Teoria informacji organizacyjnej

Teoria Informacji Organizacyjnej ( OIT ) to teoria komunikacji , opracowana przez Karla Weicka , oferująca systemowy wgląd w przetwarzanie i wymianę informacji w organizacjach i wśród jej członków. W przeciwieństwie do dawnej teorii skoncentrowanej na strukturze, OIT koncentruje się na procesie organizowania się w dynamicznych, bogatych w informacje środowiskach. Biorąc to pod uwagę, stwierdza się, że główną działalnością organizacji jest proces nadawania sensu niejednoznacznym informacjom. Członkowie organizacji odgrywają kluczową rolę w zmniejszaniu dwuznaczności i osiąganiu sensu poprzez pewne strategie — uchwalanie, selekcję i przechowywanie informacji. Dzięki ramom, które mają interdyscyplinarny , dążenie teorii informacji organizacyjnej do wyeliminowania zarówno niejednoznaczności, jak i złożoności z komunikatów w miejscu pracy opiera się na wcześniejszych ustaleniach z ogólna teoria systemów i fenomenologia .

Inspiracja i wpływ wcześniej istniejących teorii

1. Ogólna teoria systemów

Ogólna teoria systemów, opierając się na swoim najbardziej podstawowym założeniu, opisuje zjawisko spójnej grupy powiązanych ze sobą części. Kiedy jedna część systemu zostanie zmieniona lub zmieniona, wpłynie to na cały system. Weick wykorzystuje te ramy teoretyczne od 1950 roku, aby wpływać na swoją teorię informacji organizacyjnej. Podobnie organizacje można postrzegać jako system powiązanych ze sobą części, które współpracują ze sobą na rzecz wspólnego celu lub wizji. Stosując to do teorii informacji organizacyjnej Weicka, organizacje muszą pracować nad zmniejszeniem niejednoznaczności i złożoności w miejscu pracy, aby zmaksymalizować spójność i wydajność. Weick używa terminu sprzężenie, aby opisać, w jaki sposób organizacje, takie jak system, mogą składać się z wzajemnie powiązanych i zależnych części. Coupling dotyczy relacji między ludźmi a pracą.

Istnieją dwa rodzaje sprzęgieł:

1. Luźne sprzęgło

Luźne sprzężenie opisuje, że chociaż ludzie w organizacji lub systemie są połączeni i często współpracują ze sobą, nie są od siebie zależni, jeśli chodzi o kontynuację lub pełne zakończenie pracy indywidualnej. Zależności są słabe, a przepływ pracy elastyczny. Na przykład „jeśli cały wydział nauk ścisłych zostanie całkowicie zamknięty, ponieważ wszyscy nauczyciele są chorzy lub z jakiegokolwiek powodu, szkoła może nadal działać, ponieważ inne wydziały są nadal obecne”.

2. Szczelne połączenie

Ścisłe sprzężenie opisuje, kiedy powiązania w organizacji są silne i zależne. Jeśli jedna część organizacji nie działa prawidłowo, organizacja jako całość nie może w pełni wykorzystać swojego potencjału. „ Na przykład sekcja formatu i atramentu całkowicie się wyłącza, dlatego kolejne kroki nie mogą być kontynuowane, więc cały proces organizacji zostanie przerwany. W ten sposób komponenty systemu są bezpośrednio od siebie zależne”.

2. Teoria ewolucji

Teoria ewolucji Karola Darwina stanowi ramy przetrwania najlepiej przystosowanych. Według Darwina organizmy próbują się przystosować i żyć w bezlitosnym środowisku. Te, którym nie udaje się przystosować, nie przeżywają, podczas gdy silne organizmy nadal rozwijają się i rozmnażają. Weick odwołuje się do inspiracji Darwina, aby włączyć do swojej teorii perspektywę biologiczną. To naturalne, że organizacje muszą dostosowywać się do napływających informacji, które często ingerują w istniejące wcześniej środowisko. Organizacje, które są w stanie planować i zmieniać strategie zgodnie ze swoją ciągłą potrzebą organizowania się i nadawania sensu, przetrwają i odniosą największe sukcesy. Istnieje jednak zauważalna różnica między ewolucją zwierząt a przetrwaniem najlepiej przystosowanych w organizacjach: „Dane zwierzę jest tym, czym jest; zmienność pojawia się w wyniku mutacji. Ale natura organizacji może się zmienić, gdy jej członkowie zmieniają swoje zachowanie”.

Założenia

1. Organizacje ludzkie istnieją w środowisku informacyjnym

W przeciwieństwie do modeli nadawców i odbiorców, OIT opiera się na perspektywie sytuacyjnej. Karl Weick postrzega ludzką organizację jako otwarty system społeczny . Ludzie w tym systemie rozwijają mechanizm ustalania celów, pozyskiwania i przetwarzania informacji czy postrzegania otoczenia. W tym procesie ludzie i środowisko dochodzą do wniosków „co tu się dzieje?”. Colville uważa, że ten proces atrybucji ma charakter retrospektywny.

Weźmy jako przykład instytucje edukacyjne. Uczelnia może pozyskiwać informacje o potrzebach studentów na wiele sposobów. Może utworzyć sekcję opinii na swojej stronie internetowej. Może organizować panele absolwentów lub sprawy akademickie, aby przyciągnąć potencjalnych studentów i zebrać konkretne pytania, którymi są zainteresowani. Może również przeprowadzić ankietę lub zorganizować grupę fokusową w celu uzyskania informacji. Następnie personel uniwersytetu musi zdecydować, jak postępować z tymi informacjami, na podstawie których musi wyznaczyć i zrealizować swoje cele dla obecnych i przyszłych studentów.

2. Informacje, które otrzymuje organizacja, różnią się pod względem dwuznaczności

Weick twierdzi, że istnieje wiele wykonalnych interpretacji rzeczywistości, gdy organizacje przetwarzają informacje. Ich różne poziomy zrozumiałości prowadzą do różnych wyników wprowadzania informacji. W innych pracach akademickich uczeni zwykle twierdzą, że wiadomości są niepewne lub niejednoznaczne. Chociaż według OIT wiadomości są opisywane jako niejednoznaczne. uważa, że ludzie proaktywnie wykluczają szereg możliwości postrzegania tego, co dzieje się w środowisku. Ze względu na perspektywę sytuacyjną OIT, znaczenia komunikatów składają się z komunikatów, interpretacji odbiorców i kontekstu interakcyjnego. Jednak niejednoznaczność i niepewność mogą oznaczać, że istnieje standardowa odpowiedź – jedyna prawdziwa obiektywna interpretacja.

Weick podkreśla również, że „niejednoznaczność jest motorem, który motywuje ludzi do organizowania się”. Maitlis i Christianson twierdzą, że dwuznaczność wyzwala sensowność z trzech powodów: wstrząsów środowiskowych i kryzysów organizacyjnych, zagrożeń dla tożsamości oraz planowanych interwencji zmian.

3. Organizacje ludzkie angażują się w przetwarzanie informacji w celu zmniejszenia niejednoznaczności informacji

Opierając się na dwóch pierwszych założeniach, OIT proponuje, aby przetwarzanie informacji w organizacjach było działaniem społecznym. Udostępnianie jest kluczową cechą przetwarzania informacji w organizacji. W tym konkretnym kontekście członkowie wspólnie nadają sens rzeczywistości, redukując dwuznaczność. Innymi słowy, tworzenie sensu jest wspólną odpowiedzialnością, która obejmuje wiele współzależnych osób do wykonania. W tym procesie organizacje i ich członkowie łączą ze sobą działania i atrybucje, aby znaleźć równowagę między złożonością myśli a prostotą działań. Weick proponuje również, aby ludzie tworzyli własne środowisko poprzez uchwalenie, które jest działaniem nadawania sensu. Dzieje się tak dlatego, że ludzie mają różne schematy percepcyjne i percepcję selektywną, więc ludzie tworzą różne środowiska informacyjne. Tworząc różne środowiska informacyjne, ludzie mogą dojść do tego samego lub zbliżonego zrozumienia lub rozwiązania poprzez różne procesy myślowe i ogólne zrozumienie.

Kluczowe idee

Organizacja

Aby umieścić wizję Weicka dotyczącą Teorii Informacji Organizacyjnej we właściwym kontekście roboczym, zbadanie jego poglądu na temat tego, co stanowi organizację i jak jej jednostki ucieleśniają ten konstrukt, może przynieść znaczące spostrzeżenia.

Z fundamentalnego punktu widzenia podzielał przekonanie, że walidacja organizacyjna wywodzi się — nie z cegieł i zaprawy czy lokalizacji — ale z serii zdarzeń, które umożliwiają podmiotom „gromadzenie, zarządzanie i wykorzystywanie otrzymywanych informacji”. Opracowując dalej, co stanowi organizację we wczesnych pismach opisujących OIT, Weick powiedział: „Słowo organizacja jest rzeczownikiem i jest także mitem. Jeśli ktoś szuka organizacji, nie znajdzie jej. istnieją zdarzenia połączone ze sobą, które zachodzą w betonowych ścianach, a te sekwencje, ich ścieżki, ich czas są formami, które błędnie przekształcamy w substancje, kiedy mówimy o organizacji”.

Patrząc w ten modułowy sposób, organizacja spełnia teoretyczną wizję Weicka, obejmując parametry, które są w mniejszym stopniu związane z betonem, drewnem i ograniczeniami strukturalnymi, a bardziej dzięki zdolności do służenia jako repozytorium, w którym informacje mogą być konsekwentnie i skutecznie kierowane. Biorąc pod uwagę te definiujące cechy, właściwe wykonanie kanału zależy od maksymalizacji przejrzystości wiadomości, kontekstu, dostarczania i ewolucji w dowolnym systemie.

Jeden przykład tego, jak te interakcje mogą rozwijać się na bardziej szczegółowym poziomie w tych granicach, można znaleźć w podwójnej pętli interakcji Weicka, którą uważa za „cegiełki budulcowe każdej organizacji”. Mówiąc najprościej, podwójne interakcje opisują wymiany międzyludzkie, które z natury mają miejsce w organizacyjnym łańcuchu dowodzenia iw samym życiu.

Zatem:

„ Akt ma miejsce, gdy coś powiesz (Czy mogę mieć Popsicle ?).

Interakcja ma miejsce, gdy mówisz coś , a ja odpowiadam ( „ Nie, to zepsuje ci obiad).

Podwójna interakcja ma miejsce, gdy coś mówisz, odpowiadam na to, a następnie odpowiadasz na to, dostosowując pierwsze stwierdzenie („Cóż, co powiesz na pół Popsicle?)

Weick wyobraża sobie organizację jako system pobierający niejednoznaczne informacje ze swojego otoczenia, próbujący nadać sens tym informacjom i wykorzystujący zdobytą wiedzę na przyszłość. W związku z tym organizacje ewoluują w miarę, jak rozumieją siebie i otoczenie”.

„Te cykle komunikacji są powodem, dla którego Weick bardziej koncentruje się na relacjach w organizacji niż na talencie lub wynikach poszczególnych osób. Uważa, że wielu zewnętrznych konsultantów przemilcza znaczenie podwójnej interakcji, ponieważ odchodzą ze sceny, zanim efekty ich zalecanych akcja odbija się z powrotem, aby wpłynąć na aktora”. Pozwalając nam rozpatrywać organizację w tych alternatywnych ramach, Teoria Informacji Organizacyjnej zapewnia nam solidną platformę do badania procesu komunikacji, dosłownie, w miarę jego rozwoju.

Należy zauważyć, że przepływ niejednoznacznych informacji dla organizacji jest stały i ciągły. Organizowanie, proces nadawania sensu informacjom, jest dla organizacji ciągłym cyklem. Z tego powodu Weick woli używać czasowników przy opisywaniu organizacji. Rzeczowniki mają konotację stacjonarną i ustaloną. Na przykład zamiast słowa „zarządzanie” Weick wolałby używać czasownika „zarządzanie”. Używając czasowników, promuje i odzwierciedla płynność procesu tworzenia sensu, który się zmienia, w przeciwieństwie do używania rzeczowników; ponieważ rzeczowniki odzwierciedlają byty stacjonarne lub stałe, co jest sprzeczne z tym, co proponuje Weick.

Luźne sprzężenie i środowisko informacyjne

Opracowując teorię informacji organizacyjnej, Weick przyjął „społeczno-psychologiczne stanowisko, które zauważa, że indywidualne zachowanie jest bardziej funkcją sytuacji niż cech osobistych lub definicji ról. Dlatego ludzie są„ luźno powiązani ”w większości organizacji i mają dużą swobodę działanie". Jako sposób na sformalizowanie tego zjawiska, „zaprasza nas do użycia metafory„ luźnych powiązań ”w celu lepszego zrozumienia organizacji i aspektów organizacji – zwłaszcza różnych rodzajów powiązań istniejących w organizacjach – które są albo marginalizowane, albo ignorowane. lub stłumione przez normatywne biurokracja ".

Tak więc, podobnie jak sugerował, że organizacje należy postrzegać przez pryzmat nietradycyjnej struktury, przyznaje, że czyniąc to, trzeba będzie wziąć pod uwagę okoliczności, w których „kilka środków może dać ten sam rezultat, oferując pozór że brak koordynacji, brak przepisów i bardzo długi czas reakcji są normą”.

Podczas gdy wielu może postrzegać te niuanse jako przeszkody na drodze do postępu, Teoria Informacji Organizacyjnej postrzega każdy z nich jako katalizator poprawy wydajności i pozytywnych zmian poprzez: „zwiększoną wrażliwość na zmieniające się środowisko, przestrzeń do adaptacji i kreatywnych rozwiązań do opracowania, podsystem załamania bez niszczenia całej organizacji, wytrwałości poprzez gwałtowne wahania otoczenia i pielęgnowania postawy, w której kluczowe znaczenie ma samostanowienie aktorów”.

Innym nadrzędnym elementem podejścia Weicka jest to, że informacje dostarczane przez środowisko organizacji – w tym kulturę w samym środowisku organizacyjnym – mogą wpływać na zachowania i interpretację zachowań osób w organizacji. Tak więc na tworzenie wiedzy organizacyjnej ma wpływ osobisty schemat każdej osoby, a także tło celów organizacji. Organizacja musi przesiać dostępne informacje, aby odfiltrować wartościowe od nieistotnych. Ponadto organizacja musi zarówno interpretować informacje, jak i koordynować te informacje, aby „nadać im znaczenie dla członków organizacji i jej celów”. Aby zbudować znaczenie tych komunikatów w swoim środowisku, organizacja musi zredukować dwuznaczność, jednocześnie zobowiązując się do interpretacji komunikatu, który odpowiada jej kulturze i ogólnej misji.

W związku z tym „analogia latarki” służy do wyjaśnienia nierozłączności działania i wiedzy obecnej w tej teorii. Można sobie wyobrazić, że jest nocą na ciemnym polu, mając tylko latarkę. Potrafi niewyraźnie rozpoznawać przedmioty wokół siebie, ale tak naprawdę nie może powiedzieć, czym one są. Czy ta bryła w oddali to krzak czy niebezpieczne zwierzę? Kiedy jednak włącza latarkę, tworzy krąg światła, który pozwala mu widzieć wyraźnie i działać ze względną jasnością. Akt włączenia latarki skutecznie stworzył nowe środowisko, które pozwoliło mu zinterpretować otaczający go świat. Jednak wciąż jest tylko jeden krąg światła, a to, co pozostaje poza tym kręgiem, jest nadal równie tajemnicze, chyba że latarka zostanie przekierowana. W przypadku teorii informacji organizacyjnej latarka jest mentalna. Środowisko lokuje się w umyśle aktora i jest mu narzucane przez jego doświadczenia, co czyni je bardziej znaczącymi.

Dwuznaczność

W zależności od liczby szybko zmieniających się części w każdej organizacji (tj. przepływów informacji, osób itp.) podstawa, na której odbierane są wiadomości, stale się zmienia, pozostawiając w ten sposób miejsce na niezamierzone konsekwencje w stosunku do prawdziwych intencji i znaczenia. Dwuznaczność pojawia się, gdy zasięg komunikacji „może mieć różne interpretacje, ponieważ ich treść jest niejednoznaczna, sprzeczna, niejasna lub wprowadza niepewność do sytuacji”.

Teoria Informacji Organizacyjnej zapewnia bazę wiedzy i ramy, które mogą pomóc złagodzić te zagrożenia poprzez zmniejszenie poziomu niejednoznaczności występującej podczas odpowiednich działań komunikacyjnych. Jednocześnie jest konstruktem, którego potencjał rozwojowy wynika z aktywnego wykorzystywania „komunikacji i organizowania” oraz „zmniejszania ilości wieloznaczności” w określonej domenie.

Przyglądając się dokładniej, jak dwuznaczność ewoluuje, może ona również objawiać się jako sygnatura zdarzeń wysoce interpretacyjnych, wraz z tymi, w których parametry (i poziomy niepewności) są tradycyjnie znacznie bardziej konkretne. Na przykład „niejednoznaczność opisuje również sytuacje, w których istnieje zgoda co do zestawu kryteriów opisowych (powiedzmy rynek pożądany/rynek niepożądany), ale różnica dotyczy albo ich granic (tj. punktu, w którym rynki przechodzą od pożądanego do niepożądanego), albo ich zastosowanie w konkretnej sytuacji (czy dany rynek jest pożądany czy niepożądany). Zarządzanie wieloznacznością wymaga skoordynowania znaczeń między członkami organizacji i jest istotną częścią organizacji. Dwuznaczność powstaje, ponieważ doświadczenia każdego są wyjątkowe; jednostki i społeczności rozwijają własne zestawy wartości i przekonań i mają tendencję do odmiennej interpretacji wydarzeń. Dwuznaczność może również wynikać z niewiarygodnych lub sprzecznych źródeł informacji, hałaśliwych kanałów komunikacji, różnych lub niejednoznacznych celów i preferencji, niejasnych ról i obowiązków lub odmiennych interesów politycznych”.

Nabieranie sensu

Teoria informacji organizacyjnej Karla Weicka postrzega organizacje jako „ systemy nadawania sensu ”, które nieustannie tworzą i odtwarzają koncepcje siebie i wszystkiego wokół nich.

Z mniej klinicznej (i bardziej intuicyjnej) perspektywy Weick i jego współpracowniczka, Kathleen M. Sutcliffe , wspólnie opisują tworzenie sensu jako działanie, które „polega na przekształceniu okoliczności w sytuację, która jest wyraźnie zrozumiana w słowach lub mowie i która służy jako trampolina do działanie".

W bardziej zdefiniowanym kontekście organizacyjnym tworzenie sensu można postrzegać jako proces „stosowany zarówno do jednostek, jak i grup, które mają do czynienia z nowymi informacjami niezgodnymi z ich wcześniejszymi przekonaniami”. Uwzględniając niepokój (lub dysonans poznawczy ), które wynikają z tego doświadczenia, stworzą pasujące do historii narracje, które będą zarówno buforem, jak i drogowskazem dla dalszych interpretacji tej historii. „To wyjaśnia, w jaki sposób grupy religijne mogą mieć tak rygorystyczne przekonania, w jaki sposób partie polityczne mogą być pewne swoich diametralnie przeciwstawnych stanowisk, w jaki sposób organizacje mogą rozwijać bardzo różne kultury i jak jednostki mogą opracowywać bardzo różne interpretacje tego samego wydarzenia” .

Proces nadawania sensu zwykle zaczyna się od okoliczności lub problemu, który wymaga pewnego poziomu interpretacji przez innych (tj. coś się wydarzyło lub nie). Niezależnie od tego, czy jest to świadome, czy nieświadomie napędzane, osoby zaangażowane zobowiązują się do przyjęcia postrzeganego punktu widzenia otaczającego te fakty. „Zaangażowanie formuje wokół interpretacji, aby powiązać interpretację z przyszłymi działaniami. W przypadku publicznego komunikowania zaangażowanie jest szczególnie silne. Osoby są zmotywowane do uzasadnienia swoich zobowiązań, więc inicjują przyszłe działania i nieustannie udoskonalają swoją interpretację pierwotnego wydarzenia, tak aby ich zaangażowanie w sposób działania jest uważany za właściwy. Te nowe działania dają „dowód”, który potwierdza interpretację i są wykorzystywane do zwiększenia pewności decyzji”.

Oto krytyczne aspekty otaczające proces tworzenia sensu:

a) tworzenie sensu zaczyna się od zauważenia i wzięcia w nawias

b) tworzenie sensu polega na etykietowaniu

c) tworzenie sensu jest retrospektywne

d) tworzenie sensu polega na domniemaniu

e) tworzenie sensu ma charakter społeczny i systemowy

f) tworzenie sensu polega na działaniu

g) tworzenie sensu polega na organizowaniu poprzez komunikację

Idea tworzenia sensu jest również tematem Teorii Informacji Organizacyjnej. Organizacyjne nadawanie sensu kontrastuje z interpretacją organizacyjną. Kiedy organizacja interpretuje informacje, istnieje już rama odniesienia i jest to wystarczająca informacja, aby organizacja zmieniła kurs. Tworzenie sensu pojawia się jednak, gdy nie istnieje żaden początkowy układ odniesienia i nie pojawia się żaden oczywisty związek. Według Weicka tworzenie sensu może być napędzane przekonaniami lub działaniami. Przekonania kształtują to, czego ludzie doświadczają i nadają formę podejmowanym przez nich działaniom. Na przykład niezgoda co do przekonań w organizacji może prowadzić do kłótni. Jest to forma nadawania sensu.

Warto zauważyć, że tworzenie sensu ma wpływ na organizacje w trzech aspektach: zmianach strategicznych, organizacyjnym uczeniu się oraz innowacjach i kreatywności. Jeśli chodzi o zmiany strategiczne, jednostki są zachęcane do zmiany własnych ról i zachowań, a także pomagają innym w koordynowaniu ich nowych zmian. Wtedy zostanie skonstruowany nowy porządek organizacyjny dotyczący strategii. Jeśli chodzi o uczenie się, z jednej strony ludzie będą się uczyć na błędach. Porozumienia i procedury organizacyjne zostaną zweryfikowane, zaktualizowane i wzmocnione w odpowiedzi na błędy. Z drugiej strony, zrozumienie zebranego materiału i dostępnych opcji w znacznym stopniu przyczynia się do uczenia się w bardziej konwencjonalnych kontekstach, zwłaszcza w środowiskach pracy wymagających dużej wiedzy. Szczegóły dotyczące jego wpływu na innowacyjność można znaleźć w sekcji „rozszerzenie”.

Punkty wyboru, cykle zachowań i zasady montażu

Kiedy przesyłanie informacji pozostaje niejasną zmienną, organizacje zwykle powracają do szeregu metodologii opartych na Teorii Informacji Organizacyjnej, które mają zachęcać do redukcji niejednoznaczności:

1. Punkty wyboru — opisuje decyzję organizacji dotyczącą pytania: „czy powinniśmy zająć się jakimś aspektem naszego środowiska, który został wcześniej odrzucony?” Ponowne śledzenie własnych kroków może zapewnić zarówno kierownictwu, jak i poszczególnym osobom strefę komfortu w adresowaniu częstotliwości i ilości wiadomości dotyczących wiadomości, aby nic nie zostało pominięte.

2. Cykle zachowania/komunikacji — reprezentują „celowe działania komunikacyjne ze strony organizacji mające na celu zmniejszenie poziomu niejednoznaczności”. Co ważne, stopień niejednoznaczności wiadomości ma bezpośredni wpływ na liczbę cykli wymaganych do złagodzenia jej skutków. W tej dziedzinie pojawiają się trzy odrębne kroki, z których każdy koncentruje się na zapewnieniu klarowności przekazu: działanie, reakcja i dostosowanie. Każdy z nich ma na celu ułatwienie procesu zatrzymywania i selekcji. Akt ma miejsce, gdy zostanie zakomunikowane, że istnieją niejasne lub niejednoznaczne informacje. Reakcja to wysiłek mający na celu zmniejszenie liczby niepewnych informacji. Wreszcie, dostosowanie ma miejsce, gdy zachowanie lub ocena informacji zostaje zmieniona lub dostosowana. Wielokrotnie ten cykl trzeba powtarzać. Dzieje się tak, ponieważ niejednoznaczne cykle informacyjne i komunikacyjne mają dodatnią korelację: im większa ilość złożonych informacji, tym większa potrzeba kilku cykli komunikacyjnych. Griffin i in. (2015) odnosi cykl komunikacyjny do mokrego ręcznika, mówiąc: „tak jak skręt mokrego ręcznika wyciska wodę, tak każdy cykl komunikacyjny wyciska z sytuacji niejednoznaczność”. Przykładami cykli zachowań są spotkania personelu, plotki przy przerwach na kawę, rozmowy e-mailowe, raporty wewnętrzne itp.

3. Zasady montażu — oznacza szerszą konstrukcję, „która może obejmować ocenę sposobu przeprowadzania standardowych procedur operacyjnych (SOP) wraz z oznaczeniami w łańcuchu dowodzenia”. Z natury podejście to bada środki protokołu, które mogą być skuteczne w radzeniu sobie z niejednoznacznością, a także, jak mogą rozwijać się powiązane procesy. Są to zasady, które dobrze służyły w przeszłości i dlatego stały się standardem w organizacji. Przykładami zasad montażu są podręcznik lub podręcznik. Generalnie reguły asemblera stosuje się, gdy poziom niejednoznacznych informacji jest niski.

Strategie

Zasady dwuznaczności

Trzy krytyczne zasady lub relacje kierują procesem redukcji niejednoznaczności. Są to: związek między dwuznacznością, regułami i cyklami, które należy dokładnie przeanalizować; związek między liczbą reguł a liczbą cykli; związek między liczbą cykli a ilością niejednoznaczności.

Mówiąc konkretnie, Weick zakłada, że ilość postrzeganej niejednoznaczności wpływa na liczbę reguł. Ogólnie rzecz biorąc, istnieje ujemna korelacja między poziomem niejednoznaczności a ilością reguł. Mówiąc konkretnie, im bardziej dwuznaczny jest komunikat, tym niewiele reguł jest dostępnych do przetwarzania tych informacji. Tymczasem istnieje również odwrotna zależność między regułami a cyklami. Innymi słowy, mniej zasad prowadzi do większego wykorzystania cykli. Następnie rosnąca liczba stosowanych cykli może zmniejszyć niejednoznaczność. Wykorzystując większą liczbę cykli, teorię tę można wykorzystać jako rubrykę, z której można uzyskać wspólne tworzenie sensu w organizowaniu procesów. Ta rubryka określa układ tego, jak procesy myślowe zmieniają się i będą modyfikowane w oparciu o nowe informacje, różne środowiska (praca, życie towarzyskie, życie) oraz przez różnych ludzi, z którymi przebywasz i z którymi korzystasz z cykli montażowych.

Etapy redukcji wieloznaczności

Według Weicka organizacje doświadczają ciągłych zmian i ciągle się dostosowują, w przeciwieństwie do zmiany, po której następuje okres stagnacji. Budynek od strony Orlikowskiego Według idei, że zmiany, które mają miejsce, niekoniecznie są planowane, ale raczej nieuchronnie zachodzą w czasie, teoria informacji organizacyjnej wyjaśnia, w jaki sposób organizacje wykorzystują informacje znalezione w środowisku do interpretacji i dostosowywania się do zmian. W przypadku, gdy informacje dostępne w środowisku informacyjnym są wysoce niejednoznaczne, organizacja angażuje się w szereg cykli, które służą zmniejszeniu niepewności co do przekazu. Wysoce niejednoznaczna wiadomość może wymagać kilku iteracji cykli zachowań. Istnieje odwrotna zależność między liczbą reguł ustanowionych przez organizację w celu zmniejszenia niejednoznaczności a liczbą cykli niezbędnych do zmniejszenia niejednoznaczności. Podobnie, im więcej użytych cykli, tym mniej pozostaje niejednoznaczności.

Wydanie

Weick podkreśla rolę działania lub uchwalenia zmian w organizacji. Poprzez połączenie jednostek z istniejącymi danymi i wiedzą zewnętrzną oraz poprzez iteracyjny proces prób i błędów, pomysły są udoskonalane, aż zostaną urzeczywistnione. Wdrażanie odgrywa również kluczową rolę w idei nadawania sensu , procesu, w którym ludzie nadają znaczenie doświadczeniu. Zasadniczo działanie pomaga zdefiniować znaczenie, sprawiając, że osoby z otoczenia organizacji są odpowiedzialne za samo środowisko.

Wybór

Po przeanalizowaniu informacji posiadanych przez organizację etap selekcji obejmuje ocenę wyróżniających się informacji niezbędnych do dalszego ograniczenia niejednoznaczności. Organizacja musi wybrać najlepszą metodę uzyskania pozostałych informacji. Ogólnie rzecz biorąc, decydenci organizacji odgrywają kluczową rolę na tym etapie.

Na tym etapie zachodzą trzy krytyczne procesy: 1) członkowie dokonują wyboru między interpretacjami; 2) członkowie wybierają rodzaj i ilość zasad przetwarzania tych interpretacji; 3) cykle komunikacyjne zaczynają pracować nad tymi interpretacjami.

Zatrzymanie

Ostatni etap ma miejsce, gdy organizacja przegląda informacje, które zebrała, próbując dostosować się do zmian, i określa, które informacje są korzystne i warte ponownego wykorzystania. Nieefektywne, zbędne iw inny sposób niepotrzebne informacje, które nie przyczyniają się do ukończenia projektu lub zmniejszenia niejednoznaczności, najprawdopodobniej nie zostaną zachowane do przyszłego zastosowania podobnego projektu.

Aplikacje

Zastosowanie w ochronie zdrowia

Jedno z kluczowych rzeczywistych zastosowań koncepcji Weicka z teorii informacji organizacyjnej można znaleźć w opiece zdrowotnej. Tam posunął się tak daleko, że osobiście opracował dedykowane do komunikacji zdrowotnej , które „podkreśla centralną rolę komunikacji i przetwarzania informacji w grupach społecznych i instytucjach”. W szczególności praca Weicka rysuje korelacje między dokładnością informacji a zdolnością organizacji do przystosowania się do zmian.

Model organizowania Weicka odgrywa potężną rolę w poprawie komunikacji opieki zdrowotnej i promocji zdrowia . OIT umożliwia konsumentom i usługodawcom ograniczenie dwuznaczności, gdy stają w obliczu złożonych sytuacji związanych z opieką zdrowotną i promocją zdrowia. „W opiece zdrowotnej i promocji zdrowia procesy uchwalania są wykorzystywane do nadania sensu różnym wyzwaniom związanym ze zdrowiem, procesy selekcji służą do wyboru różnych kierunków działania w odpowiedzi na te wyzwania, a procesy zatrzymywania służą do zachowania tego, czego nauczyliśmy się z uchwalenia oraz procesy selekcji do kierowania przyszłymi działaniami w zakresie opieki zdrowotnej / promocji”.

Na przykład teoria może ocenić problemy nadmiernej rotacji pielęgniarek w szpitalach publicznych i opracować interwencje w celu rozwiązania problemów. Dyrekcje szpitali radziły sobie z tym problemem podejmując starania w zakresie rekrutacji pielęgniarek. Chociaż strategia przyciągnęła więcej nowych pielęgniarek, utrzymanie działań rekrutacyjnych było kosztowne. W ten sposób program retencji został wygenerowany zgodnie z modelem organizacji Weicka. W programie wykorzystano kwestionariusze, wywiady pogłębione i grupy fokusowe dyskusja w celu wyjaśnienia obaw pielęgniarek (uchwała). Wyniki badań pozwoliły zidentyfikować strategie rozwiązywania tych problemów (selekcja). Następnie program zebrał dalsze informacje na temat postawy pielęgniarek i porad dotyczących tych strategii oraz wdrożył udoskonalone strategie (retencja).

Zastosowanie w edukacji

Niektórzy uczeni opowiadają się za tym, że luźno powiązany model systemu i kosza na śmieci gwarantuje elastyczność organizacji szkolnictwa wyższego. Zwolennicy systemu luźnych powiązań uważają, że wolność akademicka uczelni i indywidualna tożsamość studentów zostaną zniszczone, jeśli administratorzy zacieśnią luźne powiązania. Jednak Weick argumentuje, że „nieprzewidywalność (organizacji) jest niewystarczającym dowodem, aby stwierdzić, że elementy systemu są luźno powiązane”. Inni uczeni zauważają ostrzeżenie Weicka, że luźne sprzężenie nie powinno być używane jako model normatywny. Dzięki ściślej powiązanemu systemowi uniwersytety nie stracą swobody akademickiej. Frank W. stwierdza, że „One (uniwersytety) są ściśle powiązane w niektórych aspektach i rozdzielone w innych aspektach. Ścisłe powiązanie ma miejsce, gdy problem wspiera status quo. Oddzielenie ma miejsce, gdy problem kwestionuje status quo”.

Model organizowania Weicka można zastosować w celu zmniejszenia niejednoznaczności w klasie z dużymi wykładami i zwiększenia zaangażowania uczniów. Dużą salę wykładową można uznać za środowisko informacyjne o różnym stopniu niejednoznaczności. Uczniowie uchwalają zasady gromadzenia, aby nadać sens wiadomościom w klasie z niską dwuznacznością. Cykle zachowań, które koncentrują się na działaniu, reakcji i dostosowaniu, mogą być wykorzystywane przez uczniów do wyjaśniania komunikatów o wysokiej dwuznaczności. „Uczniowie oceniają, w jaki sposób zastosowane reguły i cykle wpłynęły na ich zdolność do interpretacji dwuznaczności pierwotnego wkładu i decydują, czy potrzebne są dodatkowe reguły i cykle, aby opracować skuteczną odpowiedź na wkład”. Niektórzy studenci czują się onieśmieleni, gdy zadają pytania na dużej sali wykładowej. Tak więc synchroniczność i anonimowość mikroblog staje się drugim kanałem ułatwiającym zadawanie pytań studentom, a także zmniejsza ich dwuznaczność. Wydział umożliwia zachowanie inteligencji organizacyjnej poprzez format mikroblogów.

Zastosowanie w zarządzaniu konfliktami

Trudno jest znaleźć dwie strony, które mają dokładnie ten sam interes. Tak więc konflikt i współpraca współistnieją ze sobą w organizacjach. Zinstytucjonalizowane zarządzanie konfliktami jest często wykorzystywane przez menedżerów do tworzenia trwałych organizacji. Metaphors zapewnia kompleksowe podejście do zrozumienia i interpretacji środowiska informacyjnego, które obejmuje nową wiedzę i nowe praktyki. „Metafora stworzona przez pomocniczych przedstawicieli praktyki zarządzania konfliktami odzwierciedla jakość i głębokość instytucjonalizacji ". Metafory można uznać za kolektywne nadawanie sensu i obraz środowiska organizacyjnego. Jednostki są w stanie podejmować decyzje, które zależą od ich metafor dotyczących konfliktu w organizacji.

Krytyka

Pożytek

Teoria ta koncentruje się na procesie komunikacji, a nie na roli poszczególnych aktorów. Bada złożoność przetwarzania informacji zamiast próbować zrozumieć ludzi w grupie lub organizacji. Ponadto teoria ta dokładnie bada akt organizowania, a nie same organizacje. Weick definiuje organizowanie jako „rozwiązywanie dwuznaczności w ustalonym środowisku za pomocą powiązanych ze sobą zachowań osadzonych w warunkowo powiązanym procesie” oraz że „ludzie organizują się przede wszystkim po to, aby pomóc im zmniejszyć niepewność informacji w ich życiu”.

Spójność logiczna

Niektórzy uczeni argumentują, że teoria ta nie zdaje testu logicznej spójności i że ludzie niekoniecznie kierują się zasadami w organizacji. Niektórzy członkowie organizacji mogą nie być zainteresowani zasadami komunikacji, a ich działania mogą mieć więcej wspólnego z intuicją niż z czymkolwiek innym.

Inni krytycy twierdzą, że teoria informacji organizacyjnej postrzega organizację jako byt statyczny, a nie taki, który zmienia się w czasie. Dynamiczne dostosowania, takie jak redukcja, outsourcing, a nawet postęp technologiczny, powinny być brane pod uwagę podczas badania organizacji – a organizacyjna teoria informacji tego nie uwzględnia.

Krytycy tej teorii twierdzą, że nie zajmuje się ona istotnie hierarchią ani konfliktem , dwoma głównymi tematami związanymi z komunikacją organizacyjną. W niektórych przypadkach kontekst hierarchiczny utrudnia zrozumienie sensu i sugeruje przepływ negatywnych informacji zwrotnych w dół. Proces tworzenia sensu można zastosować do wyjaśnienia, dlaczego pracownicy milczą w organizacji. Dwa zasoby tworzenia sensu, którymi są oczekiwania i tożsamość, uniemożliwiają pracownikom dawanie negatywnych informacji zwrotnych w górę. Pracownicy spodziewają się, że ich negatywna informacja zwrotna dla przełożonych będzie stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa ich pracy lub może zostać zlekceważona przez przełożonych. Poza tym pracownicy rozumieją własne rozumienie i identyfikują się jako niedoskonali eksperci, którzy nie są w stanie podejmować najlepszych decyzji.

Zakres

Teoria pomija również szerszy kontekst społeczny, historyczny i instytucjonalny . Należy zwrócić większą uwagę na rolę kontekstu instytucjonalnego i instytucji kulturowo-poznawczych w tworzeniu sensu. Według Taylora i Van Every, „czego brakuje [w Sensemaking in Organizations Weicka z 1995 r. wersja uchwalenia] ... to rozumienie organizacji jako konstrukcji komunikacyjnej lub świadomość instytucjonalizacji społeczeństwa ludzkiego, która towarzyszy organizacji z jej wieloma wewnętrznymi sprzecznościami i napięciami”. Aktorzy są ograniczani przez poznanie poprzez socjalizację w pracy, szkole system i media, kiedy dokonują nadawania sensu w instytucjach. Powoduje to mniejszą różnorodność i większą stabilność w instytucjach. W celu rozszerzenia teorii można zastosować mechanizm społeczny do rozważenia, w jaki sposób instytucje przygotowują, edytują i uruchamiają nadawanie sensu oprócz tradycyjnego ograniczenia poznawczego.

Rozszerzenie OIT

Dr Brenda Dervin: podejście do nadawania sensu

Jako dodatek do pracy Weicka dotyczącej informacji organizacyjnych, znana akademiczka (i współpracowniczka), dr Brenda Dervin , podążyła podobną ścieżką, badając, w jaki sposób niejednoznaczność i niepewność są obsługiwane na różnych platformach.

Jednak omawiając te kwestie z perspektywy bardziej ukierunkowanej na komunikację, dr Dervin odkrył, że kwestie te ewoluują z innego miejsca; w rzeczywistości, w przeciwieństwie do Weicka, zakłada „nieciągłość między bytami, czasami i przestrzeniami”. Zamiast modułowości , „każda jednostka jest bytem poruszającym się w czasie i przestrzeni, mającym do czynienia z innymi bytami, które obejmują innych ludzi, artefakty, systemy lub instytucje. Nadawanie sensu przez jednostkę jako strategia wypełniania tych luk jest centralną metaforą Sensowne podejście”.

Wykorzystując ten alternatywny pryzmat, dr Dervin odkrył, że „wzorce zachowań związanych z pokonywaniem luk są lepiej przewidywalne na podstawie sposobu, w jaki jednostki definiują luki, w których się znajdują, niż na podstawie jakichkolwiek atrybutów, które można zwykle wykorzystać do zdefiniowania jednostek w przestrzeni i czas, takie jak kategorie demograficzne lub wskaźniki osobowości. Sytuacje i ludzie ciągle się zmieniają, ale wzorce interakcji między ludźmi i sytuacjami, tak jak są one definiowane przez ludzi, wydają się być nieco bardziej stabilne”.

Teoria informacji organizacyjnej i innowacje

„W 2000 roku badacze Doughtery, Borrelli, Munir i O'Sullivan odkryli, że poziom innowacyjności organizacji jest powiązany ze zdolnością do nadawania właściwego znaczenia zbiorowym doświadczeniom w niepewnych lub niejednoznacznych sytuacjach, takich jak radykalne zmiany na rynku lub zmiany paradygmatu technologicznego”.

Wydaje się, że instynktownie systemy nadawania sensu mniej innowacyjnym firmom wydawały się być hamowane przez tendencje do „grania w ramach istniejących zasad… odfiltrowywania nieoczekiwanych informacji lub niekonwencjonalnych zestawów kompetencji, co skutkuje myśleniem grupowym i więcej tego samego”. Tymczasem „innowacyjne organizacje… odważyły się zakwestionować istniejącą logikę biznesową i wykorzystały nowe spostrzeżenia”… te z kolei zostały wykorzystane do „zmiany istniejących interpretacji i schematów, a tym samym wpłynięcia na ogólny rozwój organizacji, tak aby same schematy interpretacji stały się bardziej odpowiednie do radzenia sobie z siłami zewnętrznymi”.

Weick proponuje trzy dynamiki, które są ściśle związane z innowacjami: „wiedza jest zarówno ukryta, jak i wyartykułowana, procesy łączące przecinają kilka poziomów działań organizacyjnych oraz procesy łączące ucieleśniają kilka napięć”. W badaniu zastosowano tę dynamikę i organizacyjne rozumienie, aby przeanalizować, w jaki sposób ludzie rozumieją wiedzę o rynku i technologii na potrzeby innowacji produktowych. Innowacyjne organizacje mają system nadawania sensu, który pozwala aktorom „konstruować, brać pod uwagę, interpretować i przemyśleć na nowo odpowiednie rodzaje wiedzy rynkowej i technologicznej we właściwy sposób dla innowacji”. Jednak aktorzy w organizacjach nieinnowacyjnych nadają sens wiedzy w inny sposób.

Zobacz także :

Komunikacja za pośrednictwem komputera (CMC) i tworzenie sensu

Komunikacja za pośrednictwem komputera stopniowo stała się istotną częścią komunikacji w obecnym kontekście pracy i ustawieniach organizacyjnych. Weick sugeruje, że tworzenie sensu z dala od terminali obejmuje pięć procedur: efekt, triangulacja, stowarzyszenie, rozważanie i konsolidacja.

Według Garpharta, w porównaniu z tradycyjnym miejscem pracy, sensowność w miejscu pracy z obsługą elektroniczną staje się bardziej złożona i niejednoznaczna. i postępować inaczej w powyższych pięciu procedurach. Być konkretnym. można zobaczyć cztery różne cechy. Po pierwsze, proces wzajemności jest bardzo ograniczony. Wzajemność perspektyw może być opóźniona, gdy komunikatorzy znajdują się na różnych „terminalach”. Również sygnały sensoryczne są prawie nieobecne w tym procesie, podczas gdy powszechnie stosuje się komunikację tekstową. Innymi słowy, tryby komunikacji są ograniczone. Po drugie, wzrastają poziomy dwuznaczności i trudności w nadawaniu sensu. Problemy ze zrozumieniem komputerów lub nowych terminów technicznych pojawiają się jako nowa przeszkoda do pokonania dla osiągnięcia sensu w organizacjach. Po trzecie mniej zasady itp. można zastosować w CMC. Innymi słowy, CMC ma tendencję do budowania środowiska komunikacyjnego o sztywnej strukturze, przez co ludziom będzie trudniej uzyskać dodatkowe informacje spoza systemu komputerowego. Wreszcie CMC zmienia zadania zawodowe. Do obsługi ogólnych zadań zawodowych wymagane jest pewne wykształcenie techniczne lub znajomość obsługi komputera.

Zaproponowano dwa główne modele wyjaśniające tworzenie sensu za pomocą CMC w organizacjach: model poznawczy Weicka i model interakcji społecznych.

Weick uważa, że ludzie będą coraz częściej napotykać problemy, aby nadać sens informacjom dzięki nowej technologii. Cognitive Model zakłada, że nowe technologie komputerowe mają ogromny wpływ na tworzenie sensu w organizacjach w pięciu aspektach. Po pierwsze, zawsze zdarzają się niedociągnięcia w działaniu, ponieważ rzeczywistych obiektów nie można w pełni uchwycić i przedstawić za pomocą symulowanych obrazów i symboli. Po drugie, porównania są często niewystarczające z powodu ograniczonej wzajemności perspektyw i prawie braku informacji zwrotnej opartej na bezpośrednim działaniu. Po trzecie, prace na terminalach są zawsze samotne i zmniejszają przynależność komunikacyjną. Po czwarte, ciągły napływ informacji do komputera przerywa lub wręcz uniemożliwia obrady. Wreszcie, dobieranie sensu na terminalach zawsze prowadzi do braków w konsolidacji ze względu na samowystarczalny charakter komputera.

Społeczny model interakcji, wywodzący się z socjologii fenomenologicznej i etnometodologii , podkreśla intersubiektywne i obiektywne cechy tworzenia sensu. Cecha intersubiektywności ujawnia, że ludzie zawsze starają się uzyskać subiektywne znaczenia innych. W CMC od komunikatorów wymaga się aktywnego ustalania, czy dzielą się znaczeniami z innymi, w tym z komputerami. W tym procesie oczekuje się, że ludzie będą używać obiektów, terminów i wypowiedzi w normalnej postaci, aby poprawnie przedstawiać konteksty i doświadczenia, aby komputer mógł je rozpoznać. Jednak potrzeba coraz większej ilości wiedzy, aby osiągnąć sensowność niż w tradycyjnym miejscu pracy. W ten sposób zasada etcetera jest używana do radzenia sobie z niejasnymi lub ukrytymi znaczeniami. Ludzie będą aktywnie poszukiwać dodatkowych informacji w celu wyjaśnienia znaczeń. Tymczasem słowniki opisowe są używane jako wyrażenia indeksowe pomagające ludziom rozwiązywać dwuznaczne znaczenia w oparciu o kontekstową, kulturową i techniczną wiedzę i informacje.

Zobacz też

Dalsza lektura

Daft, Richard L.; Macintosh, Norman B. (1981). „Wstępne badanie ilości i dwuznaczności przetwarzania informacji w organizacyjnych jednostkach roboczych”. Kwartalnik nauk administracyjnych . 26 (2): 207–224. doi : 10.2307/2392469 . JSTOR 2392469 .
Jay R. Galbraith , Czytanie projektowania organizacji , Massachusetts: Addison-Wesley Publishing Company, 1977.
Gattiker, Thomas F.; Goodhue, Dale L. (2004). „Zrozumienie kosztów i korzyści ERP na poziomie lokalnym poprzez teorię przetwarzania informacji organizacyjnych”. Informacji i Zarządzania . 41 (4): 431–443. doi : 10.1016/s0378-7206(03)00082-x .
Weick, Karl E. (1991). „Nietradycyjna jakość uczenia się organizacyjnego”. Nauka o organizacji . 2 : 116–124. doi : 10.1287/orsc.2.1.116 .
Karl E Weick, „Upadek tworzenia sensu w organizacjach: katastrofa Mann Gulch”. Administrative Science Quarterly , 38, nr 4 (1993): 628-652.
Karl E. Weick, Zrozum organizację . Malden: Blackwell Publishing Ltd, 2004.
Weick, Karl E. (1991). „Nietradycyjna jakość uczenia się organizacyjnego”. Nauka o organizacji . 2 : 116–124. doi : 10.1287/orsc.2.1.116 .
Karl E. Weick, Sensemaking w organizacjach . Londyn: SAGE Publication, Inc., 1995.
Karl E. Weick i Susan J. Ashford, (2001) „Nauka w organizacjach”. W Frederic M. Jablin i Linda L. Putnam (red.) Nowy podręcznik komunikacji organizacyjnej: postępy w teorii, badaniach i metodach . s. 704–731. Londyn: Sage Publications, Inc.