Dokonywanie rzeczy
 Okładka pierwszego wydania
| |
| Autor | Davida Allena |
|---|---|
| Temat | Biznes |
| Wydawca | Książki o pingwinach |
Data publikacji |
2001 |
Opublikowane w języku angielskim |
2001 |
| Strony | 267 |
| ISBN | 978-0-14-312656-0 (przedruk z 2015 r.) |
| OCLC | 914220080 |
Getting Things Done ( GTD ) to system osobistej produktywności opracowany przez Davida Allena i opublikowany w książce o tym samym tytule. GTD określane jest jako zarządzania czasem . Allen stwierdza, że „istnieje odwrotna zależność między rzeczami, które masz na myśli, a tymi, które są wykonywane”.
Metoda GTD opiera się na idei usunięcia z umysłu wszystkich interesujących elementów, istotnych informacji, problemów, zadań i projektów poprzez rejestrowanie ich na zewnątrz, a następnie podzielenie ich na możliwe do wykonania zadania ze znanymi ograniczeniami czasowymi . Pozwala to skoncentrować uwagę na podejmowaniu działań dotyczących każdego zadania wymienionego w rekordzie zewnętrznym, zamiast intuicyjnego przywoływania ich.
Po raz pierwszy opublikowana w 2001 roku, poprawiona edycja książki została wydana w 2015 roku, aby odzwierciedlić zmiany w technologii informacyjnej w poprzedniej dekadzie.
Motywy
Allen najpierw demonstruje redukcję stresu z metody za pomocą następującego ćwiczenia, skoncentrowanego na zadaniu, którego wynik jest niejasny lub którego następne działanie nie jest określone. Allen nazywa te źródła stresu „otwartymi pętlami”, „niekompletnymi” lub „rzeczami”.
- Wybierane jest najbardziej irytujące, rozpraszające uwagę lub interesujące zadanie i określane jako „niewykonane”.
- Opis pomyślnego wyniku „niekompletnego” jest zapisany w jednym zdaniu, wraz z kryteriami, według których zadanie zostanie uznane za zakończone.
- Kolejny krok wymagany do zbliżenia się do zakończenia zadania jest spisany.
- Dokonuje się samooceny emocji doświadczanych po wykonaniu poszczególnych etapów tego procesu.
Twierdzi, że stres można zmniejszyć, a produktywność zwiększyć, umieszczając przypomnienia o wszystkim, nad czym się nie pracuje, w zaufanym systemie zewnętrznym w stosunku do umysłu. W ten sposób można pracować nad zadaniem bez odwracania uwagi od „niekompletnych”. System w GTD wymaga posiadania w zasięgu ręki następujących narzędzi:
- Skrzynka odbiorcza
- Kosz na śmieci
- System archiwizacji materiałów referencyjnych
- Kilka list ( szczegóły poniżej )
- Kalendarz (papierowy lub cyfrowy )
Narzędzia te mogą być odpowiednio fizyczne lub elektroniczne (np. fizyczna szuflada odbiorcza lub skrzynka odbiorcza poczty elektronicznej). Następnie, gdy „rzeczy” wkraczają w czyjeś życie, są one rejestrowane w tych narzędziach i przetwarzane zgodnie z następującym przepływem pracy.
Przepływ pracy
Przepływ pracy GTD składa się z pięciu etapów. Przepływ pracy opiera się na pięciu pytaniach (czarne prostokąty na diagramie po prawej stronie): uchwycić, wyjaśnić, zorganizować, zastanowić się i zaangażować. (W pierwszym wydaniu używano nazw zbierać, przetwarzać, organizować, planować i robić; opisy etapów są podobne w obu wydaniach). Gdy cały materiał („rzeczy”) zostanie przechwycony (lub zebrany) w skrzynce odbiorczej, każdy element jest wyjaśniony i uporządkowany poprzez zadawanie pytań i odpowiadanie na pytania dotyczące każdego elementu po kolei, jak pokazano w czarnych polach na diagramie drzewa logicznego. W rezultacie elementy kończą się w jednym z ośmiu owalnych punktów końcowych na diagramie:
- w śmieciach
- na liście kiedyś/może
- w zgrabnym systemie archiwizacji referencyjnej
- na liście zadań, z wynikiem i następną czynnością zdefiniowaną, jeśli „nieukończony” jest „projektem” (tj. czy będzie wymagał dwóch lub więcej kroków, aby go ukończyć)
- natychmiast wypełnione i odhaczone, jeśli można to zrobić w mniej niż dwie minuty
- oddelegowane do kogoś innego i, jeśli ktoś chce przypomnienia o kontynuacji, dodane do listy „oczekujących”.
- na kontekstowej liście „następnej czynności”, jeśli jest tylko jeden krok do jej wykonania
- w swoim kalendarzu
Opróżnij swoją skrzynkę odbiorczą lub skrzynki odbiorcze codziennie lub co najmniej raz w tygodniu („w” do opróżnienia). Nie używaj swojej skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia. Nie umieszczaj wyjaśnionych elementów z powrotem w skrzynce odbiorczej. Opróżnienie skrzynki odbiorczej nie oznacza zakończenia wszystkiego. Oznacza to po prostu zastosowanie kroków „przechwyć, wyjaśnij, zorganizuj” do wszystkich swoich „rzeczy”.
Następnie następuje refleksja (nazywana w pierwszym wydaniu planowaniem). Zidentyfikowanym powyżej projektom wieloetapowym przypisuje się pożądany rezultat i jedno „następne działanie”. rozpracowuje się zadanie z własnej listy zadań („zaangażuj” w 2. edycji, „wykonaj” w 1. edycji), chyba że kalendarz nakazuje inaczej. Człowiek wybiera, nad którym zadaniem będzie pracować jako następny, biorąc pod uwagę, gdzie się znajduje (tj. „kontekst”, na przykład w domu, w pracy, na zakupach, przez telefon, przy komputerze, z konkretną osobą), dostępny czas, energię dostępne i priorytetowe.
Realizacja
Ponieważ sprzęt i oprogramowanie zmieniają się tak szybko, GTD jest celowo neutralny technologicznie. (W rzeczywistości Allen radzi ludziom, aby zaczynali od systemu opartego na papierze.) Wiele do zarządzania zadaniami twierdzi, że wdraża metodologię GTD, a Allen prowadzi listę niektórych technologii, które zostały przyjęte lub zaprojektowane dla GTD. Niektóre są oznaczone jako „GTD Enabled”, co oznacza, że Allen był zaangażowany w projekt.
Perspektywiczny
Allen podkreśla dwa kluczowe elementy GTD — kontrolę i perspektywę . Przepływ pracy jest centrum aspektu kontroli. Celem procesów kontrolnych w GTD jest wydobycie wszystkiego poza bieżącym zadaniem z głowy do tego zaufanego systemu zewnętrznego w stosunku do umysłu. Pożycza porównanie używane w sztukach walki, określane jako „umysł jak woda”. Kiedy mały przedmiot zostanie wrzucony do basenu z wodą, woda odpowiednio zareaguje niewielkim pluskiem, po którym nastąpi spokój. Kiedy duży przedmiot zostanie ponownie wrzucony do wody, reaguje odpowiednio dużym pluskiem, po którym następuje spokój. Przeciwieństwem „umysłu jak woda” jest umysł, który nigdy nie powraca do stanu spoczynku, ale pozostaje stale zestresowany każdym bodźcem. Z zaufanym systemem i "umysłem jak woda" można mieć lepszą perspektywę na swoje życie. Allen zaleca refleksję z sześciu poziomów, zwanych „Horyzontami skupienia”:
- Horyzont 5: Życie
- Horyzont 4: Wizje długoterminowe
- Horyzont 3: cele na 1–2 lata
- Horyzont 2: Obszary zainteresowania i odpowiedzialność
- Horyzont 1: Bieżące projekty
- Ziemia: Bieżące działania
W przeciwieństwie do niektórych teorii, które koncentrują się na wyznaczaniu celów odgórnie , GTD działa w przeciwnym kierunku. Allen argumentuje, że osobom często trudno jest skupić się na ogólnych celach, jeśli nie mogą w wystarczającym stopniu kontrolować codziennych zadań, z którymi często muszą się mierzyć. Opracowując i korzystając z zaufanego systemu, który zajmuje się codziennymi danymi wejściowymi, jednostka może zwolnić przestrzeń mentalną, aby rozpocząć przechodzenie na wyższy poziom.
Allen zaleca zaplanowanie cotygodniowego przeglądu z uwzględnieniem sześciu różnych poziomów . Perspektywa uzyskana z tych przeglądów powinna kierować priorytetami na poziomie projektu. Priorytety na poziomie projektu z kolei determinują priorytet poszczególnych zadań i zobowiązań zebranych w procesie workflow. Podczas cotygodniowego przeglądu określ kontekst zadań i umieść każde zadanie na odpowiedniej liście. Przykładem grupowania podobnych zadań może być sporządzenie listy zaległych rozmów telefonicznych lub zadań/spraw do załatwienia podczas zakupów. Listy kontekstowe mogą być definiowane przez zestaw dostępnych narzędzi lub przez obecność osób lub grup, dla których ma się coś do przedyskutowania lub zaprezentowania.
Streszczenie
GTD opiera się na przechowywaniu, śledzeniu i wyszukiwaniu informacji związanych z każdą rzeczą, która musi zostać wykonana. Blokady psychiczne, które napotykamy, są spowodowane niewystarczającym planowaniem „front-end” . Oznacza to myślenie z wyprzedzeniem, generowanie serii działań, które można później podjąć bez dalszego planowania. „System przypomnień” umysłu jest nieefektywny i rzadko (lub zbyt często) przypomina nam o tym, co musimy zrobić w czasie i miejscu, kiedy możemy to zrobić. W konsekwencji „ kolejne działania ” zapisane kontekstowo w „ zaufanym systemie ” pełnią rolę zewnętrznego wsparcia, które zapewnia, że otrzymamy odpowiednie przypomnienia we właściwym czasie. Ponieważ GTD opiera się na zewnętrznych przypomnieniach, może być postrzegane jako zastosowanie teorii rozproszonego poznania lub rozszerzonego umysłu .
Przyjęcie
W 2005 roku Wired nazwał GTD „nowym kultem ery informacji”, opisując entuzjazm dla tej metody wśród informatyków i pracowników wiedzy jako rodzaj kultu . Pomysły Allena zostały również spopularyzowane przez The Howard Stern Show (Stern odwoływał się do niego codziennie przez całe lato 2012 roku) i Internet , zwłaszcza za pośrednictwem blogów, takich jak 43 Folders , Lifehacker i The Simple Dollar .
W 2005 roku Ben Hammersley przeprowadził wywiad z Davidem Allenem dla artykułu The Guardian zatytułowanego „Poznaj człowieka, który może zaprowadzić porządek w twoim wszechświecie”, mówiąc: „Dla mnie, podobnie jak dla setek tysięcy ludzi na całym świecie, którzy wciskają książkę swoim przyjaciołom ręce z ogniem w oczach, pomysły Allena są niczym innym jak zmianą życia”.
W 2007 roku magazyn Time nazwał Getting Things Done poradnikiem biznesowym swoich czasów.
W 2007 roku Wired opublikował kolejny artykuł o GTD i Allenie, cytując go, mówiącego, że „działanie automatycznej skrzyni biegów jest bardziej skomplikowane niż manualna skrzynia biegów … aby uprościć złożone wydarzenie, potrzebujesz złożonego systemu”.
Artykuł z 2008 roku w czasopiśmie Long Range Planning autorstwa Francisa Heylighena i Clémenta Vidala z Wolnego Uniwersytetu w Brukseli wykazał, że „ostatnie odkrycia z zakresu psychologii i kognitywistyki wspierają i rozszerzają zalecenia GTD”.
Zobacz też
Notatki
Dalsza lektura
- Allen, David (2001). Wykonywanie zadań: sztuka bezstresowej produktywności (1 wyd.). Książki o pingwinach. ISBN 978-0-14-200028-1 .
- Allen, David (2003). Gotowy na wszystko: 52 zasady produktywności w pracy i życiu . Książki Wikingów. ISBN 978-0-670-03250-1 .
- Allen, David (2008). Spraw, aby wszystko działało . Książki Wikingów. ISBN 978-0-7499-4103-1 .