Monitorowanie i ocena
Monitorowanie i ocena ( M&O ) to połączone określenie procesów ustanowionych przez organizacje, takie jak firmy , agencje rządowe , organizacje międzynarodowe i organizacje pozarządowe , w celu poprawy zarządzania produktami, wynikami i wpływem. Monitoring obejmuje ciągłą ocenę programów w oparciu o wczesne szczegółowe informacje o postępie lub opóźnieniu trwających ocenianych działań. Ewaluacja polega na badaniu zasadności, skuteczności, efektywności i wpływu działań w świetle określonych celów.
Procesami monitoringu i ewaluacji mogą zarządzać darczyńcy finansujący oceniane działania, niezależny oddział organizacji wdrażającej, sami kierownicy projektów lub zespół wdrażający i/lub prywatna firma. Wiarygodność i obiektywność raportów z monitoringu i ewaluacji w dużej mierze zależy od niezależności ewaluatorów. Ich wiedza i niezależność mają ogromne znaczenie dla powodzenia procesu.
Wiele organizacji międzynarodowych, takich jak Organizacja Narodów Zjednoczonych , USAID , grupa Banku Światowego i Organizacja Państw Amerykańskich, od wielu lat wykorzystuje ten proces. Proces ten zyskuje również na popularności w krajach rozwijających się, gdzie rządy stworzyły własne krajowe systemy M&O do oceny projektów rozwojowych, zarządzania zasobami oraz działań rządu lub administracji. Kraje rozwinięte wykorzystują ten proces do oceny własnych agencji rozwoju i współpracy.
Ocena
M&O dzieli się na dwie odrębne kategorie: ewaluacja i monitoring. Ewaluacja to systematyczne i obiektywne badanie dotyczące przydatności, skuteczności, wydajności, wpływu i trwałości działań w świetle określonych celów. Ideą oceny projektów jest wyizolowanie błędów w celu uniknięcia ich powtórzenia oraz podkreślenie i promowanie skutecznych mechanizmów obecnych i przyszłych projektów.
Ważnym celem ewaluacji jest dostarczenie rekomendacji i lekcji kierownikom projektów i zespołom wdrożeniowym, którzy pracowali nad projektami oraz tym, którzy będą wdrażać i pracować nad podobnymi projektami.
Ewaluacje są również pośrednio sposobem raportowania darczyńcy o realizowanych działaniach. Jest to sposób na sprawdzenie, czy przekazane środki są dobrze zarządzane i wydatkowane w przejrzysty sposób. Oceniający mają za zadanie sprawdzić i przeanalizować linie budżetowe oraz przedstawić wyniki swojej pracy. Monitoring i Ewaluacja jest również przydatna w Placówkach [Szpitalach], pozwala darczyńcom takim jak WHO i UNICEF wiedzieć, czy przekazane środki są dobrze wykorzystywane na zakup leków, a także sprzętu w Szpitalach.
Monitorowanie
Monitorowanie to ciągła ocena, której celem jest dostarczanie wszystkim zainteresowanym stronom szczegółowych informacji na wczesnym etapie o postępie lub opóźnieniu trwających ocenianych działań. Jest to nadzór nad etapem realizacji działania. Jego celem jest ustalenie, czy zaplanowane produkty, dostawy i harmonogramy zostały osiągnięte, aby można było podjąć działania w celu jak najszybszego usunięcia braków.
Dobre planowanie, w połączeniu ze skutecznym monitoringiem i ewaluacją, może odegrać ważną rolę w zwiększaniu efektywności programów i projektów rozwojowych. Dobre planowanie pomaga skoncentrować się na istotnych wynikach, a monitorowanie i ocena pomagają nam uczyć się na podstawie przeszłych sukcesów i wyzwań oraz podejmować świadome decyzje, tak aby obecne i przyszłe inicjatywy mogły lepiej poprawiać życie ludzi i poszerzać ich możliwości wyboru.
Różnice między monitorowaniem a ewaluacją
W monitorowaniu informacja zwrotna i rekomendacja są nieuniknione dla kierownika projektu, ale w przypadku oceny tak nie jest. Wspólną podstawą dla monitorowania i oceny jest to, że oba są narzędziami zarządzania. Na potrzeby monitorowania zbieranie danych i informacji w celu śledzenia postępów zgodnie z zakresem zadań jest gromadzone okresowo, co nie ma miejsca w przypadku ewaluacji, w przypadku których gromadzenie danych i informacji odbywa się w trakcie ewaluacji lub w związku z ewaluacją. Monitorowanie jest oceną krótkoterminową i nie bierze pod uwagę wyników ani wpływu, w przeciwieństwie do procesu ewaluacji, w którym ocenia się również wyniki i czasami wpływ w dłuższej perspektywie. Taka ocena wpływu przeprowadzana jest czasem po zakończeniu projektu, chociaż zdarza się to rzadko ze względu na jej koszt i trudność w ustaleniu, czy projekt jest odpowiedzialny za zaobserwowane rezultaty. Ewaluacja jest systematycznym i obiektywnym badaniem, które jest przeprowadzane co miesiąc i/lub co rok, w przeciwieństwie do Monitoringu, który jest oceną ciągłą, dostarczającą zainteresowanym stronom wczesnych informacji. Monitoring sprawdza wszystkie działania na ostatnim [etapie wdrażania], w przeciwieństwie do Ewaluacji, która polega na uzyskaniu informacji, czy przekazane środki są dobrze zarządzane i czy są wydatkowane w sposób przejrzysty.
Znaczenie
Chociaż ewaluacje często mają charakter retrospektywny, ich celem jest przede wszystkim wybieganie w przyszłość. Ocena stosuje wnioski i zalecenia do podejmowania decyzji dotyczących obecnych i przyszłych programów. Oceny można również wykorzystać do promowania nowych projektów, uzyskiwania wsparcia od rządów, pozyskiwania funduszy od instytucji publicznych lub prywatnych oraz informowania opinii publicznej o różnych działaniach.
Deklaracja paryska w sprawie skuteczności pomocy z lutego 2005 r. oraz spotkanie uzupełniające w Akrze podkreśliły znaczenie procesu oceny i odpowiedzialności krajów goszczących za jego przebieg. Wiele krajów rozwijających się posiada obecnie systemy M&O, a tendencja ta jest rosnąca.
Pomiar wydajności
Wiarygodność ustaleń i ocen zależy w dużej mierze od sposobu prowadzenia monitoringu i ewaluacji. Aby ocenić wykonanie, konieczne jest wybranie, przed realizacją projektu, wskaźników, które pozwolą na ocenę docelowych produktów i rezultatów. Według Programu Narodów Zjednoczonych ds. Rozwoju (UNDP), wskaźnik rezultatu składa się z dwóch elementów: poziomu bazowego, czyli sytuacji przed rozpoczęciem programu lub projektu, oraz celu, czyli oczekiwanej sytuacji na koniec projektu. Wskaźnik produktu, który nie ma żadnej linii bazowej, jako że celem produktu jest wprowadzenie czegoś, co jeszcze nie istnieje.
W ONZ
W najważniejszych agencjach Organizacji Narodów Zjednoczonych funkcjonuje komórka monitorująca i oceniająca. Wszystkie te agencje mają przestrzegać wspólnych standardów Grupy Oceniającej Narodów Zjednoczonych (UNEG). Normy te dotyczą ram instytucjonalnych i zarządzania funkcją ewaluacji, kompetencji i etyki oraz sposobu przeprowadzania ewaluacji i przedstawiania raportów (projekt, proces, wybór zespołu, wdrożenie, raportowanie i kontynuacja). Grupa ta zapewnia również wytyczne i odpowiednią dokumentację wszystkim organom oceniającym należącym do Organizacji Narodów Zjednoczonych lub nie.
Większość agencji realizujących projekty i programy, nawet jeśli przestrzegają wspólnych standardów UNEG, posiada własny podręcznik i wytyczne dotyczące prowadzenia M&O. Rzeczywiście, agencje ONZ mają różne specjalizacje oraz różne potrzeby i sposoby podejścia do M&O. Oddziały M&E każdej agencji ONZ są monitorowane i oceniane przez Joint Inspection Unit Organizacji Narodów Zjednoczonych.