Zamówienia z terminowym zobowiązaniem

Forward Commitment Procurement (FCP) to model zamówień , który ma być wykorzystywany do dostarczania opłacalnych produktów i usług środowiskowych dla sektora publicznego oraz pomagania w tworzeniu warunków rynkowych, w których sektor towarów i usług środowiskowych może się rozwijać.

Model

Model został wymyślony i opracowany przez Grupę Doradczą ds. Innowacji Środowiskowych (EIAG) rządu Wielkiej Brytanii (EIAG) w latach 2003-2008) w celu rozwiązania kluczowej niedoskonałości rynku zidentyfikowanej przez EIAG, a mianowicie braku przyciągania rynkowego dla innowacji środowiskowych.

W pierwszym raporcie EIAG określono rząd jako kluczowego gracza na rynku ochrony środowiska, ponoszącego szczególną odpowiedzialność jako strażnika dobra wspólnego w zakresie zapewnienia inteligentnego i efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw, które mogłoby pomóc w odblokowaniu inwestycji w nowe produkty i usługi środowiskowe.

Jako taki, sektor publiczny zapewnia wiodący rynek produktów i usług środowiskowych, a to, w połączeniu z faktem, że rząd jest głównym nabywcą towarów i usług środowiskowych, skłoniło EIAG do skoncentrowania swoich działań na „jak rząd i jego agencje mogą poprawić sposób, w jaki zarządzają łańcuchem dostaw w tym sektorze” Jack Frost, przewodniczący EIAG (2003–2008).

W istocie więc nasza analiza stawia problem innowacji na głowie. To brak wiarygodnego, sformułowanego popytu leży u podstaw względnego niepowodzenia innowacji w brytyjskim sektorze towarów i usług środowiskowych, a nie brak badań, wynalazczości czy aspiracji innowacyjnych. EIAG uważa, że ​​rozwiązanie leży w podjęciu przez rząd działań w celu zmobilizowania łańcucha dostaw w celu dostarczania innowacji środowiskowych. A to oznacza przejście od koncentracji na badaniach i rozwoju oraz technologii do koncentracji na inteligentnym zarządzaniu łańcuchem dostaw.

EIAG opracował FCP jako narzędzie do zarządzania łańcuchem dostaw do użytku przede wszystkim przez decydentów i zamawiających w sektorze publicznym, chociaż podejście to jest równie istotne i zostało przyjęte przez organy sektora prywatnego, takie jak New Swindon Company w projekcie dotyczącym innowacyjnych połączone instalacje chłodnicze, ciepłownicze i energetyczne (CCHP) i usługi. FCP w rzeczywistości odzwierciedla podejście przyjęte przez firmy w celu stymulowania dostawców do inwestowania w nowe produkty i usługi w celu zaspokojenia ich przyszłych potrzeb.

Firmy z sektora prywatnego aktywnie zarządzają swoimi łańcuchami dostaw, jasno formułując swoje przyszłe potrzeby i przedstawiając wiarygodną obietnicę przyszłej sprzedaży, aby zapewnić bezpieczeństwo, którego potrzebują ich dostawcy, aby dokonywać inwestycji.

„Sektor publiczny, jako zarówno strażnik dobra wspólnego, jak i główny nabywca towarów i usług środowiskowych, jest naturalnym wiodącym rynkiem produktów i usług środowiskowych. JERA jest pionierem FCP jako praktycznego mechanizmu umożliwiającego organizacjom sektora publicznego pełnienie tej roli , przy jednoczesnym dostarczaniu efektywnych kosztowo rozwiązań, których potrzebują, aby rozwiązać palące problemy, takie jak zmiana klimatu oraz zrównoważony rozwój gospodarczy i społeczny”. Gaynor Whyles, dyrektor JERA Consulting

Podejście FCP zostało dobrze przyjęte:

• FCP została zarekomendowana przez brytyjską grupę zadaniową ds. zrównoważonych zamówień i przyjęta przez rząd Wielkiej Brytanii w planie działań na rzecz zrównoważonych zamówień [1] . • Komisja ds. Rynków Środowiskowych i Wyników Gospodarczych wezwała rząd Wielkiej Brytanii do zwiększenia skali i powielenia modelu FCP w sektorze publicznym. • Projekt demonstracyjny EIAG FCP (patrz poniżej) został podkreślony przez HM Treasury w publikacji „Transforming Government Procurement” jako przykład wykorzystania innowacji w celu poprawy usług i stosunku jakości do ceny [2] . • I wyróżnione jako studium przypadku najlepszych praktyk w „Finding and Procuring Innovative Solutions, OGC/DIUS Report, 2007”, [3]

Definicja

Model Forward Commitment Procurement obejmuje dostarczanie rynkowi z wyprzedzeniem informacji o przyszłych potrzebach w zakresie wyników, wczesne zaangażowanie potencjalnych dostawców oraz – co najważniejsze – zachętę w postaci Forward Commitment: umowy zakupu produktu lub usługi, która obecnie nie istnieje, w określonym terminie w przyszłości, pod warunkiem, że może zostać dostarczona zgodnie z uzgodnionymi poziomami wydajności i kosztami.

Model Forward Commitment Procurement (FCP) Koncepcja FCP jest prosta i odnosi się do wspólnego „ haczyka 22 ”. Cele związane ze zrównoważonym rozwojem często wymagają nowych produktów, które albo nie są dostępne na rynku, albo są dostępne po nadmiernych kosztach. Produkty te nie otrzymują inwestycji wymaganych do wejścia na rynek i konkurowania na nim, ponieważ zapotrzebowanie na nie nie jest zgłaszane dostawcom w wiarygodny sposób.

Uświadomienie rynkowi rzeczywistych potrzeb i wymagań oraz oferowanie zakupu produktów spełniających te potrzeby, gdy tylko będą one dostępne po cenie współmiernej do ich korzyści, możemy odblokować ten impas i odblokować inwestycję.

Zasadniczo FCP jest narzędziem do efektywniejszej alokacji ryzyka i zarządzania nim. Osiąga to poprzez dostarczanie biznesowi kluczowych informacji rynkowych na temat wydajności i ceny w połączeniu z zapewnieniami dotyczącymi przyszłej sprzedaży w celu zmniejszenia ryzyka rynkowego.

Umożliwia to przedsiębiorstwom inwestowanie z uwzględnieniem ryzyka technicznego/rozwojowego, z którym najlepiej sobie radzi. Efektem jest to, że klient otrzymuje to, czego potrzebuje, wtedy, kiedy tego chce, po przystępnej cenie. Jeśli dostawcy nie mogą dostarczyć produktów zgodnie z wymaganą specyfikacją, sytuacja klienta nie jest gorsza (poza kosztami alternatywnymi) i kontynuuje zakup istniejącej technologii.

Projekt zamówień EIAG Forward Commitment

Projekt Forward Commitment Procurement (zarządzany w imieniu BERR i DEFRA przez Gaynora Whylesa z JERA Consulting Ltd (wcześniej JPS Consulting) od czerwca 2005 r.) miał na celu zaprojektowanie i przetestowanie narzędzia do zarządzania łańcuchem dostaw dla sektora publicznego, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych , które stworzyłyby niezbędną zachętę rynkową dla produktów i usług środowiskowych, a tym samym stworzyłyby warunki wspierające inwestycje w sektorze przemysłów środowiskowych.

Projekt obejmował: • zaprojektowanie podejścia do zarządzania łańcuchem dostaw i procesu zamówień zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych • przetestowanie tego w ramach projektu demonstracyjnego • zaprojektowanie mechanizmu umożliwiającego zwiększenie skali i powielenie podejścia

Projekt demonstracyjny EIAG FCP został podjęty we współpracy ze Służbą Więzienną Jej Królewskiej Mości (HMPS) i Biurem Handlu Rządowego (OGC). Rolą OGC było zapewnienie profesjonalnej wiedzy i porad dotyczących zamówień publicznych Kierownikowi Projektu EIAG, aby upewnić się, że model FCP jest zgodny z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych i odzwierciedla najlepsze praktyki. Model FCP opierał się na praktycznych wskazówkach opublikowanych przez OGC w ulotce informacyjnej zatytułowanej Capturing Innovation (OGC, 2004) [4]

Projekt demonstracyjny FCP: materac więzienny bez odpadów

Firma HMPS kupowała rocznie około 60 000 wysoce trudnopalnych materacy i poduszek z pianki poliuretanowej i wyrzucała około 40 000, głównie na wysypiska, ale znaczna ich liczba była również usuwana jako odpady medyczne. Łączny koszt dostawy i utylizacji oszacowano na grubo ponad 3 miliony funtów rocznie. Krótko mówiąc, sposób utylizacji materacy był kosztowny i niezgodny z zasadami zrównoważonego rozwoju dla środowiska oraz niezgodny z polityką zrównoważonego rozwoju HMPS. Było kilka prób znalezienia rozwiązania, z których żadna nie przyniosła znaczących rezultatów. HMPS miał „niezaspokojoną potrzebę” opłacalnego i przyjaznego dla środowiska rozwiązania.

Dalsza analiza problemu doprowadziła HMPS do określenia następującego wymagania: „HMPS dąży do tego, aby materac więzienny zero odpadów spełniał lub przekraczał obecne wymagania operacyjne i zapewniał oszczędność kosztów w całym cyklu życia. Do 2012 roku HMPS chce, aby wszystkie materace i poduszki, które nie zostały sklasyfikowane jako odpady niebezpieczne, zostały poddane recyklingowi, ponownie wykorzystane lub wykorzystane zamiast trafiać na składowiska; oraz zmniejszyć do 2 procent rocznie liczbę materacy utylizowanych jako odpady niebezpieczne lub odpady medyczne”.

Wymóg ten został następnie przekazany rynkowi w ramach badania rynku w formie „wezwania do innowacji i informacji”, opracowanego i zarządzanego przez zespół EIAG FCP. (Badanie rynku to sposób „oceny reakcji rynku na proponowane wymogi i podejście do zamówień publicznych, w celu przedstawienia perspektywy dostawcy na zamówieniach sektora publicznego na wczesnym etapie”. Działanie to obejmowało publikację wstępnego ogłoszenia informacyjnego w Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej oraz zaangażowanie pośredników, takich jak sieci transferu wiedzy finansowane przez BERR, organizacje handlowe itp., w celu przekazania powiadomienia o zaproszeniu do potencjalnego łańcucha dostaw.

Szczegółowe informacje na temat wymogu, kontekstu wezwania i skali możliwości rynkowej zostały przedstawione w prospektie emisyjnym, a HMPS zaproponował rozważenie „umowy terminowej ” umożliwiającej przyjęcie innowacyjnych rozwiązań.

Otrzymano ponad 36 wysokiej jakości odpowiedzi, z których wybrano szereg opcji. Katalog firm i organizacji, które odpowiedziały na zaproszenie, został opublikowany na stronie internetowej HMPS dotyczącej zamówień, aby wspomóc rozwój łańcucha dostaw, oraz odbyły się warsztaty „Concept Viability” [5] obejmujące przekrój łańcucha dostaw, który przesłał odpowiedzi, w celu omówienia opcji dostępne i informują o strategii zakupów materacy HMPS.

Proces zaangażowania rynkowego skłonił HMPS do przyjęcia zupełnie innego podejścia do zakupu swoich materacy i poduszek. HMPS jest na końcowym etapie zamówienia na usługę zarządzaną „od kołyski do kołyski” w celu dostarczenia materacy i poduszek bez odpadów. Końcowy etap oceny jest w toku i HMPS jest przekonany, że wszystkie zakwalifikowane oferty będą w stanie spełnić wymagania (patrz wyżej), a ponadto szacuje, że pozwoli to zaoszczędzić od 3 do 5 milionów funtów w okresie obowiązywania umowy .

„ O zrównoważonych zamówieniach mówi się od lat, ale ogłoszenie przez Służbę Więzienną konkursu na materace zeroodpadowe było jednym z nielicznych prawdziwie innowacyjnych przykładów, z jakimi spotkał się CEMEP” Julie Hill, członek Komisji ds. Rynków Środowiskowych i Wyników Gospodarczych, z numeru 18 Magazyn Inside Track, jesień 2007.

Proces udzielania zamówień z terminowym zobowiązaniem

Chociaż wszystkie projekty FCP są unikalne, zwykle obejmują one: • identyfikację niezaspokojonej potrzeby • umieszczenie tej potrzeby w kontekście zamówienia, tj. szansy rynkowej • zaoferowanie kontraktu forward tam, gdzie jest to wymagane • wyartykułowanie wymagania w kategoriach wyniku dla potencjalnych dostawców, zapewnienie wystarczającej ilości czasu na reakcję rynku • pomoc w rozwoju łańcucha dostaw • dostarczanie łańcuchowi dostaw informacji na temat szerszego rynku oraz, w miarę możliwości, drogi do niego • korzystanie ze specyfikacji zamówień opartych na wynikach • zapewnienie dostępności procesów zamówień i ich ani nie wykluczają małych i średnich firm • korzystania z procesu dialogu konkurencyjnego • korzystania z kontraktów terminowych w razie potrzeby

Forward Commitment Procurement działa najlepiej tam, gdzie istnieje: • wysoki poziom przywództwa i zaangażowania personelu • rzeczywista potrzeba, której nie mogą zaspokoić obecne technologie, produkty lub modele komercyjne • i/lub nie mogą być dostarczone w przystępnej cenie • możliwość zamówienia na wystarczającą skalę, aby stymulować realizację rozwiązania • zdolność do podjęcia zobowiązania o wystarczającej sile do wygenerowania wymaganego przyciągania rynkowego • potencjał do agregacji popytu w ramach organizacji, regionu i innych organów sektora publicznego

Bieżące projekty zamówień z terminowym zobowiązaniem

W chwili pisania tego tekstu (8 maja) rozpoczyna się wiele projektów FCP. Obejmują one projekty z udziałem NHS Trusts, NHS Purchasing Supply Agency (NHS PASA), South West Regional Development Agency (SWRDA), Swindon Borough Council, New Swindon Company i dotyczą szeregu niezaspokojonych potrzeb środowiskowych, takich jak ultra wydajne systemy oświetleniowe, innowacyjne CCHP, efektywność wodna i zrównoważone rozwiązania w zakresie gospodarki odpadami.

Wybór artykułów o projektach Forward Commitment Procurement i FCP

• Zabierz mnie do przyszłości, w specjalnym dodatku Green Futures „Hey Big Spenders!”, opublikowanym przez Forum For the Future, lipiec 2006 [6]
• Raport ENDS 384: Wiadomości • Styczeń 2007 „Służba Więzienna wykorzystuje„ zobowiązanie do przodu ”w walce z odpadami pościelowymi: Służba Więzienna HM poinformowała o „ogromnym odzewie” na wezwanie do zrównoważonych rozwiązań problemu zużytych materacy i poduszek”.
• Kupowanie w przyszłość, w Inside Track, wydanie 15, jesień 2007, opublikowane przez Green Alliance [7]
• Z The Times, 30 października 2007 r. „KTO WYKONUJE 60 000 materacy rocznie? Nie, to nie jest sieć hoteli ani nawet bardzo odnoszący sukcesy burdel, to Służba Więzienna, donosi Public Servant (listopad). A 40 000 z nich jest wrzucanych do wysypisko śmieci, co jest jednym z powodów, dla których służby zwracają uwagę na zrównoważone zamówienia, coś, o czym trzy lata temu „nie byłoby wzmianki w większości naszych wydatków”, twierdzi Vincent Godfrey, dyrektor ds. zakupów w Służbie Więziennej. reklamował system materacy więziennych bez odpadów”.
• Odblokowanie zmiany w zaopatrzeniu więziennym - Dziennik Służby Publicznej, 9 stycznia 2008 r