Sekretarka firmy

Sekretarz Spółki to wyższe stanowisko w instytucji sektora obywatelskiego. Znany również jako Compliance Officers, jest to jedno ze stanowisk wchodzących w skład kluczowego personelu kierowniczego (który zazwyczaj obejmuje CEO & CFO) każdej firmy. W dużych amerykańskich i kanadyjskich korporacjach notowanych na giełdzie sekretarz firmy jest zwykle nazywany sekretarzem korporacyjnym . Sekretarz Spółki jest odpowiedzialny za sprawne administrowanie spółką, w szczególności w zakresie zapewnienia przestrzegania wymogów ustawowych i regulacyjnych oraz za zapewnienie wykonania decyzji zarządu.

Pomimo nazwy, rola nie jest urzędnicza ani sekretarska . Sekretarz spółki zapewnia przestrzeganie przez organizację odpowiednich przepisów ustawowych i wykonawczych oraz informuje członków zarządu o ich obowiązkach prawnych. Sekretarze firmy są wyznaczonymi przedstawicielami firmy na dokumentach prawnych i ich obowiązkiem jest zapewnienie, aby firma i jej dyrektorzy działali zgodnie z prawem. Do ich obowiązków należy również rejestracja i komunikacja z akcjonariuszami , zapewnienie wypłaty dywidend oraz prowadzenie dokumentacji spółki, takiej jak lista dyrektorów i akcjonariuszy oraz roczne sprawozdania finansowe.

W wielu krajach firmy prywatne były tradycyjnie zobowiązane przez prawo do wyznaczenia jednej osoby na stanowisko sekretarza spółki, a osoba ta zwykle będzie również starszym członkiem zarządu. ^{[ potrzebne źródło ]}

Role i obowiązki

Sekretarze spółek we wszystkich sektorach mają wysoki poziom odpowiedzialności, w tym struktury i mechanizmy zarządzania, postępowanie korporacyjne w ramach otoczenia regulacyjnego organizacji, spotkania zarządu, akcjonariuszy i powierników, zgodność z wymogami prawnymi, regulacyjnymi i dotyczącymi wykazów, szkolenie i wdrażanie osób niewykonawczych i powierników, kontakt z organami regulacyjnymi i zewnętrznymi, raporty i okólniki dla akcjonariuszy/powierników, zarządzanie świadczeniami pracowniczymi, takimi jak emerytury i programy akcji pracowniczych , administracja i organizacja ubezpieczeń, negocjowanie umów, zarządzanie ryzykiem , administrowanie i organizacja majątku oraz interpretacja rachunków finansowych .

Sekretariaty spółki są głównym źródłem porad dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej i mogą obejmować wszystko, od porad prawnych dotyczących konfliktów interesów, przez doradztwo księgowe w zakresie sprawozdań finansowych, po opracowywanie strategii i planowanie korporacyjne.

Wśród spółek publicznych w Ameryce Północnej doradztwo w kwestiach ładu korporacyjnego jest coraz ważniejszą rolą sekretarza korporacyjnego . Wielu akcjonariuszy, zwłaszcza inwestorów instytucjonalnych, uważa, że należyty ład korporacyjny ma zasadnicze znaczenie dla wyników zarządu i spółki. Dość głośno zachęcają zarządy do przeprowadzania częstych przeglądów ładu korporacyjnego i do wydawania pisemnych oświadczeń dotyczących zasad ładu korporacyjnego. Sekretarz korporacyjny jest zwykle dyrektorem wykonawczym, który pomaga dyrektorom w tych wysiłkach, dostarczając informacji o praktykach innych spółek i pomagając zarządowi w dostosowaniu zasad i praktyk ładu korporacyjnego do potrzeb zarządu i oczekiwań inwestorów. W niektórych spółkach rola sekretarza korporacyjnego jako doradcy ds. ładu korporacyjnego została sformalizowana, a do istniejącego tytułu dodano tytuł Dyrektora ds. Ładu Korporacyjnego.

Ze względu na ważną rolę sekretarza spółki w biznesie, PLC i duże firmy wymagają, aby sekretarz spółki był odpowiednio przeszkolony, doświadczony i profesjonalnie wykwalifikowany do tych obowiązków.

W Wielkiej Brytanii sekretarz spółki może uzyskać kwalifikacje na podstawie egzaminu i członkostwa w The Chartered Governance Institute (CGI), co jest główną kwalifikacją specjalnie dla sekretarzy spółki. CGI jest organem zajmującym się rozwojem i uznawaniem profesjonalnej administracji w oparciu o połączenie studiów wyższych, dokładnie zweryfikowanego doświadczenia i sponsoringu dwóch osób o statusie zawodowym. Tylko osoba posiadająca takie kwalifikacje może zostać wyznaczona na „Chartered Secretary” lub „Chartered Company Secretary”. Wydział Sekretarzy i Administratorów założony w 1930 r. jest drugim organem sekretarzy korporacyjnych w Zjednoczonym Królestwie i obecnie kładzie duży nacisk na równość pracy i zarządzania, a jego członkowie są określani jako „sekretarze korporacyjni” lub „certyfikowani sekretarze publiczni”. Oczekuje się, że sekretarze spółek notowanych na giełdzie będą posiadać kwalifikacje zawodowe wydane przez CGI, jedną z uprawnionych organizacji zawodowych zajmujących się księgowością, lub będą posiadać odpowiednie przeszkolenie i doświadczenie zdobyte w innej organizacji.

Malezja

W Malezji ustawa o spółkach z 2016 r. wymaga, aby każda firma wyznaczyła co najmniej jednego sekretarza. Sekretarz musi zostać mianowany w ciągu pierwszych 30 dni po rejestracji, w przeciwnym razie na dyrektorów zostanie nałożona kara, co grozi umieszczeniem na czarnej liście. Do obowiązków sekretarza należy:

Przygotowywanie posiedzeń zarządu i dorocznego walnego zgromadzenia (AGM) - Od roku 2016 zgodnie ze zmienioną ustawą o spółkach, AGM nie jest już konieczne w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (Sendirian Berhad lub Sdn Bhd)
Składanie rocznych deklaracji do SSM (CCM w języku angielskim)
Zmiany w Statucie Spółki
Prowadzenie akt statutowych
Zgłaszanie aktualizacji do SSM w sprawach takich jak zmiany nazwy lub adresu firmy, emisja akcji, zmiany dyrektorów, akcjonariuszy itp.

Tylko osoba, która spełnia wymagania określone w ustawie o spółkach z 2016 r. , sekcja 235 (2), może zostać mianowana sekretarzem spółki. Jedynym organem zawodowym w Malezji, który przyznaje kwalifikacje Chartered Secretary (FCIS / ACIS), jest Malaysian Institute of Chartered Secretary and Administrators (MAICSA), który jest oddziałem Chartered Governance Institute w Wielkiej Brytanii. Oprócz kwalifikacji określonych w ustawie o spółkach z 2016 r. , sekcja 235 (2), sekretarz spółki musi również posiadać aktualne świadectwo wykonywania zawodu wydane przez Komisję Spółek Malezji (Suruhanjaya Syarikat Malaysia).

Indie

W Indiach „Instytut Sekretarzy Spółki w Indiach” (ICSI) reguluje zawód sekretarzy spółki. ICSI jest ustawową organizacją zawodową zrzeszającą ponad 65 000 członków stowarzyszonych.

Dyplomowani sekretarze są zatrudniani jako przewodniczący, dyrektorzy generalni i dyrektorzy niewykonawczy, a także dyrektorzy i sekretarze firm. Niektórzy dyplomowani sekretarze są również znani we własnych firmach jako dyrektorzy / kierownicy sekretariatu korporacyjnego lub dyrektorzy sekretariatu korporacyjnego.

Wielu sekretarzy korporacyjnych północnoamerykańskich spółek publicznych jest prawnikami, a niektórzy pełnią funkcję głównego radcy prawnego ich korporacji . Chociaż może to być pomocne w wykonywaniu ich obowiązków, może również powodować niejasności co do tego, czym jest porada prawna chroniona przywilejem, a czym jest porada biznesowa.

Zjednoczone Królestwo

Od 8 kwietnia 2008 r. nie ma prawnego wymogu, aby prywatna firma w Wielkiej Brytanii miała sekretarza spółki, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Jeśli prywatna firma nie ma sekretarza spółki, wówczas obowiązki i obowiązki sekretariatu spółki spadają na dyrektorów spółki. Wraz ze wzrostem liczby przedsiębiorstw społecznych i spółek interesu społecznego często pojawia się zapotrzebowanie na sekretarza spółki w sektorze wolontariackim i społecznym, a także w zwykłych prywatnych firmach handlowych. Spółka publiczna w Wielkiej Brytanii musi nadal mieć formalnie wyznaczonego sekretarza spółki.

Dyplomowani sekretarze są szóstymi najlepiej opłacanymi pracownikami w Wielkiej Brytanii według dorocznego badania godzin i zarobków Urzędu Statystycznego (marzec 2010). ^{[ potrzebne źródło ]}

Dokładne obowiązki sekretarza spółki zależą od wielkości i charakteru firmy i nie ma ustawowej definicji tego, czym one są, ale ogólnie obejmują niektóre lub wszystkie z poniższych:

prowadzenie rejestrów statutowych spółki;
aktualizowanie ewidencji prowadzonej przez Companies House ;
siedziby spółki ;
doradzanie radzie dyrektorów w zakresie ich odpowiedzialności prawnej i korporacyjnej oraz kwestii ładu korporacyjnego ;
organizacja posiedzeń zarządu spółki oraz dorocznego walnego zgromadzenia ;
protokołowanie posiedzeń zarządu;
zapewnienie przestrzegania przez firmę obowiązków prawnych;
prowadzenie i przechowywanie dokumentacji firmy, np. reinwestycji, majątku, płac, ubezpieczeń, księgowości, podatków ( VAT , PAYE , Corporation Tax ); I
łącznik między spółką a jej interesariuszami i akcjonariuszami

Singapur

W Singapurze ustawa o spółkach, sekcja 171 wymaga, aby każda firma miała sekretarza firmy, który musi mieszkać w Singapurze. Sekretarz musi zostać powołany w ciągu pierwszych 6 miesięcy po rejestracji. Jeśli firma ma tylko jednego dyrektora, nie może on pełnić funkcji sekretarza korporacyjnego. Do obowiązków Sekretarza Korporacyjnego należy:

Przygotowywanie posiedzeń zarządu i dorocznego walnego zgromadzenia
Składanie rocznych deklaracji do ACRA
Zmiany w Statucie Spółki
Prowadzenie rejestrów ustawowych
Zgłaszanie aktualizacji do ACRA w sprawach takich jak zmiany nazwy lub adresu firmy, emisja akcji, zmiany dyrektorów, akcjonariuszy itp.

W przypadku spółek publicznych sekretarz musi być zarejestrowanym agentem ds. zgłoszeń lub wykwalifikowaną osobą.

Bangladesz

Chiny

W Chinach każda spółka giełdowa musi mieć sekretarza zarządu. Zgodnie z art. 124 Prawa spółek z 2005 r. każda spółka notowana na giełdzie jest zobowiązana do posiadania sekretarza zarządu. Do obowiązków sekretarza zarządu należy przygotowywanie posiedzeń akcjonariuszy i zarządów, prowadzenie dokumentacji spółki i informacji dla akcjonariuszy, zajmowanie się ujawnianiem informacji itp. Odpowiednie zasady notowania w Chinach dodatkowo wyjaśniają, że sekretarz zarządu jest stanowiskiem kierowniczym. W regulaminie tego zestawienia szczegółowo omówiono obowiązki sekretarza zarządu. Zgodnie z „ Specjalnymi przepisami Rady Państwa dotyczącymi obrotu i notowania akcji spółek z ograniczoną odpowiedzialnością za granicą ”, „ Wytycznymi dotyczącymi statutu spółek notowanych na giełdzie”, „Zasadami notowań giełdowych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Szanghaju” oraz „Zasadami notowań papierów wartościowych Shenzhen Stock Exchange”, sekretarz zarządu jest klasyfikowany jako zespół zarządzający wyższego szczebla. Na podstawie tych zasad notowań sekretarz zarządu lub sekretarz zarządu w Chinach jest porównywalny z sekretarzem spółki w wielu innych krajach.

Afryka Południowa

W Afryce Południowej wszystkie przedsiębiorstwa publiczne i państwowe muszą wyznaczyć sekretarza spółki. Role i obowiązki sekretarza spółki są określone w ustawie o spółkach nr 71 z 2008 r . W przypadku spółek notowanych na giełdzie role te zostały wyjaśnione i rozszerzone w raporcie King IV . Ponadto spółki non-profit, które dobrowolnie przyjęły przepisy „Zwiększona odpowiedzialność i przejrzystość” ustawy o spółkach, muszą wyznaczyć sekretarza spółki, którego rola jest porównywalna z rolą spółki publicznej.

Sri Lanka

Na Sri Lance ustawa o spółkach nr 07 z 2007 r. wymaga, aby każda zarejestrowana firma miała sekretarza spółki. Sekretarz firmy musi być zarejestrowany w Departamencie Rejestru Spółek, aby pełnić funkcję sekretarza firmy. Uprawnienia do pełnienia funkcji sekretarza to;

obywatel Sri Lanki
[Radca prawny], [biegły rewident] lub dowolna osoba, której dotyczy wniosek, ukończyła program studiów prowadzony przez ministra przedmiotowego
Kandydaci z ponad 20-letnim doświadczeniem w dziedzinie sekretarzy spółek mogą zostać powołani po rozmowie kwalifikacyjnej z Rejestrem Spółek.

Linki zewnętrzne