Przyjęcie elektronicznej dokumentacji medycznej w amerykańskich szpitalach

Medyk bojowy Loran Jones aktualizuje dokumentację medyczną pacjenta w systemie EHR

Przyjęcie elektronicznej dokumentacji medycznej odnosi się do niedawnego przejścia od papierowej dokumentacji medycznej do elektronicznej dokumentacji medycznej (EHR) w szpitalach. Przejście na elektroniczną dokumentację medyczną staje się coraz bardziej powszechne w systemach opieki zdrowotnej w Stanach Zjednoczonych , a ponad 80% szpitali przyjęło jakąś formę systemu EHR do listopada 2017 r.

Wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej jest powszechnie postrzegane przez pracowników służby zdrowia jako sukces, zmniejszający ryzyko błędów medycznych i zwiększający statystyki satysfakcji pacjentów.

Metody

W związku z uchwaleniem amerykańskiej ustawy o odbudowie i reinwestycji z 2009 r . nastąpił wzrost liczby inwestycji federalnych w programy zwiększające adopcję EMR. Ustawa o technologii informacyjnej dla zdrowia ekonomicznego i klinicznego, stanowiąca część tej ustawy stymulacyjnej, przewiduje płatności dla usługodawców, którzy wykażą, że osiągnęli standard „znaczącego wykorzystania”. Doprowadziło to do przyjęcia EMR przez większą liczbę szpitali, chociaż mają one różne doświadczenia w przyjmowaniu elektronicznej dokumentacji medycznej.

Aby przyjąć elektroniczną dokumentację medyczną, należy podjąć kilka kroków.

1. Wspierające środowisko, odpowiednie szkolenia i zasoby, jasny kierunek i zaangażowani ludzie to tylko kilka rzeczy, które są potrzebne.
2. Silny lider jest również niezbędny, aby ułatwić zmieniające się otoczenie oraz wykorzystanie spotkań i ogłoszeń, ponieważ taktyki promocji adopcji okazały się przydatne.
3. Zaangażowanie personelu klinicznego jest również kluczową cechą pomyślnego wdrożenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Wiele szpitali korzysta z usług „mistrzów lekarzy”, którzy są zasadniczo lekarzami, którzy edukują swoich rówieśników w zakresie korzyści płynących z elektronicznej dokumentacji medycznej.
4. Ponadto podkreślono znaczenie kierowników działów jakości, aby upewnić się, że system elektronicznej dokumentacji medycznej jest korzystny w zapewnianiu wysokiej jakości opieki.

Szpitale korzystają z usług różnych dostawców systemów danych medycznych w celu wprowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej. Kluczowymi dostawcami systemów danych zdrowotnych są Epic Systems , Allscripts , Meditech , Cerner , IBM , McKesson, Siemens , Healthland, CPSI i GE Healthcare .

Decyzja o wyborze dostawcy EMR , takiego jak Epic lub Meditech, może należeć do kierownictwa szpitala lub na poziomie korporacyjnym w zależności od wielkości systemu. Jeśli organizacja ma tylko jeden szpital, liderzy szpitali wybierają dostawcę. Jeśli system jest większy, decyzja jest podejmowana na poziomie korporacyjnym, chociaż nadal zaangażowanych jest kilka osób ze szpitali. Istnieje kilka kryteriów wyboru dostawcy. Sentara Healthcare była w stanie dokonać wyboru, szukając dostawcy o wysokim poziomie integracji opieki ambulatoryjnej, wsparcia technicznego na wszystkich poziomach integracji oraz takiego, który dostosuje system do swoich potrzeb.

Czas potrzebny na wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej może być różny, ale zwykle trwa od dwóch do trzech lat. Pierwszy etap wdrożenia nazywa się „zaprojektuj, zbuduj, zatwierdź”, w którym wybierany jest dostawca i wdrażane są plany. Następnie następuje wdrożenie typu „big bang”, czyli przeniesienie wszystkich oddziałów do systemu na raz, co jest konieczne ze względu na wzajemne powiązania szpitali.

Chociaż przyjęcie elektronicznej dokumentacji medycznej wzrasta, poziom wdrożenia jest różny. Baza HIMSS Analytics pokazuje osiem etapów adopcji w ich amerykańskim modelu adopcji EMR. Etap 0 oznacza „Nie zainstalowano wszystkich trzech urządzeń pomocniczych”, podczas gdy na etapie 7 następuje przejście do pełnego EMR. Model Adopcji EMR pokazuje, że w 2011 roku liczba szpitali, które osiągnęły etap 5 lub 6, wzrosła o ponad 80 procent. Tymczasem liczba szpitali na etapach 0, 1, 2 i 3 spadła. Co więcej, adopcja wzrosła najbardziej w dużych szpitalach i na obszarach miejskich.

Realizacja

Doświadczenia z wdrażaniem EMR w szpitalach i systemach opieki zdrowotnej są różne. Niektóre systemy mają udane doświadczenia, podczas gdy inne nie mają tak płynnego przejścia. Na przykład w 2002 r. Centrum Medyczne Cedars-Sinai w Los Angeles w Kalifornii podjęło próbę wdrożenia nowego systemu EMR, ale system o wartości 34 mln USD nie powiódł się z powodu wielu czynników. Lekarze byli niezadowoleni, ponieważ nowy system wprowadzania zleceń lekarskich dotyczących leków , laboratoriów i procedur był bardziej czasochłonny niż ręczne wykonywanie zleceń. Lekarze często spędzali dodatkowy czas, aby uniknąć ostrzeżeń systemu, ponieważ w systemie EMR nie było miejsca na elastyczność. Nowy system był nie tylko bardziej czasochłonny, ale także ostrzegał lekarzy licznymi elektronicznymi przypomnieniami i alertami, które zdaniem lekarzy były nadmierne. System został zaimplementowany z licznymi mechanizmami wspomagania decyzji, które tworzyły alerty, których lekarze nie mogli pominąć. Ta wada była wynikiem braku odpowiedniego wkładu lekarza w system EMR i niewystarczającej liczby wcześniejszych testów. Problemy te sprawiły, że bardzo trudno było uzyskać poparcie lekarzy, co ostatecznie spowodowało, że kilkuset lekarzy zatrudnionych w Cedars odmówiło korzystania z systemu już po 3 miesiącach.

Niepowodzenie wynikało nie tylko z projektu technologii i nieefektywności, ale także ze złego szkolenia i wdrożenia. Szpital wdrożył system przy bardzo niewielkiej liczbie wcześniejszych testów i nie wprowadzał go stopniowo, lecz wdrożył wszystko naraz. Nie było również pełnego poparcia ze strony personelu na wszystkich poziomach organizacji oraz niewystarczających szkoleń, aby zapewnić gotowość personelu do wdrożenia. Przykład nieudanego wdrożenia EMR w Cedars pokazuje złożoność, z jaką borykają się systemy opieki zdrowotnej przy wdrażaniu EMR. Jednak istnieje również wiele pozytywnych doświadczeń EMR.

Zarówno Geisinger Health System, jak i New York-Presbyterian Hospital zostały wymienione jako mające udane wdrożenia systemów EMR. Oba te systemy wykorzystywały kluczowe strategie, które ostatecznie doprowadziły do ​​pomyślnego wdrożenia. Aby odnieść sukces, zarówno Geisinger, jak i NY Presbyterian wykorzystały zespoły kliniczne do opracowania systemu EMR, dzięki czemu zyskały poparcie personelu i lekarzy. Inną strategią stosowaną do pomyślnego wdrożenia jest skupienie się organizacji na szkoleniach. Na przykład w Geisinger szpital zapewniał „cieni” dla lekarzy i pielęgniarek przez cały dzień podczas fazy wdrażania. Następnie, w miarę jak lekarze i pielęgniarki stopniowo nabywali biegłości w posługiwaniu się nowym systemem, liczba potrzebnych trenerów stopniowo malała. Oba szpitale wyraźnie podkreśliły również, że szkolenie jest obowiązkowe dla całego personelu i że wszyscy pracownicy muszą przejść test biegłości, zanim uzyskają dostęp do systemu EMR. Inną strategią pomyślnego wdrożenia EMR stosowaną przez te dwa szpitale jest wykorzystanie systemu EMR do poprawy wydajności poprzez znormalizowane protokoły opieki. Aby skutecznie to zrobić, NY Presbyterian stopniowo wykorzystywało więcej twardych przystanków w ramach swoich protokołów w miarę upływu czasu, aby upewnić się, że protokoły są przestrzegane. Jednak te twarde przystanki zostały stworzone wspólnie, aby uzyskać poparcie lekarzy i upewnić się, że są odpowiednie do świadczenia opieki. Umożliwienie dostosowania systemu EMR jest niezbędne zarówno przed wdrożeniem, jak i po nim, a lekarze i personel kliniczny muszą być zaangażowani w ten proces rozwoju, aby osiągnąć sukces.

Wyniki

Obecnie przeprowadzono niewiele badań i ocen dotyczących postwdrożeniowej komercyjnej elektronicznej dokumentacji medycznej (EMR). MetroHealth Medical Center w Cleveland w stanie Ohio opublikowało ocenę EpicCare EMR firmy Epic Systems pięć lat po wdrożeniu. Metody MetroHealth obejmowały ankietę internetową dla dostawców podstawowej opieki zdrowotnej, aby zmierzyć poziom wykorzystania EpicCare EMR. Ankietowani lekarze to lekarze z oddziałów chorób wewnętrznych, medycyny rodzinnej i oddziałów pediatrycznych szpitala. Przed badaniem lekarze przeszli przez konsultantów ośmiogodzinne szkolenie dotyczące poruszania się po systemie EMR. Przeprowadzona następnie ankieta wykazała wskaźnik odpowiedzi na poziomie 35%, czyli 59 ze 154 dostawców. Pytania dotyczyły tego, czy usługodawcy mają komputer w domu, czy uzyskują dostęp do EpicCare z domu oraz jaki jest ich poziom wiedzy na temat korzystania z komputera. Wyniki pokazały, że 97% miało komputer w domu, podczas gdy 53% korzystało z EpicCare z domu, a 11% było nowicjuszami komputerowymi, 76% średniozaawansowanymi, a 13% zaawansowanymi użytkownikami. W skali od 1 do 4 87% ankietowanych dostawców oceniło system EpicCare jako dobry lub doskonały.

Badanie wykazało, że pod względem ogólnego poziomu zadowolenia z EMR 6% respondentów uznało, że EpicCare jest gorsze od systemu papierowego, 81% uznało, że jest lepsze, a 13% było obojętnych. W zakresie szkoleń 46% respondentów uważało, że ich szkolenia były niewystarczające, a 75% chciałoby odbyć dodatkowe szkolenia. Wdrożenie EpicCare EMR wpłynęło na sposób, w jaki lekarze traktowali swoich pacjentów, o czym świadczy 12% respondentów, którzy podali, że zmienili leki na podstawie ostrzeżeń dotyczących leków, a 15% zgłosiło, że postępowali zgodnie z ostrzeżeniami dotyczącymi najlepszych praktyk EMR. Wyniki ankiety ujawniły kilka obszarów, które mogą skorzystać na ulepszeniach, takich jak ciągłe szkolenia i wsparcie, a także optymalne wykorzystanie wszystkich funkcji EMR.

JKL Healthcare System, organizacja non-profit, która zatrudnia 450-osobową grupę lekarzy i prowadzi trzy szpitale intensywnej terapii, wdrożyła system EMR w 2001 roku. Koszt nowego systemu „Epic” wyniósł 35 milionów dolarów. Ich celem jest, aby każdy lekarz w ich organizacji dostosował EMR przy 100% wskaźniku wykorzystania w celu zwiększenia wydajności i zmniejszenia niekorzystnych wyników leczenia pacjentów. 450 lekarzy musiało odbyć 16-godzinne szkolenie, aby uzyskać certyfikat umożliwiający im przyjmowanie pacjentów. 1700 pracowników niebędących lekarzami musiało wziąć udział w tym samym szkoleniu, aby również otrzymać certyfikat.

Ankieta wśród lekarzy została przeprowadzona dwa miesiące po wdrożeniu i wykazała, że ​​spośród 73 respondentów, 90% lekarzy uważa, że ​​system Epic ułatwił im pracę i zwiększył jej wydajność. Liczba przyjęć do szpitali wzrosła od czasu wdrożenia, a także wsparcie lekarzy, co wskazuje, że EMR został pomyślnie wdrożony. W okresie po wdrożeniu od maja do sierpnia 2004 r. liczba wizyt ambulatoryjnych wzrosła o 3%, całkowicie wyeliminowano błędy w stosowaniu leków, a badania satysfakcji pacjentów wykazały, że ogólna satysfakcja wzrosła do najwyższego poziomu od 2000 r. Wykorzystanie EMR pozwoliło firmie JKL Healthcare zaoszczędzić około 50 000 USD na biurze zaopatrzenia i znacznie zmniejszyło liczbę pracowników zajmujących się dokumentacją medyczną.

JKL Healthcare System był jednym z pierwszych pomyślnie wdrożonych systemów EMR przy użyciu systemu Epic i stał się wzorcowym miejscem dla innych systemów opieki zdrowotnej. Firma JKL Healthcare otrzymała we wrześniu 2004 roku nagrodę Davies Award, która jest najbardziej prestiżową nagrodą w branży IT za wdrożenie najbardziej wszechstronnego systemu EMR w USA.