Minuty

Ten artykuł jest o pisemnej relacji ze spotkania. Aby zapoznać się z jednostką czasu, zobacz minuty . W przypadku innych zastosowań zobacz Minuta (ujednoznacznienie) .

Protokół pierwszego spotkania Komitetu Funduszu Pomocy Trzęsieniom Ziemi w Hawkes Bay

Protokoły , znane również jako protokoły ze spotkań (w skrócie MoM ), protokoły lub nieformalnie notatki , są natychmiastowym pisemnym zapisem spotkania lub przesłuchania . Zwykle opisują wydarzenia spotkania i mogą zawierać listę uczestników, zestawienie działań rozważanych przez uczestników oraz powiązane odpowiedzi lub decyzje dotyczące działań.

Etymologia

Nazwa „minuty” prawdopodobnie wywodzi się od łacińskiego wyrażenia minuta scriptura (dosłownie „małe pismo”) oznaczającego „szorstkie notatki”.

kreacja

Protokół może zostać sporządzony podczas posiedzenia przez maszynistkę lub protokolanta sądowego , który może posłużyć się zapisem stenograficznym , a następnie sporządzić protokół i następnie wydać go uczestnikom. Alternatywnie, spotkanie może być nagrywane w formie audio lub wideo , a wyznaczony lub nieformalnie wyznaczony sekretarz grupy może robić notatki, a następnie sporządzać protokół. Wiele agencji rządowych korzysta z oprogramowania do nagrywania protokołów, aby nagrywać i przygotowywać wszystkie protokoły w czasie rzeczywistym .

Zamiar

Protokoły są oficjalnym pisemnym zapisem spotkań organizacji lub grupy. Nie są to stenogramy z tych postępowań. Korzystając z Nowo poprawionego Regulaminu Porządku Roberta (RONR), protokół powinien zawierać głównie zapis tego, co zostało zrobione na posiedzeniu, a nie to, co zostało powiedziane przez członków. Organizacja może mieć własne zasady dotyczące treści protokołu.

Dla większości organizacji lub grup ważne jest, aby protokoły były zwięzłe i zawierały jedynie streszczenie decyzji. Dosłowny raport (transkrypcja) zazwyczaj nie jest użyteczny . O ile nie wymagają tego zasady organizacji, podsumowanie dyskusji na spotkaniu nie jest ani konieczne, ani właściwe.

Protokoły niektórych grup, takich jak zarząd spółki , muszą być przechowywane w aktach i są ważnymi dokumentami prawnymi. Protokoły z posiedzeń zarządu są przechowywane oddzielnie od protokołów z walnych zebrań członkowskich w ramach tej samej organizacji. Ponadto protokoły z sesji wykonawczych mogą być przechowywane oddzielnie. Od komitetów nie wymaga się prowadzenia formalnych protokołów, chociaż można sporządzić mniej formalne notatki. W przypadku komitetów formalną dokumentacją są sprawozdania przedkładane organowi macierzystemu.

Format

Format protokołu może się różnić w zależności od standardów ustanowionych przez organizację, chociaż istnieją ogólne wytyczne. Robert's Rules of Order zawiera przykładowy zestaw protokołów.

Na ogół protokół zaczyna się od nazwy organu prowadzącego posiedzenie (np. zarządu) i może zawierać również miejsce, datę, listę obecnych osób oraz godzinę, o której przewodniczący zwołał posiedzenie .

Ponieważ podstawową funkcją protokołów jest rejestrowanie podjętych decyzji, wszystkie oficjalne decyzje muszą być uwzględnione. Jeśli wniosek formalny zostanie zgłoszony i poparty, to (niezależnie od tego, czy zostanie przyjęty), jest to rejestrowane. Wynik głosowania mogą być również uwzględnione. W części protokołu dotyczącej wniosku rutynowego można zauważyć jedynie, że dany wniosek został „przeniesiony przez Ann i przyjęty”. Nie jest bezwzględnie konieczne podanie nazwiska osoby, która popiera wniosek. W przypadku uwzględnienia zestawienia wystarczy odnotować liczbę osób głosujących za i przeciw wnioskowi, ale wnioski uczestników o imienne odnotowanie ich głosów mogą być uwzględnione. Jeżeli decyzja zapada w głosowaniu imiennym , to wszystkie poszczególne głosy są rejestrowane imiennie. Jeżeli odbywa się to za ogólną zgodą bez formalnego głosowania, wówczas fakt ten może zostać odnotowany.

Protokół może kończyć się wzmianką o czasie przerwy w posiedzeniu.

Protokoły są czasem przekazywane przez osobę za nie odpowiedzialną (często sekretarza) na kolejnym posiedzeniu do wglądu. Tradycyjne zdanie końcowe to „Z szacunkiem złożony” (chociaż nie jest to już powszechne), po którym następuje podpis funkcjonariusza, jego imię i nazwisko wpisane na maszynie (lub wydrukowane) oraz tytuł.

Zwykle jednym z pierwszych punktów porządku obrad lub porządku obrad posiedzenia jest odczytanie i zatwierdzenie protokołu z poprzedniego posiedzenia. Jeżeli członkowie grupy zgodzą się (zwykle jednogłośnie ), że sporządzony protokół odzwierciedla to, co wydarzyło się na poprzednim posiedzeniu, to zostają zatwierdzeni, a fakt ich zatwierdzenia odnotowuje się w protokole z bieżącego posiedzenia. Jeżeli występują istotne błędy lub pominięcia, protokół może zostać przeredagowany i złożony ponownie w późniejszym terminie. Drobne zmiany mogą być wprowadzane natychmiast przy użyciu zwykłej poprawki procedur, a zmieniony protokół może zostać zatwierdzony „w zmienionej formie”. Zwykle właściwe jest przesłanie projektu protokołu wszystkim członkom przed posiedzeniem, aby nie opóźniać posiedzenia z powodu czytania projektu.

Zobacz też

• Dziennik
• Gazeta

Źródła

•   Robert, Henryk M.; i in. (2011). Nowo zrewidowane zasady porządkowe Roberta (wyd. 11). Filadelfia, Pensylwania: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82020-5 .
•   Robert III, Henryk M.; i in. (2011). Robert's Rules of Order, nowo zrewidowany w skrócie (wyd. 2). Filadelfia, Pensylwania: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82019-9 .

Dalsza lektura

• Amerykański Instytut Parlamentarzystów (2014). Kompletny podręcznik minut . Amerykański Instytut Parlamentarzystów. Zarchiwizowane od oryginału w dniu 2016-10-14 . Źródło 2016-03-01 .
•   Krajowe Stowarzyszenie Parlamentarzystów (2009). Ścieżki do biegłości - co zrobiono na spotkaniu: przewodnik po protokołach . Independence, MO: Krajowe Stowarzyszenie Parlamentarzystów. ISBN 9781884048562 .
•   Mina, Eli (2004). Przewodnik Miny po robieniu minut . Vancouver (Kanada): Eli Mina Consulting. ISBN 978-0973442809 .