Fakturowanie elektroniczne

Fakturowanie elektroniczne (zwane również e-fakturowaniem lub e-fakturowaniem ) jest formą elektronicznego rozliczenia . Metody e-fakturowania są wykorzystywane przez partnerów handlowych, takich jak klienci i ich dostawcy, do przedstawiania i monitorowania dokumentów transakcyjnych między sobą oraz zapewnienia przestrzegania warunków umów handlowych. Dokumenty te obejmują faktury, zamówienia zakupu, noty debetowe, noty kredytowe, warunki płatności, instrukcje dotyczące płatności oraz dowody przelewu.

E-fakturowanie obejmuje szereg różnych technologii i opcji wprowadzania danych i jest używane jako ogólny termin opisujący dowolną metodę, za pomocą której faktura jest elektronicznie przedstawiana klientowi do zapłaty.

Zamiar

Głównym obowiązkiem działu rozliczeń z dostawcami jest upewnienie się, że wszystkie zaległe faktury od dostawców zostały zatwierdzone, przetworzone i opłacone. Podobnie głównym obowiązkiem działu należności jest upewnienie się, że wszystkie faktury są tworzone, dostarczane, a następnie opłacane przez ich dostawców. Przetwarzanie faktury obejmuje zapisanie odpowiednich danych z faktury i wprowadzenie ich do systemów finansowych lub księgowych firmy. Po wykonaniu pliku danych faktury muszą przejść przez proces biznesowy firmy, aby mogły zostać zapłacone.

E-faktura może być zdefiniowana jako ustrukturyzowane dane faktury wystawione w formacie elektronicznej wymiany danych (EDI) lub XML , ewentualnie przy użyciu internetowych formularzy. Dokumenty te można wymieniać na wiele sposobów, w tym za pomocą plików EDI, XML lub CSV . Można je przesyłać za pomocą wiadomości e-mail, drukarek wirtualnych, aplikacji internetowych lub witryn FTP. Firma może używać oprogramowania do przetwarzania obrazu do przechwytywania danych z faktur PDF lub papierowych i wprowadzania ich do swojego systemu fakturowania. Usprawnia to proces składania wniosków, jednocześnie pozytywnie wpływając na działania na rzecz zrównoważonego rozwoju. Niektóre firmy mają własny wewnętrzny proces e-fakturowania; jednak wiele firm zatrudnia firmę zewnętrzną do wdrażania i obsługi procesów e-fakturowania oraz archiwizacji danych na własnych serwerach.

Różnorodność formatów i kanałów dostawy komplikuje korzystanie z e-faktur. Aby to uprościć, można użyć rozszerzenia pliku .INV, co umożliwiłoby łatwe otwieranie plików .INV w oprogramowaniu księgowym. Plik .INV może być w zgodnym ze standardami formacie XML.

Historia

Od połowy lat 60. firmy zaczęły tworzyć łącza danych z partnerami handlowymi w celu przesyłania dokumentów, takich jak faktury i zamówienia. Zainspirowani ideą biura bez papieru i pewniejszego przesyłania danych, opracowali pierwsze systemy EDI. Te zastrzeżone systemy były dość wydajne, ale sztywne. W tamtym czasie nie było standardu elektronicznej wymiany danych, a prawie każdy zestaw partnerów handlowych miał swoją własną metodę. Uznając to, Accredited Standards Committee X12 , instytucja normalizacyjna pod patronatem ANSI , przystąpiła do standaryzacji procesów EDI. Wynik jest dziś znany jako standard ANSI X12 EDI. Pozostało to głównym sposobem wymiany danych transakcyjnych między partnerami handlowymi aż do lat 90., kiedy firmy zaczęły konkurować o dostarczanie bardziej niezawodnych aplikacji internetowych z interfejsem użytkownika. Nowe aplikacje internetowe miały funkcje dostosowane zarówno do dostawcy, jak i klienta. Umożliwiły przesyłanie online indywidualnych faktur, a także przesyłanie plików EDI, w tym w formatach CSV, PDF i XML. Usługi te umożliwiają dostawcom prezentowanie faktur swoim klientom w celu dopasowania i zatwierdzenia w aplikacji internetowej. Dostawcy mogli również zobaczyć historię wszystkich faktur, które wystawili swoim klientom, bez bezpośredniego dostępu do systemów klientów. Dzieje się tak, ponieważ wszystkie informacje transakcyjne są przechowywane w centrach danych firmy zewnętrznej, która udostępnia aplikację internetową do fakturowania. Te informacje transakcyjne mogą być regulowane przez klienta w celu kontrolowania ilości informacji, które sprzedawca może zobaczyć.

W miarę jak firmy wkraczają w erę cyfrową, coraz więcej przechodzi na usługi fakturowania elektronicznego, aby zautomatyzować swoje działy rozliczeń z dostawcami. Globalne badanie e-fakturowania z 2012 r. pokazało tempo rozwoju fakturowania elektronicznego. Według badania 73% respondentów w pewnym stopniu korzystało z fakturowania elektronicznego w 2012 r., co stanowi wzrost o 14% w stosunku do 2011 r. Opór dostawców wobec e-fakturowania zmniejszył się z 46% w 2011 r. do 26% w 2012 r. Według raportu sporządzonego przez GXS w 2013 r. Europa przyjmuje przepisy rządowe zachęcające firmy do przyjmowania praktyk związanych z fakturowaniem elektronicznym . Departament Skarbu Stanów Zjednoczonych oszacował, że wdrożenie e-fakturowania w całym rządzie federalnym obniży koszty o 50% i pozwoli zaoszczędzić 450 mln USD rocznie.

Standardy e-fakturowania

Istnieją różne standardy. W unijnej dyrektywie 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych zauważono, że „istnieje kilka standardów globalnych, krajowych, regionalnych i zastrzeżonych; … żaden z nich nie ma pierwszeństwa, a większość z nich nie jest ze sobą interoperacyjna”.

Zgodnie z dyrektywą UE 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych UE zleciła opracowanie „europejskiej normy dotyczącej fakturowania elektronicznego”.

Stosowanie

Aby umożliwić e-fakturowanie, musi istnieć istniejąca metoda przeglądania transakcji, zazwyczaj system ERP ( Enterprise Resource Planning ) lub system księgowy. Routing i zasady muszą być ustalone w specyfikacji projektu. Zwykle dotyczy to członków odpowiedzialnych za zobowiązania, informatyków, a czasem zamówień. Po ustanowieniu kierowania do systemu można skonfigurować reguły sprawdzania poprawności w celu zmniejszenia liczby wyjątków faktur. Dalszą weryfikację można skonfigurować w celu automatycznego odrzucania błędów, trójstronnych faktur, zamówień i innych dokumentów. Walidacja może również powiadamiać dostawców o akceptacji lub odrzuceniu. Po sfinalizowaniu specyfikacji e-fakturowania i zakończeniu testów dostawcy biznesowi są połączeni elektronicznie, a system e-fakturowania jest gotowy.

Zobacz też

Pobrane z „ https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Electronic_invoicing&oldid=1140651758 ”