Formularz I-9

Formularz USCIS I-9, weryfikacja uprawnień do zatrudnienia (zaktualizowany w lipcu 2017 r.)

Formularz I-9 , oficjalnie weryfikacja uprawnień do zatrudnienia , jest formularzem Urzędu ds. Obywatelstwa i Imigracji Stanów Zjednoczonych . Na mocy Ustawy o reformie i kontroli imigracji z 1986 r. służy do weryfikacji tożsamości i prawnego zezwolenia na pracę wszystkich opłacanych pracowników w Stanach Zjednoczonych. Wszyscy pracodawcy w USA muszą zapewnić prawidłowe wypełnienie formularza I-9 dla każdej osoby, którą zatrudniają do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Wymagania

Ustawa Immigration Reform and Control Act z 1986 r. (IRCA) wymagała od pracodawców sprawdzania, czy wszyscy nowo zatrudniani pracownicy przedstawili dokumenty potwierdzające tożsamość pracownika i prawne upoważnienie do podjęcia pracy w Stanach Zjednoczonych. Formularz I-9, a dokładniej formularz weryfikacji uprawnień do zatrudnienia, jest dostarczany w tym celu przez rząd federalny.

Każdy pracownik zatrudniony po 6 listopada 1986 musi wypełnić formularz I-9 w momencie zatrudnienia. Pracownicy muszą wypełnić sekcję 1 formularza w momencie rozpoczęcia zatrudnienia. Pracodawca musi wypełnić sekcję 2 w ciągu trzech dni od daty rozpoczęcia przez pracownika pracy. Pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe i terminowe wypełnienie formularzy.

Formularz I-9 nie jest wymagany w przypadku nieopłacanych wolontariuszy ani wykonawców. Jednak firma może nadal ponosić odpowiedzialność, jeśli zleca pracę wykonawcy, o którym wie, że jest lub zatrudnia nieautoryzowanych pracowników.

Od czasu wprowadzenia formularza w 1987 r. wydano wiele wersji formularza I-9, weryfikacja uprawnień do zatrudnienia; nie wszystkie wersje nadają się do użytku. Obecnie obowiązują tylko formularze z następującą datą rewizji: „Rev. 07/17/2017 N*”.

Jeśli pracownik nie potrafi czytać lub pisać w języku angielskim, formularz może wypełnić tłumacz lub osoba przygotowująca formularz i podpisać go w imieniu pracownika. Formularz wymaga również własnoręcznego podpisu pracownika.

W październiku 2004 r. nowe przepisy umożliwiły elektroniczne wypełnienie formularza I-9.

Wymagania wstępne dla pracowników

Wypełniając formularz I-9, przyszli pracownicy oświadczają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, że należą do jednej z następujących kategorii:

• obywatel USA ,
• Obywatel USA niebędący obywatelem ,
• Legalny stały rezydent lub
• Cudzoziemiec uprawniony do pracy.

Dokument potwierdzający tożsamość lub zezwolenie na zatrudnienie

Wraz z formularzem przyszli pracownicy muszą przedstawić dokumenty potwierdzające ich uprawnienia do pracy. Akceptowane są różnorodne dokumenty. Przyszły pracownik musi przedstawić:

• Jeden dokument, który określa zarówno tożsamość, jak i uprawnienia do zatrudnienia (na liście A na I-9)
• Jeden dokument potwierdzający tożsamość (na liście B) wraz z innym dokumentem potwierdzającym uprawnienia do zatrudnienia (na liście C).

Wszystkie dokumenty muszą być aktualne

Lista A

Dokumenty, których można użyć w ramach „Listy A” formularza I-9 w celu ustalenia zarówno tożsamości, jak i uprawnień do zatrudnienia, obejmują:

• Ważny paszport USA ,
• Karta paszportowa USA ,
• Karta Stałego Pobytu (często nazywana „ zieloną kartą ”) lub Karta Potwierdzenia Rejestracji Cudzoziemca ze zdjęciem,
• Ważna Karta Tymczasowego Rezydenta,
• Ważny paszport zagraniczny ze stemplem I-551 lub z formularzem I-94 (Dla cudzoziemca, który jest uprawniony do wykonywania pracy z ograniczeniami. Osoba ta powinna również dołączyć dokumenty wskazujące na ważne zezwolenie na zatrudnienie.),
• Ważny dokument upoważnienia do zatrudnienia wydany przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego Stanów Zjednoczonych, który zawiera fotografię (formularz I-766) lub
• Ważna karta upoważnienia do zatrudnienia.

Lista B

Dokumenty, których można użyć w ramach „Listy B” I-9 w celu ustalenia tożsamości, obejmują:

• Prawo jazdy lub dowód tożsamości wydane przez stan USA lub peryferyjne terytorium USA, pod warunkiem, że zawiera fotografię lub informacje identyfikujące, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres;
• Federalny lub stanowy dowód tożsamości, pod warunkiem, że zawiera fotografię lub informacje identyfikujące, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, wzrost, kolor oczu i adres;
• Legitymacja szkolna ze zdjęciem;
• Karta identyfikacyjna Sił Zbrojnych Stanów Zjednoczonych lub protokół poboru;
• karta rejestracji wyborcy;
• Karta handlowca marynarza amerykańskiej straży przybrzeżnej;
• Dokument plemienny rdzennych Amerykanów;
• Prawo jazdy wydane przez kanadyjski organ rządowy lub
• Zaufana dokumentacja podróżnika ( Global Entry , NEXUS , SENTRI ).

W przypadku osób poniżej osiemnastego roku życia do ustalenia tożsamości można wykorzystać następujące dokumenty:

• Świadectwo szkolne lub świadectwo szkolne;
• Karta kliniki, lekarza lub szpitala lub
• Karta pobytu w żłobku lub przedszkolu.

Pracownicy dostarczający przedmiot z listy B (w celu ustalenia tożsamości) muszą również dostarczyć przedmiot z listy C (w celu ustalenia uprawnień do zatrudnienia).

Lista C

Dokumenty, których można użyć w ramach „Listy C” formularza I-9 w celu ustalenia uprawnień do zatrudnienia, obejmują:

• Karta Ubezpieczenia Społecznego Stanów Zjednoczonych wydana przez Administrację Ubezpieczeń Społecznych, o ile nie wskazuje jednego z poniższych:
  • NIEWAŻNY DO PRACY (zwykle wydawany obcokrajowcom niebędącym imigrantami, którzy nie mają pozwolenia na pracę)
  • WAŻNE DO PRACY WYŁĄCZNIE Z AUTORYZACJĄ INS
  • WAŻNE DO PRACY WYŁĄCZNIE Z ZEZWOLENIEM DHS ,
• akt urodzenia wydany przez Departament Stanu USA (formularz FS-545 lub formularz DS-1350),
• Oryginał lub uwierzytelniona kopia aktu urodzenia z USA lub odległej posiadłości USA, opatrzona oficjalną pieczęcią,
• Zaświadczenie o obywatelstwie amerykańskim (formularz N-560 lub N-561),
• Zaświadczenie o naturalizacji (formularz N-550 lub N-570),
• Dokument plemienny rdzennych Amerykanów,
• dowód osobisty obywatela USA (formularz I-197),
• Dowód osobisty do użytku obywatela będącego rezydentem w Stanach Zjednoczonych (formularz I-179),
• Ważna karta upoważnienia do zatrudnienia wydana przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego (inna niż wymieniona na Liście A) lub
• Konsularny protokół urodzenia za granicą (formularz FS-240).

Obywatele USA, którzy zgubili kartę ubezpieczenia społecznego, mogą ubiegać się o jej duplikat w Urzędzie Ubezpieczeń Społecznych .

Pracownicy dostarczający przedmiot z listy C (w celu ustalenia uprawnień do zatrudnienia) muszą również dostarczyć przedmiot z listy B (w celu ustalenia tożsamości).

Ponowna weryfikacja

Pracodawcy muszą aktualizować lub ponownie weryfikować niektóre dokumenty tożsamości w dniu lub przed datą ich wygaśnięcia. Nie dotyczy to już przedstawionych i zaakceptowanych paszportów amerykańskich lub kart stałego pobytu, które nie wygasły, gdy zbliża się ich data ważności, ani żadnych dokumentów z listy B (np. stanowych praw jazdy i stanowych dowodów tożsamości). Witryna USCIS, w sekcji Pracodawca, Biuletyny pracodawców, zawiera listę ograniczonych wymagań i dozwolonych przypadków ponownej weryfikacji .

Dla obywateli USA formularze I-9 są ważne nieprzerwanie, chyba że wystąpi przerwa w zatrudnieniu dłuższa niż rok. Pracownicy międzynarodowi posiadający wizy F-1 (student), H-1B (zawód specjalistyczny) lub J-1 (wizyta w ramach wymiany) muszą ponownie zweryfikować swój formularz I-9 za każdym razem, gdy ich wiza wygasła wraz z nowym zezwoleniem na pracę (przedłużona wiza z zezwolenie na pracę, EAD, karta stałego pobytu itp.).

Zatrzymanie

Pracodawcy muszą zachować formularz I-9 dla wszystkich obecnych pracowników. Pracodawcy muszą również przechowywać formularz I-9 przez trzy lata od daty zatrudnienia lub rok od daty zakończenia zatrudnienia, w zależności od tego, co nastąpi później. Pracodawcy muszą okazywać formularz I-9 swoich pracowników za każdym razem, gdy zażądają tego władze imigracyjne lub pracownicze.

Przepisy antydyskryminacyjne

Ustawa o reformie i kontroli imigracji , która wprowadziła wymóg ogłoszenia formularza I-9, zawierała również przepisy antydyskryminacyjne. Zgodnie z ustawą większość obywateli USA, stałych rezydentów, rezydentów tymczasowych, azylantów lub uchodźców, którym legalnie zezwolono na pracę w Stanach Zjednoczonych, nie może być dyskryminowana ze względu na pochodzenie narodowe lub status obywatelstwa. Przepis ten ma zastosowanie do pracodawców zatrudniających trzech lub więcej pracowników i obejmuje zarówno decyzje o zatrudnieniu, jak i rozwiązaniu stosunku pracy. Ponadto pracodawca musi zaakceptować każdy ważny dokument lub kombinację dokumentów określonych w formularzu I-9, o ile dokumenty wydają się autentyczne.

Na przykład pracodawca nie mógł odmówić zatrudnienia kandydata, ponieważ jego formularz I-9 ujawnił, że nie jest on obywatelem (takim jak stały rezydent lub uchodźca), a nie obywatelem USA. Z tego powodu niektórzy prawnicy imigracyjni doradzają firmom unikanie wymagania I-9 do czasu zatrudnienia kandydata, zamiast ryzykować proces sądowy. Jako inny przykład, firma nie może nalegać, aby pracownik przedstawił paszport zamiast, powiedzmy, prawa jazdy i karty ubezpieczenia społecznego. Inny przepis antydyskryminacyjny wymaga, aby pracodawcy egzekwowali zgodność z I-9 w jednolity sposób. Na przykład pracodawca nie może wymagać od niektórych pracowników wypełnienia formularza I-9 przed zatrudnieniem, ale pozwala innym na wypełnienie formularza po rozpoczęciu zatrudnienia.

Pracodawcy nie mogą zakładać, że pracownik jest nieuprawniony do pracy tylko dlatego, że dana osoba albo nie mogła przynieść dowodu upoważnienia do zatrudnienia, albo przynosiła nieakceptowane dokumenty do dnia rozpoczęcia zatrudnienia. Zamiast tego pracodawcy powinni zachęcać tego pracownika do przynoszenia akceptowalnych dokumentów, które znajdują się na liście A, B i C. Pracodawcy mogą rozwiązać stosunek pracy tylko wtedy, gdy pracownik nie może potwierdzić zezwolenia na pracę danej osoby, przedstawiając dowód po dacie rozpoczęcia.

Biuro Specjalnego Doradcy ds. Nieuczciwych Praktyk Zatrudnienia Związanych z Imigracją („OSC”) jest sekcją w Wydziale Praw Obywatelskich Departamentu Sprawiedliwości, która egzekwuje antydyskryminacyjne przepisy Ustawy o imigracji i obywatelstwie („INA”). OSC może pomóc pracownikom, dzwoniąc do pracodawców i wyjaśniając właściwe praktyki weryfikacyjne oraz, w razie potrzeby, dostarczając ofiarom dyskryminacji formularze zarzutów. Po otrzymaniu zarzutu dyskryminacji dochodzenie OSC zwykle nie trwa dłużej niż siedem miesięcy. Ofiary mogą uzyskać różne rodzaje zasiłków, w tym zwolnienie z pracy i zaległe wynagrodzenie.

OSC ma również rozbudowany program informacyjny. Zapewnia personelowi możliwość przemawiania na imprezach informacyjnych w całym kraju i ma do dystrybucji bezpłatne broszury informacyjne, plakaty i taśmy.

Rodzaje dyskryminacji

OSC bada następujące rodzaje zachowań dyskryminacyjnych na podstawie przepisów antydyskryminacyjnych Ustawy o imigracji i obywatelstwie (INA), 8 USC § 1324b:

Dyskryminacja ze względu na obywatelstwo lub status imigracyjny

W odniesieniu do zatrudniania, zwalniania, rekrutacji lub kierowania za opłatą przez pracodawców zatrudniających czterech lub więcej pracowników, pracodawcy nie mogą traktować osób w inny sposób ze względu na to, że są lub nie są obywatelami Stanów Zjednoczonych lub osobami uprawnionymi do pracy. Obywatele USA, niedawni stali rezydenci, rezydenci tymczasowi, osoby azylujące i uchodźcy są chronieni przed dyskryminacją ze względu na status obywatelstwa. Jednak stali rezydenci, którzy nie ubiegają się o naturalizację w ciągu sześciu miesięcy od uzyskania uprawnień, nie są chronieni przed dyskryminacją ze względu na status obywatelstwa. Dyskryminacja ze względu na status obywatelski, która w innym przypadku jest wymagana do przestrzegania prawa, regulacji, zarządzenia wykonawczego lub kontraktu rządowego, jest prawnie dozwolona.

Dyskryminacja pochodzenia narodowego

W odniesieniu do zatrudniania, zwalniania, rekrutacji lub kierowania za opłatą przez pracodawców zatrudniających więcej niż trzech i mniej niż piętnastu pracowników, pracodawcy nie mogą traktować osób odmiennie ze względu na ich miejsce urodzenia, kraj pochodzenia, pochodzenie, język ojczysty, akcent lub z powodu są postrzegani jako wyglądający lub brzmiący obco. Wszyscy obywatele USA, legalni stali rezydenci i osoby upoważnione do pracy są chronieni przed dyskryminacją ze względu na pochodzenie narodowe. Komisja ds. Równych Szans Zatrudnienia ma jurysdykcję nad pracodawcami zatrudniającymi piętnastu lub więcej pracowników.

Nieuczciwe praktyki dokumentacyjne

Jeśli chodzi o weryfikację uprawnień pracowników do zatrudnienia, pracodawcy nie mogą żądać większej liczby lub innych dokumentów, niż jest to wymagane do zweryfikowania uprawnień do zatrudnienia, odrzucać dokumentów, które wyglądają na autentyczne, lub określać niektóre dokumenty nad innymi w celu lub z zamiarem dyskryminacji ze względu na status obywatelstwa lub pochodzenia narodowego. Obywatele USA i wszystkie osoby upoważnione do pracy są chronione przed nadużyciami dotyczącymi dokumentów.

Odwet

Osoby, które wnoszą oskarżenia do OSC; którzy współpracują przy dochodzeniu OSC; którzy kwestionują działania, które mogą stanowić nieuczciwe praktyki dokumentacyjne lub dyskryminację ze względu na obywatelstwo, status imigracyjny lub pochodzenie narodowe; lub którzy dochodzą swoich praw na mocy przepisów antydyskryminacyjnych INA, są chronieni przed odwetem.

Kary

IRCA obejmuje kary za niezgodność z I-9. Prawo federalne przewiduje karę pozbawienia wolności lub grzywny za składanie fałszywych oświadczeń lub posługiwanie się fałszywymi dokumentami w związku z wypełnianiem I-9. Pracodawca, który zatrudnia nieautoryzowanego pracownika, może zostać ukarany grzywną w wysokości od 250 do 5500 USD na pracownika. Ponadto taki pracodawca może zostać pozbawiony kontraktów rządu federalnego na rok. Pracownik, który świadomie akceptuje fałszywe dokumenty, może również zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej na podstawie innych przepisów imigracyjnych.

Pracodawca, który nie prowadzi odpowiednich rejestrów, że I-9 są prawidłowo wypełnione, może zostać ukarany grzywną w wysokości 110 USD za brakujący element w każdym formularzu, do 1100 USD za formularz, nawet jeśli pracownik jest prawnie upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych. Od 2009 roku Immigration & Customs Enforcement (ICE) przeprowadziło ponad 7500 audytów i nałożyło grzywny w wysokości ponad 80 milionów dolarów. Tylko w 2011 roku ICE przeprowadziło 2740 audytów i nałożyło ponad 7 milionów dolarów grzywny.

Osoba, która świadomie popełnia lub uczestniczy w fałszowaniu dokumentów, może zostać ukarana grzywną w wysokości od 375 USD do 3200 USD za dokument za pierwsze wykroczenie i od 3200 USD do 6500 USD za dokument za kolejne przestępstwa.

Zobacz też

• Imigracja do Stanów Zjednoczonych
• Elektroniczna weryfikacja

Linki zewnętrzne

• Strona pobierania I-9 rządu Stanów Zjednoczonych

Ostatnie Biuletyny Pracowników wydane przez USCIS wyjaśniają wiele pytań i wątpliwości, jakie pracownicy mieli przez lata w związku z procesem I-9, takich jak ograniczenie zdolności pracodawcy do odróżnienia wielu starych dokumentów tożsamości, wielu różnych form dokumentów tożsamości, odkrycie prawdopodobnie wątpliwy identyfikator itp.:

1. „Informacje o formularzu I-9, weryfikacja uprawnień do zatrudnienia”
2. „Biuletyny informacyjne dla pracodawców”
3. „Zmieniony formularz I-9, stan na 3 kwietnia 2009 r.”