Oprogramowanie do zarządzania wynajmem

Branża wynajmu obejmuje wiele różnych rodzajów sprzętu, od narzędzi po ciężki sprzęt budowlany, anteny i pojazdy, imprezy i wydarzenia, komputery oraz sprzęt testowy i pomiarowy, a także wysoce wyspecjalizowane obszary, takie jak wynajem dźwigów i kwater tymczasowych. W Wielkiej Brytanii i niektórych częściach Europy nazywa się to branżą wynajmu .

Historia

Podobnie jak większość systemów oprogramowania , początkowe systemy oprogramowania do wypożyczenia zostały opracowane w latach 70. i 80. XX wieku jako rozwiązania niestandardowe lub wykonane na zamówienie dla poszczególnych firm wynajmujących i pojawiały się równolegle w lokalizacjach na całym świecie. W ciągu ostatnich dwudziestu lat pojawiło się wielu wiodących graczy oferujących rozwiązania dla wszystkiego, od jednego lub dwóch systemów użytkownika w jednym sklepie po organizacje międzynarodowe, obejmujące wiele firm i lokalizacji.

Sama branża wynajmu w dalszym ciągu dostosowuje się i przekształca, w miarę jak na rynek wchodzą różni gracze, a granice państw tracą na znaczeniu. Wprowadzenie i ekspansja coraz większej liczby producentów, takich jak Volvo Rents i CAT , do branży wynajmu jako bezpośrednich dostawców usług wynajmu, również zmienia sposób, w jaki poszczególni dostawcy oprogramowania do wynajmu dostosowują swoje oprogramowanie.

Funkcjonalność oprogramowania do zarządzania wynajmem

Oprogramowanie do zarządzania wynajmem powinno w systematyczny sposób obejmować wszystkie aspekty działalności wynajmu, w tym finanse ( GL , AR i AP ), serwis sprzętu, CRM i funkcje raportowania, umożliwiające wypożyczalniom uzyskanie wszystkich analiz biznesowych w ramach jednego pakietu. Oprogramowanie do zarządzania czynszami, które integruje się z gotowym oprogramowaniem księgowym, może stanowić realną alternatywę dla rozwiązań typu „wszystko w jednym”. Istnieją różne wymagania branżowe, którymi należy zarządzać w ramach oprogramowania za pomocą funkcji Utilization jeden z najważniejszych. Te specjalne funkcje obejmują:

Zarządzanie rezerwacjami i przydziałami w oparciu o różne okresy obowiązywania umów i życzenia klientów.
Zarządzanie procesami wysyłki/odbioru/zwrotów z możliwością zarządzania częściowymi wysyłkami i zwrotami, w tym śledzeniem zasobów i zbieraniem podpisów przy dostawie/odbiorze.
Akcesoria, dodatki i zestawy, w tym produkty objęte wyprzedażą lub zwrotem, takie jak paliwo.
„Zamiast” lub produkty alternatywne, gdy sprzęt nie jest dostępny zgodnie z oczekiwaniami.
Zarządzanie transportem, w tym składanie zamówień w ramach transportu zewnętrznego oraz śledzenie przychodów i kosztów w odniesieniu do pojazdów dostawczych.
Wymiany produktów i swapy na kontraktach na żywo
Przeprowadzki witryny/zrzut statków i relokacje w ramach bieżących kontraktów
Profil opłat kontraktowych określający, kiedy i w jaki sposób generowane są opłaty, w tym elastyczność w zakresie opłat za nadgodziny, naliczanie godzin / dni / tygodni / miesięcy itp.
Jednostki serwisowe produktu oraz wyzwalacze rejestracji i konserwacji godzin zegarowych
Przetwarzanie rachunków dla długoterminowych umów najmu w określonych cyklach ( fakturowanie kontynuacyjne lub okresowe ), automatyczne rozliczanie pozaczynszowe i zarządzanie dodatkowymi opłatami.
Sprzedażą lub zwrotem materiałów eksploatacyjnych należy zarządzać równolegle z wypożyczonymi produktami.
Umowy wynajmu na zakup lub wynajmu na własność z wcześniej ustalonymi umowami dotyczącymi przejęcia własności aktywów w określonym momencie umowy.
Naliczenie przychodów z produktu umożliwiające prognozowanie przychodów z umów najmu, które nie są rozliczane na koniec miesiąca.
Należy rejestrować wykorzystanie produktu, w tym fizyczne i finansowe (wykorzystanie dolarów).
Lokalizowanie zapasów i śledzenie sprzętu między lokalizacjami, w tym transfery między oddziałami lub między sklepami, a w przypadku większych firm transfery między firmami.
Klienci gotówkowi/Umowy z szufladą kasową lub uzgadnianiem kas i zarządzaniem depozytami.
Zarządzanie podnajem lub ponownym wynajmem, w tym możliwość inicjowania wynajmu od stron trzecich w celu pokrycia zobowiązań umownych.
Kontrola/naprawa usługi produktu, w tym możliwość uruchomienia czynności konserwacyjnych na podstawie statusu wynajmu, raportów o szkodach poza czynszem oraz godzin zegarowych lub innych jednostek serwisowych.
Obsługiwany sprzęt lub Wynajem na mokro , gdy operatorzy są wysyłani z maszyną lub sprzętem, a opłaty za wynajem opierają się na kombinacji grafiku i standardowych opłat za wynajem. Nazywa się to ogólnie fakturowaniem grafiku . Jest to powszechna praktyka przy wynajmie dźwigów w Europie oraz przy wynajmie większego sprzętu w Indiach i Azji.
Umiejętność zarządzania urządzeniami o krytycznym znaczeniu dla bezpieczeństwa lub urządzeniami o znaczeniu krytycznym, w tym rejestracją certyfikatów inspekcji i badań.
Optymalizacja stawek czynszu i zarządzanie zyskami .

W przypadku wypożyczalni działających ponad granicami kraju, dodatkowa funkcjonalność specjalna może obejmować obsługę wielu walut, jurysdykcję obejmującą wiele podatków i potrzeby wielojęzyczne.

Istnieją również wyspecjalizowane formy wynajmu, które są albo wstępem do sprzedaży dużego sprzętu, albo specjalnym modelem biznesowym zwykle określanym jako wynajem na własność . Ten wyspecjalizowany obszar ma własną organizację branżową i reprezentowanych jest wiele firm wynajmujących na całym świecie.

Wdrażanie oprogramowania do wynajmu

Wdrożenie oprogramowania do wypożyczenia wymaga tych samych podstawowych zasad, co każde inne wdrożenie oprogramowania. Magazyny International Rental News i Rental Equipment Register oferują porady dotyczące wdrażania oprogramowania.

Oprogramowanie do zarządzania wynajmem nieruchomości

Oprogramowanie do zarządzania wynajmem nieruchomości może obejmować kompleksowe funkcje, takie jak marketing, wnioski o wynajem, sprawdzanie najemców , zarządzanie nieruchomościami, przetwarzanie płatności i księgowość.

Korzystanie z oprogramowania w branży wynajmu nieruchomości stało się coraz częstsze, ponieważ duże firmy zarządzające nieruchomościami odpowiadają obecnie za jedną trzecią rocznych czynszów w Stanach Zjednoczonych.

Oprogramowanie do zarządzania wynajmem pól naftowych

Oprogramowanie do zarządzania wynajmem pól naftowych pomaga firmom wynajmującym sprzęt i świadczącym usługi na polach naftowych w zarządzaniu biletami terenowymi, automatycznym fakturowaniu wynajmu, zarządzaniu i śledzeniu majątku firmy, fakturowaniu i rozliczeniach itp.

Organy branżowe

Nie ma określonej organizacji branżowej zajmującej się wypożyczaniem oprogramowania, chociaż większość większych firm współpracuje z American Rental Association lub European Rental Association . American Rental Association posiada również zatwierdzone przez branżę wskaźniki, których przestrzeganie zaleca dostawcom oprogramowania. Krajowi dostawcy oprogramowania będą współpracować z własnymi lokalnymi stowarzyszeniami wynajmującymi.

W Australii organem tym jest Stowarzyszenie Przemysłu Wynajem i Wynajem. W Nowej Zelandii stowarzyszeniem jest Hire Industry Association NZ.