Oprogramowanie do zarządzania programami kapitałowymi i projektami
Oprogramowanie do zarządzania programami inwestycyjnymi (CPMS) odnosi się do obecnie dostępnych systemów, które pomagają właścicielom/operatorom budynków, kierownikom programów i kierownikom budowy kontrolować i zarządzać ogromną ilością informacji tworzonych przez projekty kapitałowe. Kolekcja lub portfolio projektów tylko zwiększa to wyzwanie. Systemy te mają różne nazwy: oprogramowanie do zarządzania projektami kapitałowymi, oprogramowanie do zarządzania budową , systemy informacyjne do zarządzania projektami .
Ogólne a oprogramowanie do projektów budowlanych
Systemy te różnią się od „ogólnego” oprogramowania do zarządzania projektami i oprogramowania do zarządzania budową tym, że są ukierunkowane na sposób, w jaki właściciel projektu , a nie wykonawca, architekt czy inżynier, zarządza informacjami i procesami projektu. Ponadto oprogramowanie do zarządzania budową jest bardziej skoncentrowane na pojedynczych projektach i realizacji procesów administracyjnych budowy niż na planowaniu, projektowaniu i budowie programów kapitałowych. W ciągu ostatnich 10 lat nastąpiła zmiana w sposobie zarządzania informacjami projektowymi od generalnego wykonawcy do właściciela.
Systemy te są również nastawione na zarządzanie dużym portfelem projektów, a nie tylko pojedynczym projektem. Dostępnych jest wiele aplikacji, które są odpowiednie do zarządzania pojedynczym projektem, ale brakuje im raportowania , które umożliwiłyby zainteresowanym stronom uzyskanie zbiorczych danych na temat stanu projektu i ryzyka.
W swojej najbardziej podstawowej formie oprogramowanie do zarządzania programami kapitałowymi to baza danych, która centralizuje kluczowe informacje projektowe związane z procesami, zakresem projektu, kosztami i harmonogramem. To oprogramowanie umożliwia metodyczne podejście do wprowadzania danych , zarządzania procesami i wyszukiwania informacji.
Oprogramowanie do zarządzania programami kapitałowymi różni się od ogólnych systemów zarządzania projektami tym, że te pierwsze wykorzystują wnioski wyciągnięte z setek, jeśli nie tysięcy projektów, w celu ujednolicenia sposobu zarządzania, kontroli i dystrybucji informacji. Twórcy oprogramowania mają własny personel, który jest zaznajomiony z procesami w budownictwie i najczęstszymi wyzwaniami stojącymi przed profesjonalistami budowlanymi.
składniki
Najszerzej dostępne systemy CPMS obejmują co najmniej następujące komponenty:
- Zarządzanie dokumentami – służy do przechowywania szerokiej gamy plików, które mogą obejmować umowy, specyfikacje, rysunki, modele BIM
- Automatyzacja procesów / przepływ pracy – służy do mapowania określonego, powtarzalnego i czasochłonnego procesu (np. zmiana budżetu) w oprogramowaniu, tak aby przebiegał on wyznaczoną ścieżką w sposób zautomatyzowany
- Zarządzanie i kontrola harmonogramu – służy do śledzenia harmonogramu projektu jednego lub większej liczby projektów, w zależności od liczby projektów odpowiadających całemu programowi
- i zarządzanie kosztami – zastępuje arkusze kalkulacyjne Excel , udostępniając kontrolowany system, który umożliwia metodyczne wprowadzanie danych o kosztach i automatyczne śledzenie zmian w informacjach o kosztach (np. polecenia zmiany)
- mechanizmu raportowania i pulpitu nawigacyjnego — silnik, który pozwala interesariuszom zrozumieć wszystkie dane przechowywane w systemie i umożliwia podejmowanie świadomych decyzji
Informacje te mogą przejawiać się jako pozycje kosztowe w kontrakcie (np. koszty budowy, opłaty projektowe, koszty materiałów, koszty FF&E, koszty awaryjne i inne). Informacje mogą również odnosić się do projektów budowlanych i szerokiego zakresu procesów, w ramach których informacje są wymieniane przez wielu zaangażowanych interesariuszy. Procesy te obejmują wnioski o płatność, zapytania ofertowe, polecenia zmiany, zmiany budżetu, działania, przedłożenia, przekazy i wiele innych komunikatów.
Znaczenie
Aby projekty zostały zrealizowane na czas, w ramach budżetu i w ramach wcześniej określonego zakresu uzgodnionego na początku każdego projektu, informacje te muszą być dostępne, aby pomóc interesariuszom projektu (dyrektorom budowy, kierownikom projektów, architektom, inżynierom, wykonawcom, podwykonawcy, dostawcy, inni) podejmują świadome decyzje. Każdego dnia profesjonaliści budowlani muszą podejmować decyzje, które zależą od dostępności informacji. Kierownicy projektów mogą opóźniać odpowiedzi, ponieważ nie są pewni, czy informacje są w ich rękach, lub muszą czekać na konsolidację informacji z wielu źródeł, aby móc je analizować. Dokładność i wiarygodność tych informacji może zadecydować o opóźnieniu projektu lub przekroczeniu budżetu. To wyzwanie jest dodatkiem do wszystkich innych decyzji, przed którymi codziennie stają profesjonaliści budowlani – nieprzewidzianych warunków, kwestii bezpieczeństwa, kontroli jakości i wielu innych wyzwań. Oprogramowanie do zarządzania programami kapitałowymi zapewnia platformę, na której interesariusze mogą wprowadzać informacje, pobierać je w sensowny sposób za pomocą raportów, ekranów podsumowujących lub pulpitów nawigacyjnych oraz utrzymywać ścieżkę audytu (odtwarzanie po odtworzeniu) tego, co wydarzyło się w projekcie. Nierzadko zdarza się, że audytorzy finansowi lub organy regulacyjne (w zależności od charakteru projektu i branży) uzyskują dostęp do tych systemów w celu ustalenia zgodności z obowiązującymi przepisami.