Zaproszenie do składania ofert

Nie mylić z Zaproszenie na leczenie .
Ogłoszenie przetargowe Ministerstwa Finansów Indonezji

Zaproszenie do składania ofert (ITT, inaczej zwane zaproszeniem do składania ofert lub zaproszeniem do składania ofert) to formalna, ustrukturyzowana procedura generowania konkurencyjnych ofert od różnych potencjalnych dostawców lub wykonawców, którzy chcą uzyskać udzielenie zamówienia na roboty budowlane, dostawę lub umowy o świadczenie usług , często od firm, które zostały wcześniej ocenione pod kątem przydatności za pomocą kwestionariusza dostawcy (SQ) lub kwestionariusza wstępnej kwalifikacji (PQQ).

Termin „ogłoszenie o zaproszeniu do składania ofert” (NIT) jest często używany w zakupach w Indiach.

ITT różni się od zapytania ofertowego (RFQ) lub zapytania ofertowego (RFP), w którym to przypadku inne przyczyny ( zastosowana technologia , jakość) mogą powodować lub umożliwiać wybór drugiej najlepszej oferty. Zapytanie ofertowe to prośba o cenę od kupującego , ale kupujący oczekuje również sugestii i pomysłów, jak należy wykonać prace projektowe. W związku z tym zapytania ofertowe koncentrują się nie tylko na cenach/ kosztach , obejmują one trochę konsultacji ze strony wykonawcy lub dostawcy . Najbliższy odpowiednik ITT w głównym sektorze prywatnym to zapytanie ofertowe, które, ponieważ nie dotyczy publicznych pieniędzy, ma zwykle mniej sztywną strukturę.

Typologia

  • Otwarte przetargi, otwarte zaproszenia do składania ofert lub ogłaszane przetargi są otwarte dla wszystkich dostawców lub wykonawców, którzy mogą zagwarantować wykonanie.
  • Przetargi ograniczone, ograniczone zaproszenia do składania ofert lub zaproszenia do składania ofert są otwarte tylko dla wybranych wstępnie zakwalifikowanych dostawców lub wykonawców. Etap przetargu może stanowić część dwuetapowego procesu, którego pierwszy etap (podobnie jak w zaproszeniu do składania ofert w ramach wyrażenia zainteresowania (EOI)) został ogłoszony, w wyniku czego powstała krótka lista wybranych odpowiednich dostawców .
  • Przetargi z wolnej ręki , w których do złożenia oferty zaprasza się tylko jednego potencjalnego dostawcę.

Powody stosowania przetargów ograniczonych różnią się zakresem i celem. Przetargi ograniczone mogą wynikać z:

  • poufności (takie jak w kontraktach wojskowych )
  • potrzeba szybkości (jak w sytuacjach awaryjnych)
  • konieczność wykluczenia oferentów, którzy nie mają finansowych lub technicznych możliwości spełnienia wymagań.

Przetarg na wyłączność może być stosowany w przypadku, gdy istnieje zasadniczo tylko jeden odpowiedni dostawca usług lub produktu.

Etymologia

Słowniki wyjaśniają, że etymologia pochodzi od starofrancuskiego tendre , co oznacza „ofiarować”.

Typowa zawartość szablonu

Typowy szablon zaproszenia do składania ofert w każdym projekcie zawiera następujące sekcje:

  • Wstęp
  • Tło projektu
  • Zagadnienia prawne : proponowane warunki umowy
  • Wymagana odpowiedź dostawcy
  • Harmonogram wyboru dostawcy
  • Wymagania dotyczące składania ofert, na przykład w pełni wypełniony, ale poza tym niezmieniony formularz oferty, należy złożyć w określonym terminie.

Lokalizowanie możliwości przetargowych

Organizacje sektora publicznego w wielu krajach są prawnie zobowiązane do ogłaszania przetargów na roboty i usługi. W większości przypadków są one wymienione na ich stronach internetowych iw tradycyjnych mediach drukowanych. Elektroniczne systemy zamówień i przetargów lub e-zamówienia są również coraz bardziej rozpowszechnione. Unia Europejska twierdzi, że corocznie za pośrednictwem systemu Tenders Electronic Daily (TED) ogłaszanych jest 235 000 zaproszeń do składania ofert, w tym zaproszenia ogłaszane przez kraje Europejskiego Obszaru Gospodarczego i poza nim. Organizacje sektora publicznego w Wielkiej Brytanii korzystają z tego systemu, ale od 11    31 grudnia 2020 r., pod koniec okresu przejściowego Brexitu , zaczęto wykorzystywać nową usługę e-powiadomień o nazwie „Znajdź przetarg” (FTS) do zamieszczania i przeglądania ogłoszeń o zamówieniach publicznych. Odpowiednie nowe możliwości zamówienia uruchomione po godzinie 23:00 w dniu 31 grudnia 2020 r. muszą zostać opublikowane na tej stronie internetowej.

Szereg firm świadczy usługi powiadamiania o subskrypcji, które wysyłają do abonenta powiadomienia o odpowiednich dokumentach przetargowych.

Szereg organizacji prywatnych również pomaga firmom w uzyskaniu informacji o tych przetargach. Koszt może wahać się od kilku funtów tygodniowo do kilkuset.

Ze względu na specjalistyczny język i czasami trudne do zrozumienia procedury, istnieje kilka organizacji konsultingowych, które oferują firmom szkolenia z pisania ofert lub podejmują się pisania ofert w ich imieniu. [ potrzebne źródło ]

ITT mogą być dystrybuowane do potencjalnych oferentów za pośrednictwem usługi przetargowej, umożliwiając przedsiębiorstwom otrzymywanie i wyszukiwanie aktualnych przetargów z różnych źródeł publicznych i prywatnych. Alerty te są najczęściej wysyłane codziennie i można je filtrować według obszaru geograficznego lub sektora biznesowego. [ potrzebne źródło ] Niektóre serwisy przetargowe bardzo dokładnie dzielą rodzaje możliwości biznesowych na swój własny sposób, stosując kody CPV ( wspólny słownik zamówień ). Dzięki temu firma może znaleźć ITT specyficzne dla tego, co może dostarczyć ta firma. [ potrzebne źródło ]

ITT jest zwykle otwartym zaproszeniem dla dostawców do odpowiedzi na określoną potrzebę, w przeciwieństwie do prośby wysyłanej do wybranych potencjalnych dostawców. ITT często żąda informacji wynikających z innych informacji zebranych wcześniej z odpowiedzi na zapytanie o informacje (RFI). Zwykle obejmuje to nie tylko wymagania dotyczące produktów i usług, ale także wymaga informacji o przydatności firmy. Kwestionariusz dostawcy lub kwestionariusz wstępnej kwalifikacji można wykorzystać do uzyskania w spójny sposób informacji o odpowiedniości od dostawców.

Zwykle oczekuje się, że ITT będzie zgodny z pewną prawnie znormalizowaną strukturą zaprojektowaną w celu zapewnienia bezstronności , [ potrzebne źródło ] , a zwycięzca przetargu jest uprawniony do wzięcia odpowiedzialności za formalności dotyczące dokumentacji dostawy biznesowej kontraktu i uiszczenia wszelkich opłat za zaangażowanie w przetargu w celu oficjalnego zarejestrowania. [ potrzebne źródło ]

Kwestionariusze wstępnej kwalifikacji

Kwestionariusze dostawców lub kwestionariusze wstępnej kwalifikacji (PQQ) zapewniają, że wszyscy potencjalni dostawcy otrzymują te same informacje podczas oceny ich predyspozycji do zaproszenia do składania ofert lub poddania ocenie ich ofert. Niektóre organizacje wydają standardowy kwestionariusz kwalifikacji wstępnej, na przykład rząd Wielkiej Brytanii opracował standardowe podstawowe pytania PQQ, które były kilkakrotnie poprawiane i są „obowiązkowe do użytku” w całym rządzie, a także zastrzegł, że PQQ nie powinny być używane przez rząd centralny instytucji zamawiających przy zamawianiu towarów lub usług o wartości niższej niż wartości progowe określone przez europejskie i brytyjskie przepisy dotyczące zamówień publicznych.

Pudełko przetargowe

Skrzynka przetargowa to skrzynka pocztowa służąca do otrzymywania fizycznych dokumentów przetargowych lub przetargowych lub ich cyfrowych odpowiedników. Gdy ogłaszany jest przetarg lub oferta, numer przetargu lub oferty jest zwykle wydawany jako numer referencyjny skrzynki przetargowej. Skrzynka przetargowa byłaby otwarta dla zainteresowanych stron w celu składania ofert przez cały czas trwania oferty lub przetargu. Po upływie terminu składania ofert skrzynia przetargowa jest zamykana i opieczętowana i może zostać otwarta wyłącznie przez komisję przetargową lub komisję oceniającą oferty lub członka działu zamówień w obecności dwóch świadków.

Mimo że pole przetargowe nie jest wdrażane we wszystkich krajach na świecie, procedura pozostaje taka sama. Oferty mają dostępny okres składania ofert na przygotowanie i składanie ofert. Badania wykazały, że długość tego okresu może mieć wpływ na liczbę ofert, a co za tym idzie na konkurencję pomiędzy rendererami

System podwójnej koperty

W systemie otwartej oferty lub przetargu można zastosować system podwójnej koperty. System podwójnych kopert oddziela ofertę techniczną (opartą na wykazie prac i mającą na celu spełnienie jej ) od propozycji finansowania lub kosztorysu w postaci dwóch oddzielnych i zapieczętowanych kopert. Podczas oceny ofert oferta techniczna zostanie otwarta i oceniona jako pierwsza, a następnie propozycja finansowania. Celem tego systemu jest zapewnienie rzetelnej oceny wniosku. Propozycja techniczna zostanie oceniona wyłącznie na podstawie jej wartości technicznych i zdolności do spełnienia wymagań określonych w zaproszeniu bez nadmiernego wypaczania propozycji finansowej.

Kaucja

Zarejestrowani kontrahenci mogą być zobowiązani do złożenia kaucji na ustaloną kwotę jako zabezpieczenia lub zadatku na poczet wykonanej pracy, zwykle w formie gwarancji bankowej lub poręczenia .

Termin ważności oferty

Data ważności oferty to data, do której oferent zobowiązuje się do pozostawienia swoich cen (i innych szczegółów oferty) otwartych do akceptacji (lub w inny sposób) przez klienta. Data taka jest zwykle umieszczana w formularzu przetargu, albo jako data określona, ​​albo jako zakończenie określonego okresu od innej kluczowej daty przetargu. Na przykład w przetargu na wyposażenie siłowni w 2013 r. Rada West Dunbartonshire wymagał od oferentów zaakceptowania, że ​​„Twoja oferta pozostaje otwarta do przyjęcia przez dziewięćdziesiąt (90) dni od daty zwrotu ofert wskazanej powyżej lub od każdej późniejszej daty, o której zostaliśmy poinformowani. Twoja oferta może zostać przez nas przyjęta w dowolnym momencie podczas ten okres."

Negocjacje po przetargu

Negocjacje po przetargu obejmują negocjacje między potencjalnym kupującym a sprzedającym po złożeniu oferty przez sprzedającego. Wstępnym etapem może być doprecyzowanie oferty, które ma na celu wyeliminowanie wszelkich niejasności lub sprzecznych elementów oferty przed przejściem do prawdziwej fazy „ negocjacji ”.

Institute of Procurement & Supply uważa, że ​​„pod warunkiem, że prowadzone są w sposób profesjonalny i etyczny , … negocjacje po przetargu są odpowiednim procesem zapewniającym odpowiedni stosunek jakości do ceny .

Powiązane typy ofert

Inne rodzaje propozycji i warunków użytkowania obejmują:

Zobacz też

Pobrano z „ https://en.wikipedia.org/w/index.php?title=Invitation_to_tender&oldid=1140920426 ”