Pamięć organizacyjna

Pamięć organizacyjna ( OM ) (czasami nazywana pamięcią instytucjonalną lub korporacyjną ) to nagromadzony zbiór danych, informacji i wiedzy tworzony w trakcie istnienia organizacji. Pojęcie pamięci organizacyjnej obejmuje idee pozyskiwania wiedzy komponentów , przetwarzania lub utrzymywania wiedzy oraz wykorzystania wiedzy, takiej jak wyszukiwanie i pobieranie. Wchodząc w szerszy parasol dyscyplinarny zarządzania wiedzą , ma dwa repozytoria: archiwa organizacji , w tym jego elektronicznych baz danych; i pamięci poszczególnych osób.

Pamięć organizacyjną można zastosować tylko wtedy, gdy można uzyskać do niej dostęp. Aby z niego skorzystać, organizacje muszą mieć skuteczne systemy odzyskiwania swoich archiwów i członków z dobrą pamięcią. Jej znaczenie dla organizacji zależy od tego, jak dobrze jednostki mogą ją zastosować, dyscyplina znana jako uczenie się przez doświadczenie lub praktyka oparta na dowodach . W przypadku jednostek dokładność pamięci organizacyjnej jest niezmiennie zagrożona przez nieodłączne ograniczenia ludzkiej pamięci. Niechęć jednostek do przyznania się do błędów i trudności potęguje problem. Aktywnie wspierany elastyczny rynek pracy narzucił organizacjom korporacyjną amnezję podobną do choroby Alzheimera , która powoduje niezdolność do czerpania korzyści z perspektywy czasu.

Natura

Pamięć organizacyjna składa się z:

Wcześniejsze dane i informacje
Cała wewnętrznie generowana dokumentacja związana z działalnością organizacji
- Własność intelektualna (patenty, prawa autorskie, znaki towarowe, marki, zarejestrowane wzory, tajemnice handlowe i procesy, których własność jest przyznana firmie na mocy prawa, licencji i umów partnerskich)
- Szczegóły wydarzeń, produktów i osób (w tym relacje z osobami z organizacji zewnętrznych i organizacji zawodowych),
Odpowiednie opublikowane materiały referencyjne
Wiedza tworzona przez instytucje

Spośród nich najważniejsza jest wiedza tworzona przez instytucje.

Trzy główne aspekty pamięci organizacyjnej to dane , informacje i wiedza . Ważne jest, aby zrozumieć różnice między każdym z nich.

Dane to fakt przedstawiony jako liczba lub statystyka, podczas gdy dane w kontekście — na przykład w historycznych ramach czasowych — są informacjami .

Natomiast wiedza jest interpretacyjna i predykcyjna. Jej dedukcyjny charakter pozwala osobie posiadającej wiedzę na zrozumienie implikacji informacji i podjęcie odpowiednich działań. Termin ten był różnie definiowany przez różnych ekspertów: Alvin Goldman opisał go jako uzasadnione prawdziwe przekonanie ; Bruce Aune postrzegał to jako informację w kontekście ; Verna Alee zdefiniowała to jako doświadczenie lub informację, którą można przekazać lub udostępnić ; a Karl Wiig powiedział, że tak ciało zrozumienia i spostrzeżeń do interpretacji otaczającego nas świata i zarządzania nim .

Słowo wiedza pochodzi od saksońskiego słowa cnaw-lec . Przyrostek lec stał się we współczesnym angielskim -jak . Tak więc wiedza oznacza „ podobny do cnaw ”, a cnaw oznacza „pojawiać się”. Jego najlepszą interpretacją jest zatem to, że jest to zjawisko emergentne, rozszerzenie istniejącej erudycji.

Gdy wiedza zostanie udokumentowana, ponownie staje się informacją. Nowa wiedza — co niektórzy naukowcy ^{[ kto? ]} wezwij wiedzę w działaniu — jest to, co powstaje stopniowo, przypadkowo lub w wyniku innowacji. Wiedza przyrostowa jest produktem wcześniejszego doświadczenia, które jest już ustalone i uznane – tak zwane „uczenie się organiczne”, które buduje jedno doświadczenie na innym (znane również jako wiedza istniejąca lub wiedza historyczna ). Jest to najpopularniejsza forma nauki. Prostą ilustracją jest to, że istniejąca wiedza to ugruntowana świadomość, że ponieważ jest gorąco, należy unikać oparzeń słonecznych i odwodnienia. Istniejąca wiedza staje się nową wiedzą, gdy (na przykład) Europejczyk na wakacjach w Meksyku, przyzwyczajony do noszenia czapki w słoneczne dni w domu, decyduje się na założenie sombrero.

Drugi rodzaj wiedzy, wiedza przypadkowa , zdarza się nieoczekiwanie – na przykład to, co wydarzyło się w 1928 r., kiedy zarodnik pleśni przeniósł się na szalkę hodowlaną w laboratorium szkockiego naukowca Alexandra Fleminga podczas jego dwutygodniowego urlopu. Wysiała niebieską pleśń – penicylinę – która zabiła szkodliwą bakterię.

Trzeci rodzaj wiedzy, wiedza innowacyjna , to praca geniuszy, takich jak dzieło Leonarda da Vinci — który pod koniec XV wieku opracował najnowocześniejsze koncepcje, takie jak samolot, spadochron, dźwigi, łodzie podwodne, czołgi, pompy wodne, kanały i wiertła. Wiedza innowacyjna obejmuje ten rodzaj uczenia się, który przeskakuje inne typy i — w przypadku da Vinci — był tak zaawansowany, że musiał czekać setki lat, zanim uczenie się stopniowe nadrobi zaległości.

Różnica między wiedzą jawną a ukrytą

We współczesnym rozumieniu wiedza składa się z wiedzy jawnej , czasami nazywanej wiedzą wykwalifikowaną ; oraz wiedza ukryta lub poznawcza (czasami nazywana „umiejętnościami radzenia sobie”), kategoria po raz pierwszy zidentyfikowana przez Michaela Polanyi w 1958 roku.

Wiedza jawna to „co” know-how: wiedza, taka jak umiejętności zawodowe lub zawodowe, które są zapisane w podręcznikach, podręcznikach i kursach szkoleniowych. Z drugiej strony, wiedza ukryta to nietechniczne „jak” załatwiać sprawy — to, co Edward de Bono , wynalazca myślenia lateralnego , nazywa operacją lub umiejętnością działania, a co Peter Drucker utożsamia z wykorzystaniem słowo technika , po grecku „umiejętność”. Wiele z nich jest ukrytych i niejednoznacznych, nabytych głównie przez funkcjonalne, specyficzne dla kontekstu doświadczenie. Zwykle istniejąca tylko w umysłach jednostek, wiedza ukryta jest zwykle bardzo trudna do uchwycenia, a większość organizacji polega prawie wyłącznie na wiedzy jawnej. To sprawia, że uczenie się przez doświadczenie, produktywności i konkurencyjność powolny i drogi w zdobyciu. Z biznesowego punktu widzenia wiedza ukryta jest pasywnym mylącym określeniem aktywnego dzielenia się wiedzą w celu zwiększenia efektywności organizacji. Na przykład programy szkoleniowe nie mogą ograniczać się do modelu źródło-odbiorca i powinny wykorzystywać wzajemną wymianę między pokoleniami.

Rzeczywistość jest taka, że chociaż większość procesów pracy w organizacji opiera się głównie na dokumentacji, wiele pozostaje niezarejestrowanych, zwłaszcza jeśli chodzi o podejmowanie decyzji. Zapisy często odzwierciedlają chęć zatuszowania nieporozumień i poważnych pytań lub chęć sprzedaży lub usprawiedliwienia.

Biorąc pod uwagę wysoki poziom korporacyjnej amnezji w handlu i przemyśle, niektóre organizacje zwracają się ku nowym technikom zachowania pamięci organizacyjnej, aw szczególności wiedzy ukrytej. Najnowsze narzędzia do pozyskiwania uwagi to tradycyjna historia korporacyjna , zwykle tworzona raz lub dwa razy na 100 lat jako medium public relations; i ustne podsumowanie , rozszerzenie staromodnego nakazowego i formalnego wywiadu wyjściowego. Zamiast hagiografii , pamięć organizacyjna jest tworzona jako narzędzie indukcyjne i edukacyjne, które przekazuje długoterminowe informacje. Ustne podsumowania, które koncentrują się na pamięci krótko- i średnioterminowej, są ukierunkowane na opuszczających i kluczowych pracowników, powtarzające się wydarzenia firmowe i ważne projekty w szczegółowych zeznaniach uczestników. Oba mają na celu wydobycie wiedzy ukrytej w łatwo dostępnym formacie, który generuje również „lekcje historii”. Jej trwały charakter oznacza również, że nie musi być ona stale powielana, a jedynie aktualizowana, a jej konieczna reinterpretacja wraz ze zmieniającymi się okolicznościami jest oparta na bardziej wiarygodnych podstawach dowodowych.

Jak działa uczenie się przez doświadczenie

Jeśli chodzi o uczenie się przez doświadczenie, sama świadomość zarówno jawnych, jak i ukrytych składników pamięci organizacyjnej nie jest na ogół wystarczająca do skutecznego tworzenia nowej wiedzy. Z reguły musi mu towarzyszyć skoncentrowana faza uczenia się.

Większość modeli uczenia się przez doświadczenie ma charakter cykliczny i składa się z trzech podstawowych faz:

Świadomość doświadczenia lub sytuacji problemowej;
Refleksyjna faza, w której uczeń bada OM wokół doświadczenia i czerpie erudycję z tej refleksji; I
Faza testowania, w ramach której nowe spostrzeżenia lub wnioski, po zintegrowaniu z własnymi ramami koncepcyjnymi ucznia, są stosowane w nowej sytuacji problemowej lub doświadczeniu.

Punktem wyjścia tej koncepcji jest to, że osoby lub organizacje rzadko uczą się na podstawie doświadczenia, chyba że doświadczenie zostanie ocenione, a następnie przypisane mu własne znaczenie w kategoriach indywidualnych i/lub własnych celów, celów, ambicji i oczekiwań organizacji. Z tych procesów pochodzą spostrzeżenia i dodatkowe znaczenie, które jest następnie stosowane w nowych okolicznościach. Produktem końcowym jest lepsze podejmowanie decyzji.

typy

Pamięć organizacyjną można podzielić na następujące typy:

Profesjonalny: Materiał referencyjny, dokumentacja, narzędzia, metodologie
Firma: Struktura organizacyjna , działania, produkty, uczestnicy
Indywidualny: Status, kompetencje , know-how , działania Definicja
projektu: , działania, historie, wyniki

Odkrywanie

Kluczowe decyzje podejmowane przez organizacje podczas eksploracji pamięci organizacyjnej obejmują:

Jakiej reprezentacji wiedzy użyć (historie, wzorce, przypadki, reguły, logika predykatów itp.)
Kim będą użytkownicy – jakie są ich potrzeby informacyjne i edukacyjne?
Jak zapewnić bezpieczeństwo i kto będzie miał dostęp
Jak najlepiej zintegrować się z istniejącymi źródłami, sklepami i systemami
Co zrobić, aby obecna treść była poprawna, odpowiednia, aktualna i pozbawiona chwastów
Jak motywować ekspertów do udziału
Co zrobić z efemerycznymi spostrzeżeniami, jak przechwytywać nieformalne skrypty (np. wiadomości e-mail i wiadomości z komunikatorów internetowych).

Większość wysiłków związanych z komercyjnym zarządzaniem wiedzą obejmowała budowanie jakiejś formy pamięci organizacyjnej w celu uchwycenia wiedzy specjalistycznej, przyspieszenia uczenia się, pomocy organizacji w zapamiętywaniu, rejestrowaniu uzasadnień decyzji, dokumentowaniu osiągnięć lub wyciąganiu wniosków z porażek z przeszłości.

Zobacz też

Bibliografia

Brooking, A., 1999. Pamięć korporacyjna. Strategie zarządzania wiedzą . Thompson Business Press. ISBN 1-86152-268-1
Marzec, J. (1991). „Eksploracja i wykorzystywanie w uczeniu się organizacyjnym”. Nauka o organizacji . 2 (1): 71–87. doi : 10.1287/orsc.2.1.71 .
Arnold Kransdorff, Korporacyjna amnezja , Butterworth Heineman, 1998.
Arnold Kransdorff, Korporacyjne DNA, Gower Publishing, 2006.
Walsh, James P .; Ungson, Gerardo Rivera (1991). „Pamięć organizacyjna”. Przegląd Akademii Zarządzania . 16 (1): 57–91. doi : 10.2307/258607 . JSTOR 258607 .

Linki zewnętrzne

Pamięć korporacyjna — wpis na blogu The Hard Way — 23 września 2003 r
Narodowa Biblioteka Specjalistyczna ds. Zarządzania Wiedzą o Zdrowiu - zbiór zasobów dotyczących pamięci organizacyjnej