Administracja biurowa

Administracja biurowa (w skrócie Office Ad i w skrócie OA ) to zestaw codziennych czynności związanych z utrzymaniem budynku biurowego , planowaniem finansowym , prowadzeniem dokumentacji i fakturowaniem , rozwojem osobistym , fizyczną dystrybucją i logistyką , w ramach organizacja. Pracownik podejmujący te czynności jest potocznie nazywany administratorem biura lub kierownikiem biura, i odgrywa kluczową rolę w infrastrukturze każdej organizacji, niezależnie od skali. Wiele stanowisk administracyjnych wymaga od kandydata zaawansowanej znajomości obsługi aplikacji Microsoft Word , Excel i Access .

Menadżer Administracyjny

Administrator biura jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego przebiegu działań administracyjnych w organizacji poprzez zapewnienie struktury innym pracownikom w organizacji. Działania te mogą rozciągać się od odpowiedzialności za zarządzanie zasobami ludzkimi , budżetami i dokumentacją , po podejmowanie roli nadzorowania innych pracowników. Obowiązki te mogą się różnić w zależności od pracodawcy i poziomu wykształcenia.

Zespół administratorów biurowych i menedżerów podejmujących zadania administracyjne

Zestaw umiejętności

Znaczenie administratora biura dla organizacji jest duże ze względu na powierzane mu obowiązki; w związku z tym wymagane jest specjalistyczne szkolenie, aby pracownik mógł pracować wydajnie i wydajnie, tj.;

• płacowe , które wiąże się z odpowiedzialnością za terminowe otrzymywanie pasków płacowych przez wszystkich pracowników.
• Posiadanie dobrych umiejętności komunikacyjnych w celu koordynacji z innymi pracownikami w organizacji.
• Możliwość nadzorowania pracowników pomocniczych
• Zdolność dostosowania się do zmieniających się środowisk i nowych technologii, które można wdrożyć, np. instalacja nowego oprogramowania.
• Wykazywanie dobrej inicjatywy
• Umiejętność pracy pod presją, gdy otrzymuje się zadanie, które ma kluczowe znaczenie dla organizacji.

Role

Istnieje szeroki zakres ról, które można powiązać z administratorem biura. Organizacje często ogłaszają asystentów administracyjnych skierowane do studentów, którzy obecnie studiują lub ukończyli szkołę średnią lub studia . Daje to pracownikowi możliwość zdobycia doświadczenia lub zbudowania kariery poprzez pracę na pełen etat lub staż w trakcie wakacyjnej przerwy.

Kluczową rolę w zarządzaniu organizacją odgrywają recepcjoniści , którym powierzono umawianie i witanie klientów, dostawców i gości bezpośrednio za pośrednictwem poczty elektronicznej , rozmów telefonicznych lub poczty . Pracownik podejmujący się roli recepcjonisty musi wykazywać się dobrymi umiejętnościami organizacyjnymi, komunikacyjnymi i obsługi klienta, aby zapewnić efektywność. Recepcjonista powinien być świadomy oszustów, którzy próbują uzyskać wewnętrzne informacje o gabinecie lub praktyce lekarskiej, aby je nadużyć lub wykorzystać. Inne obowiązki powierzone recepcjonistce to:

• Zapewnienie, że poczta wychodząca i przychodząca jest przydzielana do odpowiedniego działu w organizacji
• Organizowanie i pomaganie współpracownikom w spotkaniach , konferencjach i bezpośrednich rozmowach telefonicznych, gdy jest to wymagane
• Komunikowanie się z członkami społeczeństwa podczas składania zapytania
• Zarządzanie i utrzymanie wdrożonego w organizacji zbioru akt, np. systemów informatycznych
• Obowiązki biurowe, które obejmują zamawianie sprzętu, materiałów biurowych i innych wymaganych zapasów

Asystenci osobiści są powszechnie kojarzeni z pomaganiem kierownikowi biura w utrzymaniu wydajności jego codziennej pracy; odbywa się to poprzez zapewnienie wsparcia i pomocy sekretarskiej . Zostanie asystentem osobistym wymaga od pracownika doświadczenia na poprzednich stanowiskach administracyjnych, co wiąże się z korzystaniem z komputerów i systemów informatycznych. Jak każda inna rola związana z administratorem biura, stanowisko asystenta osobistego wymaga od pracownika organizacji, profesjonalizmu i umiejętności pracy pod presją, gdy powierzono mu ważne zadanie. Obowiązki, które osobisty asystent musi wykonywać każdego dnia, są następujące:

• Wprowadzanie, archiwizacja i zarządzanie danymi przechowywanymi w systemie biurowym organizacji
• Zapewnienie, że wszystkie kontakty od osób trzecich są przetwarzane za ich pośrednictwem
• Organizowanie transportu i spotkań ważnych dla kierownika biura
• Zapewnienie przygotowania dokumentów, raportów i prezentacji przed wszelkimi spotkaniami
• Przetwarzanie e-maili i listów, które wpływają w korespondencji do kierownika biura

Kierownik biura

Kierownik biura nadzorujący i uczący swoich współpracowników

Kierownik biura jest odpowiedzialny za zapewnienie sprawnego i skutecznego wykonywania obowiązków biurowych organizacji, a także za nadzorowanie innych członków personelu. Rola kierownika biura jest bardziej wymagająca niż inne stanowiska administracyjne, w tym umiejętności i kwalifikacji, takich jak duże doświadczenie administracyjne, kompetencje w zakresie zasobów ludzkich , umiejętności raportowania, delegowania , procesów zarządzania i umiejętności komunikowania się z innymi członkami organizacji.

Obowiązki

Do obowiązków kierownika biura należy:

• Zorganizuj operacje i procedury biura, podejmując kilka zadań administracyjnych, na przykład projektowanie i wdrażanie nowych systemów archiwizacji
• Przydzielanie zadań pracownikom i monitorowanie ich postępów
• Rekrutacja , selekcja i szkolenie nowych pracowników
• Rozwój pracowników poprzez coaching i doradztwo
• Sporządzanie budżetów rocznych
• Rozwój zawodowy , na przykład poprzez udział w szkoleniach zewnętrznych