w zakresie tworzenia dokumentacji i zarządzania nią w czasie i przestrzeni. Kwestię postizolacji omówili Frank Upward i Sue McKemmish w 1994 r. w ramach badania zmian w dyskursie archiwalnym rozpoczętych w latach 80. XX wieku przez Geralda Hama i rozszerzonych przez Terry'ego Cooka jako część „zmiany paradygmatu po pozbawieniu wolności”. Upward i McKemmish badają postizolację w odniesieniu do RCM jako punkt wyjścia do szerszej dyskusji na temat dokumentacji i jej prowadzenia jako części procesu, w którym instytucje archiwalne mają do odegrania rolę wykraczającą poza obsługę władzy archiwalnej, jej ocenę , opisywanie i porządkowanie obiektów fizycznych znajdujących się pod ich opieką.
Czerpiąc z powyższych podstaw teoretycznych, RCM jako struktura uznaje centralną rolę, jaką działalność w zakresie prowadzenia dokumentacji odgrywa w tworzeniu, przechwytywaniu, organizowaniu i ciągłym zarządzaniu dokumentacją w czasie i w przestrzeniach, takich jak organizacje i archiwa instytucjonalne. Prowadzenie dokumentacji to praktyka i koncepcja jasno zdefiniowana w literaturze archiwalnej i dokumentacyjnej przez autorów kontinuum jako „szeroka i obejmująca koncepcja zintegrowanych procesów prowadzenia dokumentacji i archiwizacji dla celów prowadzenia dokumentacji bieżącej, regulacyjnej i historycznej”. Prowadzenie rejestrów odnosi się do działań wykonywanych na rekordach, które dodają nowe konteksty, takich jak przechwytywanie rekordu w systemie, dodawanie metadanych lub wybieranie go do archiwum. W RCM rekordy nie są zatem definiowane według ich statusu jako obiektów. Zapisy są raczej rozumiane jako część kontinuum działań związanych ze znanymi (a także potencjalnie nieznanymi) kontekstami. Zapis (a także zapisy, zbiory i archiwa) są zatem częścią większych procesów społecznych, kulturowych, politycznych, prawnych i archiwalnych. To właśnie te konteksty są niezbędne do zrozumienia roli, wartości i właściwości dowodowych zapisów w czasoprzestrzeni i poza nią (przeszłości, teraźniejszości i potencjalnej przyszłości).
Inne modele kontinuum informacyjnego
RCM jest najbardziej znanym ze wszystkich stworzonych modeli kontinuum, ale nie istnieje samodzielnie. Twórca RCM, Frank Upward, stworzył kilka innych uzupełniających się modeli, a są też inne stworzone przez badaczy kontinuum, które oferują ulepszone lub alternatywne sposoby zrozumienia kontinuum.
Seria modeli kontinuum stworzonych przez Franka Upwarda obejmuje:
- Model kontinuum systemów informatycznych (danych) (modelowanie danych i przepływ danych)
- Model kontinuum dziedzictwa kulturowego (historie, które opowiadają dokumenty i znaczenie tych historii dla innych)
- Model Continuum Publikacji (Dostępu) (zasięg dostępności i sposób wydawania dokumentu)
Modele stworzone we współpracy:
- Model kontinuum informacji (Barbara Reed, Don Schauder, Frank Upward) (technologie napędzające system i metody klasyfikacji)
Inne modele:
- Konteksty prawne modelu kontinuum akt (Livia Iacovino)
- Zapośredniczone prowadzenie dokumentacji: kultura jako dowód (Leisa Gibbons)