Komunikacja w miejscu pracy

Komunikacja w miejscu pracy to proces wymiany informacji i pomysłów, zarówno werbalnej, jak i niewerbalnej, między jedną osobą lub grupą a inną osobą lub grupą w organizacji . Obejmuje to e-maile , wideokonferencje , wiadomości tekstowe , notatki, rozmowy telefoniczne itp. Skuteczna komunikacja ma kluczowe znaczenie w wykonywaniu pracy, a także w budowaniu poczucia zaufania i zwiększaniu produktywności . Pracownicy mogą pochodzić z różnych kultur i środowisk i mogą oczekiwać różnych sposobów pracy i zrozumienia, jak należy postępować w ramach kultury miejsca pracy organizacji . Aby wzmocnić współpracę pracowników i uniknąć przekroczenia terminów lub działań, które mogłyby negatywnie wpłynąć na firmę, skuteczna komunikacja jest kluczowe. Nieskuteczna komunikacja prowadzi do luk w komunikacji, co powoduje zamieszanie, stratę czasu i zmniejsza produktywność. Menedżerowie i pracownicy niższego szczebla muszą być w stanie komunikować się ze sobą w sposób jasny i skuteczny poprzez komunikację werbalną i niewerbalną, aby osiągnąć określone cele biznesowe. Skuteczna komunikacja z klientami odgrywa również istotną rolę w rozwoju organizacji i sukcesie każdego biznesu. Podczas komunikowania się należy również wziąć pod uwagę komunikację niewerbalną . Sposób, w jaki dana osoba przekazuje wiadomość, ma duży wpływ.

Innym ważnym aspektem skutecznej komunikacji w miejscu pracy jest uwzględnienie różnych środowisk pracowników. „Chociaż różnorodność wzbogaca środowisko, może również powodować bariery komunikacyjne”. Trudności pojawiają się, gdy pochodzenie kulturowe współpracownika powoduje, że myśli inaczej niż inni. Z tego powodu wiedza o komunikacji międzykulturowej w pracy i nauczenie się, jak traktować innych bez obrażania ich, może przynieść firmie kilka korzyści.

Komunikacja w miejscu pracy może być czymś więcej niż tylko przekazywaniem faktów i bezpośrednich oczekiwań. Komunikacja ta może dotyczyć kształtowania relacji między personelem a interesariuszami , tj. tymi wewnątrz lub na zewnątrz organizacji, na które organizacja w jakiś sposób wpływa (prostym przykładem mogą być akcjonariusze ). Komunikacja, która buduje relacje, może tworzyć kulturę organizacyjną lub podlegać jej wpływowi . ^{[ potrzebne źródło ]}

Sposób komunikacji

Różni ludzie przyswajają informacje na różne sposoby . Aby przekazywana informacja była zrozumiała dla wszystkich, sposób komunikacji musi być prosty, jasny i precyzyjny. Przy przedstawianiu ważnych informacji pomocne mogą być zdjęcia. Obecność zaufania w organizacji uprości również korzystanie z komunikacji. Między współpracownikami muszą zostać nawiązane relacje, aby stworzyć wolne od napięć miejsce pracy. Wiadomości powinny być wysyłane i odbierane bez żadnych zmian. Aby osiągnąć zdrowe relacje w miejscu pracy, zachowania takie jak zastraszanie , przypisywanie sobie zasług za czyjąś pracę i należy unikać swobodnej jazdy . Stworzy to toksyczne relacje, które w dłuższej perspektywie negatywnie wpłyną na organizację i jej produktywność. Odpowiednią wagę można przywiązywać do dyskusji, pytań i wyjaśnień.

Wiadomości e-mail stały się ważnym kanałem komunikacji w miejscu pracy, co zmniejszyło liczbę innych form komunikacji. Częściowo ze względu na brak kontekstu emocjonalnego, jaki może zapewnić e-mail, oraz ograniczenie innych rodzajów komunikacji (np. po co dzwonić lub chodzić do kabiny, skoro można wysłać e-mail ) , miejsce pracy może stać się bardziej napięte z powodu nieporozumień w komunikacji.

Treść

Treść informacji odgrywa ważną rolę w komunikacji w miejscu pracy. Poziom szczegółowości musi odpowiadać zdolności odbiorcy do zrozumienia. Zbyt wiele szczegółów może nudzić osobę, a zbyt mało szczegółów nie sprawi, że będzie ona zaangażowana. Dbanie o to, aby informacje były przyswajalne dzięki kondensacji tekstu z dużych fragmentów informacji do szybkich, zapadających w pamięć fragmentów, utrzyma zaangażowanie czytelników. Szybkie posty lub e-maile mogą sprawić, że komunikacja będzie zwięzła i pozwoli na bardziej spójne zaangażowanie. Dostarczanie materiałów wizualnych lub elementów interaktywnych może pomóc tym, którzy są wzrokowcami.

Używanie żargonu nie jest uważane za dobre dla skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Należy unikać żargonu, jeśli zraża on drugą stronę. Może to być związane ze slangiem pokoleniowym, takim jak „ bycie stanowcem ” lub bardziej technicznym skrótem. Ponadto osoby spoza organizacji mogą nie wiedzieć, o czym mówisz, na przykład jeśli jesteś sprzedawcą komputerów i zaczynasz mówić o systemie BIOS . ^{[ potrzebne źródło ]}

Jednak żargon jest przydatny w organizacji, w której jego znaczenie zostało mocno ugruntowane. Pomaga zaoszczędzić czas w komunikacji, a jeśli rozmawiasz z innymi osobami z Twojej dziedziny, zwiększasz swoją wiarygodność, stwierdzając, że masz podstawową wiedzę na temat, który z nimi omawiasz. Wszystko zależy od kontekstu. ^{[ potrzebne źródło ]}

Częstotliwość

Podczas gdy formalna komunikacja w miejscu pracy, która odbywa się zbyt rzadko lub zbyt często, nie jest dobra dla organizacji, częsta nieformalna komunikacja w miejscu pracy ma swoje zalety. Do prawidłowego funkcjonowania organizacji wymagana jest idealna równowaga. Informacje należy przekazywać w miarę potrzeb, a nie organizować często niepotrzebne spotkania. Jednocześnie nie można ukrywać kluczowych informacji, ale należy je odpowiednio wcześnie przekazać, aby zaangażować pracowników w realizację celów organizacji. Kolejną rzeczą do rozważenia jest to, że istnieje formalna i nieformalna komunikacja w miejscu pracy. Komunikacja nieformalna jest uważana przez pracowników za najczęstszą.

Umiejętności

Skuteczne przekazanie wiadomości zależy od umiejętności nadawcy, takich jak umiejętności prezentacji , umiejętności prowadzenia grupy, negocjacji i umiejętności komunikacji pisemnej. Skuteczna komunikacja zależy również od zdolności pracowników do zrozumienia informacji. Może to wymagać przekazania pracownikom podstawowej wiedzy finansowej, takiej jak sprawozdania finansowe, sprzedaż, rentowność itp.

Wybierając kandydata, większość pracodawców poszukuje osób o silnych umiejętnościach mówienia i pisania. Rozwiązywanie problemów i samomotywacja są również ważnymi umiejętnościami w miejscu pracy. Dzięki temu szybko zmieniające się środowiska stają się mniejszym wyzwaniem.

Narzędzia

Wraz z szybkim rozwojem technologii firmy muszą być na bieżąco z narzędziami ułatwiającymi komunikację. Niektóre z nich obejmują pocztę e-mail, blogi, komunikatory, oprogramowanie do współpracy i serwisy społecznościowe, takie jak Twitter i Facebook . Należy pamiętać, że wysłanie wiadomości e-mail, faksu lub listu niekoniecznie oznacza, że komunikacja miała miejsce. Tylko wtedy, gdy wiadomość została wysłana, odebrana i zrozumiana przez zamierzonego odbiorcę, można powiedzieć, że nastąpiła komunikacja.

Chociaż ułatwiają komunikację, badania wykazały, że narzędzia komunikacyjne mogą odwracać uwagę pracowników od ich obowiązków. Ostatecznie zadaje się pytanie, czy pozostawanie w kontakcie jest ważniejsze niż produktywność. Aby ograniczyć zakłócenia, można wdrożyć takie metody, jak szkolenia pracowników i zmiany w otoczeniu. Pracownicy, którzy stają się niedostępni w określonych porach dnia lub tygodnia, również mogą pomóc w rozwiązaniu tego problemu. Może to zwiększyć koncentrację, a co za tym idzie, produktywność.

Bariery

Typowe bariery skutecznej komunikacji w miejscu pracy to:

Bariery środowiskowe – bariery te wynikają z samej lokalizacji. Zasadniczo, jak łatwo jest się komunikować i pozwalać na skupienie się w danym pomieszczeniu. Przykładem może być szum w pokoju lub przegrzane biuro. Są to rozpraszające czynniki, które utrudniają swobodny przepływ i zrozumienie komunikacji między mówcą a uczestnikami.

Bariery fizyczne: Fizyczna struktura, lokalizacja i konstrukcja miejsca pracy mogą stanowić barierę dla skutecznej komunikacji. Pracownicy siedzący w pewnej odległości od siebie utrudniają efektywną interakcję.
Bariery językowe: W organizacji mogą pracować pracownicy posługujący się różnymi językami ojczystymi. Każdy może nie czuć się komfortowo lub nie znać innych języków, co stwarza barierę dla skutecznej komunikacji w miejscu pracy. Różnice w slangu lub rejestrze mogą powodować problemy utrudniające prawidłowe wykonanie zadania.
Bariery kulturowe – w globalnej gospodarce jednostki i organizacje często stykają się z osobami z innych regionów, krajów lub grup, które wchodzą w interakcje i komunikują się w ramach innego zestawu norm i konwencji. Dodatkowo mogą mieć różne wartości i oczekiwania organizacyjne i kulturowe. Te „niewidzialne bariery” można pokonać dzięki różnorodności w miejscu pracy i szkoleniu kulturowemu.
Bariery emocjonalne: Bariery emocjonalne, takie jak strach , niższość , nieśmiałość , brak pewności siebie i umiejętności, mogą uniemożliwić pracownikowi skuteczną komunikację z kolegami.
Bariery percepcji: Pracownicy będą mieli różne doświadczenia, wartości , preferencje i postawy. Mogą one prowadzić do różnych założeń i mogą stanowić barierę komunikacyjną.

Zobacz też